Бюджет на нульовій основі та QuickBooks

Створення та використання бюджету в QuickBooks вимагає деяких базових знань про методи бюджетування. Бюджет на основі нуля працює знизу вгору. Бюджет на нульовій основі починається з індивідуальних рахунків доходів, витрат, активів, зобов’язань та власного капіталу. Він перевіряє конкретний рахунок — наприклад, витрати на поштові витрати — а потім намагається застосувати здоровий глузд і логіку, щоб визначити хорошу суму бюджету поштових витрат.

Наприклад, бюджетник може здогадатися, що протягом року фірма надішле 1000 листів і що середня поштова оплата за лист дорівнюватиме 0,50 дол. У цьому випадку підхід до бюджету на основі нуля визначає, що поштові витрати на наступний рік, ймовірно, дорівнюватимуть 500 дол. Розрахунковий бюджетник обчислює цю суму, беручи 1000 листів і помножуючи цю суму на 0,50 доларів США на поштові витрати на лист.

Перевага бюджету на основі нуля полягає в тому, що воно має тенденцію фіксувати погано прораховані раніше бюджетні суми. Це не просто увічнює погані бюджетні рішення минулого. Нові бюджетні суми базуються на застосуванні здорового глузду та простої арифметики; поєднання цих двох пунктів часто дає досить хороші цифри. Це дуже круто.

Ще одна чудова особливість бюджету з нульовою базою полягає в тому, що воно змушує людей, які отримують вигоду від бюджету або використовують певну бюджетну суму, відповідати за цю суму. Наприклад, якщо якийсь менеджер витратив 50 000 доларів США на витрати на відрядження минулого року, у першому бюджеті зазначено, що цього року вона витратить 50 000 доларів США.

Бюджет з нульовою лінією, навпаки, змушує менеджера за допомогою здорового глузду та простої арифметики довести, що 50 000 доларів США витрат на відрядження є розумними для цього року.

Однак бюджетування на основі нуля не є ідеальним; він має слабкість у тому, що бюджетники легко забувають цифри або роблять помилки в розрахунках.

Раніше використовувався приклад бюджетника, який здогадався, що витрати на поштові витрати на наступний рік становитимуть 500 доларів. Ця оцінка виходить з припущення про кількість листів, надісланих за рік (1000) і оцінки середньої поштової витрати для кожного листа (0,50 дол. США). Якщо будь-яке з цих чисел неправильне, або якщо (не дай бог) бюджетник неправильно помножить одне число на інше, номер бюджету поштових витрат неправильний.

Якщо бюджетник закладає в бюджет сотні або навіть тисячі передбачених бюджетом сум, він, безсумнівно, зробить кілька помилок у цьому процесі. І вона, ймовірно, не зможе виправити чи знайти ці помилки через обсяги передбачених бюджетом сум.