Використання замінних листів у Sage Timeslips

Усі механізми виставлення рахунків Sage Timeslips відображають накладні на рахунках, забезпечуючи велику кількість деталей на рахунку (див. наступний малюнок). У деяких випадках ви не захочете відображати такі деталі. У цьому випадку ви можете розглянути можливість використання замінних листів.

У типовому рахунку відображаються деталі всіх квитанцій.

Замінний лист замінює групу листів на рахунку клієнта одним записом. Замінні листки можна використовувати, щоб замінити бланки часу або витрат або замінити листки, які використовують конкретне завдання, витрати або довідку.

Якщо ви використовуєте категорії, ви можете визначити накладні на заміну за категоріями, щоб замінний лист замінював кілька різних завдань одночасно. Щоб використовувати квитанції на заміну, ви вказуєте клієнта, на рахунку якого потрібно замінити реквізити замінним листом. Потім ви налаштовуєте квитанцію на заміну, одночасно встановлюючи правила, які Timeslips повинні використовувати, щоб замінити групу листів на заміну.

Правила, які ви встановлюєте для одного клієнта, є специфічними для цього клієнта і не впливають на інших клієнтів.

Щоб створити заміну, виконайте такі дії:

Виберіть «Накладки»→ «Замінні накладні», щоб відобразити діалогове вікно «Список заміни», показане на малюнку нижче.

Замінні листи, які ви встановили для вибраного клієнта.

Відкрийте розкривний список Клієнт і виберіть клієнта.

Щоб зробити замінний лист доступним для кількох клієнтів, ви можете призначити його клієнту-шаблу. Клацніть правою кнопкою миші поле «Клієнт» і виберіть «Шаблон» у контекстному меню. Потім виберіть клієнта-шаблона, для якого ви хочете створити заміну. Якщо ви передумали і хочете повернутися до певного клієнта, клацніть правою кнопкою миші поле Клієнт і виберіть Відкрити.

Натисніть кнопку Створити.

З’явиться діалогове вікно «Заміна детального ковзання», як показано на наступному малюнку.

Визначте параметри правила, які Timeslips повинні використовувати під час заміни замінного квитка на групу квитанцій.

Використовуйте розділ «Підписки, які збігаються», щоб визначити, які пропуски мають замінити Timeslips.

• Щоб замінити всі накладні або всі видаткові квитанції, встановіть «Тип розрахунку» на «Час» або «Витрати», установіть для розкривного списку під полем «Тип розрахунку» значення «Діяльність», а потім встановіть значення поля розкривного списку поруч із «Діяльність» на . На малюнку вище правило замінить усі тимчасові квитки на заміну.

• Щоб замінити всі квитанції для певного завдання або витрат, встановіть Тип квитка на Час або Витрати. Потім установіть у спадному списку під полем «Тип проміжку» значення «Діяльність». Далі відкрийте поле розкривного списку поруч із «Діяльність» і виберіть завдання або витрати зі списку.

• Щоб замінити всі проміжки часу для певної категорії, встановіть «Тип запису» на «Час», встановіть для розкривного списку під полем «Тип запису» значення «Категорія», а потім відкрийте поле розкривного списку поруч із «Категорія» та виберіть назву категорії.

• Щоб замінити весь час або витрати на певну довідку, відкрийте спадний список Посилання та виберіть посилання.

У полі «Буде замінено одним свідоцтвом з цим описом» введіть опис, який ви хочете, щоб Timeslips відображався на рахунку клієнта замість описів окремих квитанцій.

У розділі Дати вкажіть дати, які відображатимуться на рахунку.

Ви можете вибрати:

• Найраніша дата початку, щоб використовувати найранішу дату початку зі квитанцій. Timeslips замінять на замінну дату

• Остання дата початку, щоб використати останню дату початку зі квитанцій, які Timeslips замінить на заміну

• Найраніша дата завершення, щоб використовувати найранішу дату завершення з квитанцій, які Timeslips замінять на замінну дату.

• Остання дата завершення, щоб використовувати найранішу дату завершення з квитанцій, які Timeslips замінить на замінну дату

• Дата рахунка, щоб використовувати дату, яку ви встановили під час підготовки рахунків

• Сьогоднішня дата, щоб використовувати дату на комп’ютері

Установіть прапорець Увімкнено для друку на рахунках, щоб під час друку рахунків використовувати замінний лист.

Зняття цього прапорця залишає запасний лист доступним, але вказує Timeslips ігнорувати його.

З діалогового вікна «Список заміни» можна видалити замінний лист. Для цього виберіть листок у списку та натисніть кнопку Видалити.

Клацніть «ОК», щоб зберегти бланк для заміни та знову відобразити діалогове вікно «Список заміни».

Крім того, ви можете використовувати кнопки «Новий», «Перший», «Попередній», «Далі» та «Останній», щоб створити додаткові квитанції на заміну та переміщатися між наявними замінними листками для вибраного клієнта. Коли ви закінчите створювати запасні листи, натисніть OK.

Натисніть «Готово», щоб закрити діалогове вікно «Список заміни».

Коли ви готуєте рахунок для клієнта з активним квитанцією про заміну, Timeslips замінює квитанцію на заміну на квитанції, які ви визначили під час створення квитка на заміну. На наступному малюнку показаний той самий рахунок, який ви бачили на початку цієї статті, за винятком того, що на цьому малюнку використовується замінний листок для всіх розрахунків, незалежно від завдання, призначеного для розрахунку часу.

Рахунок із використанням квитка для заміни.

Якщо ви відображаєте погодинну ставку на рахунку, Timeslips усереднює ставку. На малюнку погодинна ставка була прихована, щоб уникнути плутанини.

Деякі примітки щодо замінних листів:

• Коли ви об’єднуєте витрати часу та витрат у рахунку та використовуєте квитанцію на заміну, Timeslips спочатку шукає квитанцію про заміну витрат. Якщо квитанції про витрати на заміну немає, Timeslips шукає накладну на заміну.

• Навіть якщо ви використовуєте накладну для заміни на рахунку, якщо для клієнта існує квитанція про заміну, Timeslips відображає накладну на заміну разом із заміною. Timeslips не включає перевизначення ковзання в прокладках, для яких він замінює.

• Коли ви схвалюєте рахунок, у якому використовуються замінні квитанції, Timeslips позначає як оплачені квитанції, які він замінив.