Вибір стратегії очищення та архівування за допомогою QuickBooks 2011

Вирішити, коли і як ви хочете очистити або заархівувати свій корпоративний файл QuickBooks 2011, здебільшого залежить від здорового глузду. Перше подумайте про те, чи потрібно взагалі стиснути файл компанії. Якщо QuickBooks все ще працює з розумною швидкістю, якщо ви не зійшли з розуму через багато невикористаних елементів у списках, або якщо файл даних не став жахливо великим (більше 100 МБ або близько того), вам може не знадобитися конденсувати. У багатьох випадках прибираючи, ви не досягнете користі. І якщо не прибирати, ви все одно матимете повну детальну фінансову документацію під рукою.

Виконання операції очищення не обов’язково зменшує розмір файлу даних QuickBooks. Якщо вам дійсно потрібно мати менший файл даних, вам слід спочатку виконати операцію очищення, а потім зберегти та відновити портативний файл даних QuickBooks.

Інша частина щодо очищення та архівування файлів компанії QuickBooks — це ще одна ідея здорового глузду: вам слід створити архівну копію файлу даних QuickBooks. Рекомендується створювати архівну копію наприкінці року після того, як ви або ваш CPA внесли остаточні зміни в рік. Це чудова ідея створити архівну копію файлу даних QuickBooks, який використовується для підготовки вашої податкової декларації та будь-яких фінансових звітів, тому що ви завжди можете пізніше пояснити деякі цифри в декларації чи фінансовому звіті, переглянувши архівну копію файлу даних.

Іноді люди навмисно чи ненавмисно змінюють старі транзакції. Це означає, що хтось може, на жаль, змінити транзакції у файлі даних QuickBooks за попередній рік. Коли ця зміна станеться, хтось пізніше, переглянувши файл даних QuickBooks, не зможе пояснити номер у податковій декларації або фінансовому звіті. Наприклад, якщо хтось згодом повертається назад і змінює операцію в попередньому році, і ця транзакція використовується для обчислення загального доходу за рік, ви більше не зможете використовувати дані QuickBooks для пояснення цифр у вашій податковій декларації та фінансових звітах для Загальна виручка.

На щастя, маючи архівну копію файлу даних QuickBooks — файлу даних QuickBooks, який надав номери у вашій податковій декларації та фінансовій звітності — ви завжди можете побачити, які транзакції QuickBooks підтримують певний номер податкової декларації або номер фінансової звітності.

Якщо ви все ще спантеличені цим пунктом — і це трохи складно — запитайте про проблему у свого податкового консультанта або CPA. Він може пояснити вам небезпеку зміни даних QuickBooks, які використовувалися для підготовки звіту або фінансового звіту після того, як цей звіт був підготовлений або після того, як ці фінансові звіти були опубліковані та розповсюджені.