Viktiga frågor att ställa innan du distribuerar din Excel-instrumentpanel

Innan du skickar ut din färdiga Excel-instrumentpanel är det värt din tid att ta ett steg tillbaka och ställa några viktiga frågor. Använd dessa frågor som en checklista innan du distribuerar din instrumentpanel.

Visar din instrumentpanel rätt information?

Titta på informationen du presenterar och avgör om den uppfyller syftet med instrumentpanelen som identifierades under kravinsamlingen. Var inte blyg med att förtydliga syftet med instrumentpanelen igen med dina kärnanvändare. Du vill undvika att bygga instrumentbrädan i ett vakuum. Tillåt några testanvändare att se iterationer när du utvecklar den. På så sätt förblir kommunikationen öppen och du kommer inte gå för långt i fel riktning.

Har allt på din instrumentpanel ett syfte?

Ta en ärlig titt på hur mycket information på din instrumentpanel som inte stöder dess huvudsakliga syfte. För att hålla din instrumentpanel så värdefull som möjligt vill du inte späda ut den med data som är trevliga att veta som är intressanta men inte genomförbara.

Om uppgifterna inte stöder instrumentpanelens kärnsyfte, utelämna dem. Ingenting säger att du måste fylla varje bit av vitt utrymme på sidan.

Visar din instrumentpanel nyckelmeddelandet tydligt?

Varje instrumentpanel har ett eller flera nyckelmeddelanden. Du vill se till att dessa meddelanden visas tydligt. För att testa om nyckelbudskapen i en instrumentbräda är framträdande, stå tillbaka och kisa medan du tittar på instrumentbrädan. Titta bort och titta sedan på instrumentbrädan flera gånger. Vad faller dig i ögonen på först? Om det inte är nyckelkomponenterna du vill visa måste du ändra något.

Här är några åtgärder du kan vidta för att säkerställa att dina nyckelkomponenter har framträdande plats.

• Placera nyckelkomponenterna i din instrumentpanel längst upp till vänster eller i mitten till vänster på sidan. Studier visar att dessa områden väcker mest uppmärksamhet under längre perioder.

• Ta bort gränser, bakgrunder och andra element som definierar instrumentpanelsområden. Försök att använda det naturliga vita utrymmet mellan dina komponenter för att dela upp din instrumentpanel. Om gränser behövs, formatera dem till ljusare nyanser än dina data.

• Formatera etiketter och annan text till ljusare nyanser än dina data. Lättfärgade etiketter ger dina användare den information de behöver utan att distrahera dem från den information som visas.

Kan du underhålla den här instrumentpanelen?

Det är stor skillnad mellan att uppdatera en instrumentpanel och att bygga om en instrumentpanel. Innan du ivrigt skickar ut den söta instrumentbrädan du just byggt, ägna en stund åt att tänka på underhållet av en sådan instrumentbräda. Du vill tänka på frekvensen av uppdateringar och vilka processer du behöver gå igenom varje gång du uppdaterar data. Om det är en engångsrapportering, ställ in den förväntningen med dina användare. Om du vet att det kommer att bli en återkommande rapport, vill du verkligen förhandla om utvecklingstid, uppdateringsintervall och fasning innan du går med på någon tidtabell.

Visar din instrumentbräda tydligt dess omfattning och hållbarhet?

En instrumentbräda bör tydligt ange dess omfattning och hållbarhet. Det vill säga, vem som helst ska kunna titta på din instrumentpanel och veta vilken period den är relevant för och omfattningen av informationen på instrumentbrädan. Det handlar om några enkla saker du kan göra för att effektivt märka dina instrumentpaneler och rapporter.

• Inkludera alltid en tidsstämpel på din instrumentpanel. Detta minimerar förvirring när du distribuerar samma instrumentpanel eller rapport i månatliga eller veckovisa delbetalningar.

• Inkludera alltid text som anger när data för åtgärderna hämtades. I många fall är tidpunkten för data en viktig information när man analyserar en åtgärd.

• Använd beskrivande titlar för varje komponent på din instrumentpanel. Se till att undvika kryptiska titlar med många akronymer och symboler.

Är din instrumentpanel väldokumenterad?

Det är viktigt att dokumentera din instrumentpanel och datamodellen bakom den. Alla som någon gång har ärvt ett Excel-kalkylblad vet hur svårt det kan vara att översätta de olika analytiska svängningarna som ingår i en rapport. Om du har tur kommer datamodellen att vara tillräckligt liten för att knytas ihop om någon vecka. Om du inte har sån tur måste du avstå från hela modellen och börja om från början.

