Визначте параметри звітів і графіків у QuickBooks 2013

На вкладці «Мої параметри» у «Налаштування звітів і графіків», установлених у QuickBooks 2013, є перемикачі, за допомогою яких можна вказати, як QuickBooks має оновлювати звіти, коли інформація, на якій базується звіт, змінюється. Параметр оновлення за замовчуванням — оновлювати автоматично.

Ви також можете вибрати перемикач Запропонувати мені оновити, щоб лише QuickBooks (ввічливо) пропонували оновлювати звіт лише щоразу, коли дані змінюються. (Ви можете не хотіти автоматично оновлювати, якщо у вас великий набір даних і багато звітів. Оновлення звіту може зайняти досить багато часу.) Ви також можете вибрати перемикач «Не оновлювати», якщо ви цього не хочете або не хочете не потрібно нагадувати про оновлення звіту.

Прапорець Запропонувати мені змінити параметри звіту перед відкриттям звіту, якщо встановлено, повідомляє QuickBooks відкривати вікно «Змінити звіт» щоразу, коли ви створюєте звіт.

Ви можете використовувати вікно «Змінити звіт», щоб контролювати, яка інформація буде включена у звіт (наприклад, на якому діапазоні дат ґрунтується звіт), а також інші параметри звітності. Якщо прапорець Запропонувати мені змінити параметри звіту перед відкриттям звіту не встановлено, QuickBooks створює звіт, використовуючи параметри звітності за замовчуванням.

Прапорці «Лише графіки» дозволяють вам керувати тим, як графіки QuickBooks повідомляють інформацію. Ви можете встановити прапорець Малювати графіки в 2D, щоб наказати QuickBooks малювати двовимірні, а не тривимірні графіки. (QuickBooks малює двовимірні графіки набагато швидше, тому ви можете використовувати двовимірні графіки.)

Зауважте, що двовимірні графіки візуально точніші, ніж тривимірні. Ви також можете встановити прапорець Використовувати шаблони, щоб повідомити QuickBooks намалювати графік, який використовує шаблони перехресної штрихування, а не кольори для різних частин діаграми.

На цій вкладці «Налаштування компанії» наведено кілька корисних параметрів для правил створення звітів за замовчуванням. Наприклад, перемикач «Підсумкові звіти» дає змогу вказати, чи має бути метод обліку за замовчуванням, який використовується для створення звіту, — за методом нарахування чи за касовою.

За допомогою перемикачів «Звіти про старість» можна вказати, як розраховувати вік рахунка-фактури або рахунку: від дати платежу або від дати транзакції. Перемикач «Звіти – Показати облікові записи за» дає змогу вказати, як інформація облікового запису відображатиметься у звітах: лише ім’я облікового запису, лише опис або обидва ім’я та опис.

Особливої ​​уваги заслуговують ще два варіанти переваг компанії. Кнопка «Класифікувати готівку» відображає діалогове вікно, яке дозволяє вказати, чи мають відображатися зміни на певному балансі рахунку в операційній, інвестиційній або фінансовій частині Звіту про рух грошових коштів.

Якщо ви не професійний бухгалтер, ви хочете отримати допомогу від CPA щодо внесення змін до цієї області QuickBooks. Правила подання Звіту про рух грошових коштів досить складні.

Кнопка «Формат» відображає діалогове вікно «Параметри формату звіту», яке дозволяє налаштувати інформацію заголовка та нижнього колонтитула звіту. На наступному малюнку показано вкладку Верхній/Нижній колонтитул діалогового вікна Налаштування формату звіту.

Прапорці Показати інформацію заголовка дозволяють вказати, яка інформація має відображатися в області заголовка звіту. Прапорці «Показати інформацію про нижній колонтитул» дозволяють вказати ті самі характеристики для нижнього колонтитула звіту. Розкривний список «Вирівнювання макета сторінки» дає змогу вказати, як інформація має бути вирівняна на сторінці звіту.

На вкладці «Шрифти та числа» діалогового вікна «Параметри формату звіту» можна вказати шрифт і форматування, які ви хочете використовувати для бітів інформації звіту.

Наприклад, якщо ви хочете змінити шрифт для міток стовпців звітів, клацніть запис Мітки стовпців у списку Змінити шрифт для; потім натисніть кнопку Змінити шрифт. QuickBooks відображає діалогове вікно «Форматування шрифту», яке дозволяє вказати шрифт, стиль шрифту, розмір точки та інші спеціальні ефекти.