Визначте параметри звітів і графіків у QuickBooks 2014

На вкладці «Мої налаштування» діалогового вікна «Налаштування звітів і графіків» наведено перемикачі, за допомогою яких можна вказати, як QuickBooks має оновлювати звіти, коли інформація, на якій базується звіт, змінюється. Параметр оновлення за замовчуванням — оновлювати автоматично.

Ви також можете вибрати перемикач Запропонувати мені оновити, щоб QuickBooks (ввічливо) запропонував вам оновлювати звіт лише щоразу, коли дані змінюються. (Можливо, ви не захочете оновлювати автоматично, якщо у вас великий набір даних і багато звітів. Оновлення звіту може зайняти досить багато часу.)

Ви також можете вибрати перемикач «Не оновлювати», якщо ви не хочете або не потребуєте нагадування про оновлення звіту.

Прапорець Запропонувати мені змінити параметри звіту перед відкриттям звіту, якщо встановлено, повідомляє QuickBooks відкривати вікно «Змінити звіт» щоразу, коли ви створюєте звіт. Ви можете використовувати вікно «Змінити звіт», щоб контролювати, яка інформація буде включена у звіт (наприклад, на якому діапазоні дат ґрунтується звіт), а також інші параметри звітності.

Якщо прапорець Запропонувати мені змінити параметри звіту перед відкриттям звіту не встановлено, QuickBooks створює звіт, використовуючи параметри звітності за замовчуванням.

Прапорці «Лише графіки» дозволяють вам керувати тим, як графіки QuickBooks повідомляють інформацію. Ви можете встановити прапорець Малювати графіки в 2D, щоб наказати QuickBooks малювати двовимірні, а не тривимірні графіки. (QuickBooks малює двовимірні графіки набагато швидше, тому ви можете використовувати двовимірні графіки.)

Зауважте, що двовимірні графіки візуально точніші, ніж тривимірні. Ви також можете встановити прапорець Використовувати шаблони, щоб повідомити QuickBooks намалювати графік, який використовує шаблони перехресної штрихування, а не кольори для різних частин діаграми.

Ось вкладка «Налаштування компанії» діалогового вікна «Налаштування звітів і графіків».

На цій вкладці «Налаштування компанії» наведено кілька корисних параметрів для правил створення звітів за замовчуванням. Наприклад, перемикач «Підсумкові звіти» дає змогу вказати, чи має бути метод обліку за замовчуванням, який використовується для створення звіту, — за методом нарахування чи за касовою.

За допомогою перемикачів «Звіти про старість» можна вказати, як розраховувати вік рахунка-фактури або рахунку: від дати платежу або від дати транзакції. Перемикач «Звіти – Показати облікові записи за» дає змогу вказати, як інформація облікового запису відображатиметься у звітах: лише ім’я облікового запису, лише опис або обидва ім’я та опис.

Ще два варіанти заслуговують на особливу увагу. Кнопка «Класувати готівку» відображає діалогове вікно, яке дає змогу вказати, чи мають відображатися зміни на певному балансі рахунку в операційній, інвестиційній або фінансовій частині Звіту про рух грошових коштів. Якщо ви не професійний бухгалтер, ви хочете отримати допомогу від CPA щодо внесення змін до цієї області QuickBooks. Правила подання Звіту про рух грошових коштів досить складні.

Якщо зняти прапорець «Форматування за замовчуванням для звітів» і натиснути кнопку «Формат», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри формату звіту», яке дає змогу налаштувати інформацію заголовка та нижнього колонтитула звіту.

Прапорці «Показати інформацію заголовка» на вкладці «Заголовок/нижній колонтитул» діалогового вікна «Параметри формату звіту» дозволяють вказати, яка інформація має відображатися в області заголовка звіту. Прапорці «Показати інформацію про нижній колонтитул» дозволяють вказати ті самі характеристики для нижнього колонтитула звіту. Розкривний список «Вирівнювання макета сторінки» дає змогу вказати, як інформація має бути вирівняна на сторінці звіту.

На вкладці «Шрифти та числа» діалогового вікна «Параметри формату звіту» можна вказати шрифт і форматування, які ви хочете використовувати для бітів інформації звіту. Наприклад, якщо ви хочете змінити шрифт для міток стовпців звітів, клацніть запис Мітки стовпців у списку Змінити шрифт для; потім натисніть кнопку Змінити шрифт.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Форматування шрифту», яке дозволяє вказати шрифт, стиль шрифту, розмір точки та інші спеціальні ефекти.