Dokumentationen behöver inte ens vara fancy grejer. Några enkla saker kan hjälpa dig att dokumentera din instrumentpanel.

• Lägg till en modellkarta-flik till din datamodell. Fliken Modellkarta är ett separat blad som du kan använda för att sammanfatta nyckelområdena i datamodellen och beskriva hur varje område interagerar med rapporteringskomponenterna i det slutliga presentationslagret.

• Använd kommentarer och etiketter frikostigt. Det är otroligt hur några förklarande kommentarer och etiketter kan hjälpa till att förtydliga din modell även efter att du har varit borta från din datamodell under en lång tid.

• Använd färger för att identifiera intervallen i din datamodell. Genom att använda färger i din datamodell kan du snabbt titta på ett intervall av celler och få en grundläggande indikation på vad intervallet gör. Varje färg kan representera en intervalltyp. Till exempel kan gult representera iscensättningstabeller, grått kan representera formler och lila kan representera referenstabeller.

Är din instrumentpanel användarvänlig?

Innan du distribuerar din instrumentpanel vill du se till att den är användarvänlig. Det är inte svårt att gissa vad användarvänlig betyder:

• Intuitivt: Din instrumentpanel ska vara intuitiv för någon som aldrig har sett den. Testa det på någon och fråga den personen om det är vettigt. Om du måste börja förklara vad instrumentpanelen säger är något fel. Behöver instrumentpanelen fler etiketter, mindre komplicerade diagram, en bättre layout, mer data, mindre data? Det är en bra idé att få feedback från flera användare.

• Lätt att navigera: Om din instrumentpanel är dynamisk och tillåter interaktivitet med makron eller pivottabeller, se till att navigeringen fungerar bra. Måste användaren klicka på flera ställen för att komma till sin data? Är antalet borrningar lämpligt? Tar det för lång tid att byta från en vy till en annan? Återigen, testa din instrumentpanel på flera användare. Och se till att testa alla interaktiva instrumentpanelsfunktioner på flera andra datorer än din.

• Skriver ut ordentligt: Inget är mer irriterande än att skriva ut en instrumentpanel bara för att upptäcka att personen som skapade instrumentpanelen inte tog sig tid att se till att den skrivs ut korrekt. Se till att ställa in utskriftsalternativen på dina Excel-filer så att dina instrumentpaneler skrivs ut korrekt.

Är din instrumentpanel korrekt?

Ingenting dödar en instrumentpanel eller rapport snabbare än uppfattningen att informationen i den är felaktig. Det ligger inte inom min förmåga att berätta för dig hur du avgör om dina uppgifter är korrekta. Du kan dock lyfta fram tre faktorer som skapar uppfattningen att en instrumentpanel är korrekt:

• Överensstämmelse med auktoritativa källor: Det är uppenbart att om din data inte stämmer överens med andra rapporteringskällor, kommer du att ha ett datatrovärdighetsproblem – särskilt om de andra källorna anses vara de auktoritativa källorna. Var medveten om de datakällor som anses vara evangeliet i din organisation. Om din instrumentpanel innehåller data kopplade till en auktoritativ källa, jämför din data med den källan för att säkerställa konsekvens.

• Intern konsistens: Det är aldrig roligt att förklara varför en del av din instrumentbräda inte jibe med andra delar av samma instrumentbräda. Du vill säkerställa en viss nivå av intern konsekvens i din instrumentpanel. Se till att jämförbara komponenter i olika delar av din instrumentpanel överensstämmer med varandra. Om det finns en anledning till inkonsekvens, anteckna dessa skäl tydligt. Det är häpnadsväckande hur väl en enkel notation klarar upp frågor om data.

• Personlig erfarenhet: Har du någonsin sett någon titta på en rapport och säga "det ser inte rätt ut?" De använder det som vissa människor kallar "magkänsla" för att utvärdera huruvida data är. Ingen tittar på siffror i ett vakuum. När du tittar på någon analys tar du med dig år av personlig kunskap, interaktion och erfarenhet. Du använder undermedvetet dessa erfarenheter i din utvärdering av information. När du bestämmer exaktheten hos din instrumentpanel, ta hänsyn till organisatorisk "anekdotisk kunskap". Om möjligt, visa din instrumentpanel för några innehållsexperter i ditt företag.