Området Versioneringsinställningar i SharePoint 2010 innehåller förmodligen några av de mest eftertraktade inställningarna i alla bibliotek eller lista. Versionsinställningar täcker de flesta alternativen för dokumenthantering eller innehållshantering. Så ditt nya dokument/innehållshanteringsmantra är godkännande, versionshantering och utcheckning. Som standard är kravinställningarna för godkännande, versionering eller utcheckning inte aktiverade på en teamwebbplats.
Om du vill ha dessa alternativ aktiverade när dina webbplatser är konfigurerade, överväg att använda en publiceringswebbplats istället.
Innan du väljer dessa alternativ, se till att du känner till ditt teams affärsprocesser. Om dokument är noggrant granskade och godkända utanför SharePoint-processen, kanske du inte vill ha eller behöver inte ha godkännandeinställningar eller utcheckning. Om dina dokument är bilder, kanske du vill eller kanske inte vill använda versionshantering om versionerna inte spelar någon roll för dig och du inte skulle behöva återgå till en äldre version.
Överväg att använda flera dokumentbibliotek och tillämpa olika inställningar baserat på behov. Till exempel, om du har 100 dokument i ett bibliotek och egentligen bara behöver versionshantering och godkännande på 5 av dessa dokument, kanske de kan placeras i ett bibliotek med extra konfiguration.
Versionering kan vara en av de mest missförstådda funktionerna i SharePoint-dokumenthantering. Versionering är en användbar skyddsmekanism eftersom du kan återgå till en tidigare version av dokumentet om det behövs.
Versioner i SharePoint är kopior av samma dokument med olika intervall under redigering. Om du kräver att användare ska se olika versioner av ett dokument, kanske för att välja mellan de två, måste du inkludera en beteckning i namnet (som v1.0 i det tidigare exemplet) eller en extra Metadata-kolumn.
Följ dessa steg för att tillämpa eller ändra versionsinställningar:
Klicka på länken Versioneringsinställningar på sidan Bibliotek/Listinställningar.
Avsnitten på sidan Versioneringsinställningar inkluderar innehållsgodkännande, dokumentversionshistorik, säkerhetsutkast för objekt och Kräv utcheckning (endast bibliotek).
Välj om du vill kräva objektgodkännande i avsnittet Innehållsgodkännande genom att välja alternativknappen Ja eller Nej.
Om du valde Ja som svar på "Kräv innehållsgodkännande för inskickade objekt" kan personer med behörigheten Godkänn objekt alltid se utkast till objekt.
Objekt som inte är godkända ännu är inte synliga för webbplatsens medlemmar eller besökare. Du kan ange vem du vill ska se utkast i avsnittet Säkerhet för utkast.
I avsnittet Dokumentversionshistorik väljer du en alternativknapp för att ange om du ska använda Ingen versionshantering, Skapa huvudversioner, Skapa större och mindre (utkast) versioner och (valfritt) ange antalet versioner som ska behållas genom att markera lämplig kryssruta och ange ett nummer.
Standardinställningen för en lista/bibliotek är Ingen versionering. Du kan välja huvudversioner (1.0, 2.0. 3.0 och så vidare) eller större och mindre versioner (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 och så vidare). Genom att välja något av de två sista alternativen kan du ange en gräns för antalet versioner av varje typ genom att ange ett nummer upp till 10 000.
Välj vem som kan se utkastobjekt genom att välja alternativknappen Draft Item Security i avsnittet Draft Item Security.
Det här avsnittet är inaktiverat om du inte tillåter mindre (utkast)versioner av dina dokument eller listobjekt. Här är de tre alternativen för vem som kan se utkastobjekt — Alla användare som kan läsa objekt, endast användare som kan redigera objekt eller endast användare som kan godkänna (och författaren).
Bestäm om du vill kräva utcheckning för användare som redigerar dokument genom att välja alternativknappen Ja eller Nej.
Även om det ibland kan vara krångligt, är att kräva utcheckning en annan bra säkerhetsmekanism som ser till att andra användare inte ser ett dokument i mitten av ändringen, eller har flera användare som redigerar samtidigt (sista lagring vinner).
Överväg att lägga till kolumnen Utcheckad till i dina vyer så att användarna snabbt kan se vem som har ett objekt utcheckat.
Klicka på OK eller Avbryt.
Om du klickar på OK tillämpas dina versionsinställningar. Gå och prova dem!
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
