Visa Outlook-kontakter efter grupp

Kontaktlistor kan bli ganska långa efter ett tag; du kan enkelt samla några tusen kontakter på några år. Att sortera en så lång lista innebär att om du letar efter saker som börjar med bokstaven M, till exempel, måste du gå cirka tre fot under botten av skärmen för att hitta den kontakten, oavsett vad du gör.

Grupper är svaret (nej, du behöver inte registrera dig för Outlook Anonymous). Outlook erbjuder dig redan flera fördefinierade listor som använder gruppering.

Du kan använda flera typer av vyer i Outlook:

• Sorterad lista: Denna vy är som en kortlek i numerisk ordning, som börjar med tvåorna, sedan treorna, sedan fyrorna och så vidare upp genom bildkorten.

• Grupperad vy: Denna vy är som att se korten ordnade med alla hjärtan på en rad, sedan alla spader, sedan ruterna och sedan klöverna.

• Andra vyer: Outlook har också flera andra vytyper som inte gäller för kontakter, som tidslinje och adresskort.

Du kanske tycker att det är praktiskt att samla saker av liknande slag i grupper för uppgifter som att hitta alla personer på din lista som arbetar för ett visst företag när du vill skicka gratulationer till en ny verksamhet. Eftersom Outlook-användare tycker att gruppering efter företag är så ofta användbart, ställs vyn Efter företag in som en fördefinierad vy i Outlook.

Följ dessa steg för att använda vyn Efter företag:

1. Klicka på knappen Kontakter i navigeringsfönstret.

Kontaktmodulen öppnas med dess aktuella vy.

2. Välj vyn Efter företag från listan i navigeringsfönstret.

Varje grå stapel märkt Företag: (företagets namn) har en liten ruta till vänster med ett plus- eller minustecken. Klicka på ett plustecken för att se ytterligare namn under företagets rubrik; ett minustecken indikerar att inga fler poster är tillgängliga.

3. Klicka på plusikonen för att se poster för företaget i det grå fältet.

Den här grupperingsgrejen blir väldigt praktisk om du tilldelar kategorier till dina kontakter när du skapar objekt. Om du är smart på hur du använder och lägger till kategorier som passar ditt arbete, kan du hitta gruppering efter kategori en enorm tidsbesparande.

Om de fördefinierade gruppvyerna inte uppfyller dina behov kan du gruppera objekt enligt nästan vad du vill, förutsatt att du har angett data.

Följ dessa steg för att se vyn Efter kategori:

1. Klicka på knappen Kontakter i navigeringsfönstret.

Vyn Kontakter visas.

2. Välj vyn Efter kategori från listan i navigeringsfönstret.

Varje grå stapel har en ikon på vänster sida med ett plus eller ett minus, följt av Kategori: (namn på Kategori). Ett minus indikerar att inga poster är gömda under den kategorirubriken; ett plus betyder att fler poster är tillgängliga.

3. Klicka på ett plustecken för att se fler poster för kategorin i det grå fältet.

Gruppering är ett bra sätt att hantera alla Outlook-objekt, särskilt kontakter. När du har fått grepp om att använda grupper kan du spara mycket tid när du försöker hitta saker.