Varför prognostisera med Excel?

Människor tenderar att tänka på processen med försäljningsprognoser som ett knee-state svar på ett frenetiskt samtal om försäkran från en nervös, hoppig, upphetsad VP som är orolig över att behöva damma av CV:n. Och ofta har du någon anledning att tro att det är precis vad som händer.

Men det finns många mer produktiva skäl att gå till besväret med att samla in baslinjedata, få den i rätt form för att stödja en trovärdig prognos, göra analysen och sedan tolka den än att bara svara en VP som är rädd att jobbet är på linjen. Här är några av dessa skäl.

Att planera försäljningsstrategier

Om du kan använda försäljningsprognoser för att få grepp om antingen framtida intäkter eller enhetsförsäljning, eller båda, kan du hjälpa grupper som marknadsföring, produktledning och produktion att fatta beslut om aktiviteter som marknadsföring, prissättning och inköp – var och en av dem påverkar ditt företags försäljningsresultat såväl som dess nettointäkter.

Anta att du tittar på kvartalsvisa försäljningsresultat under en period av flera år, och du ser att under den tiden har försäljningen av en viss produkt minskat försiktigt. (Om nedgången hade varit brant, skulle du inte behöva titta på en baslinje – alla från säljkåren till VD:n skulle ha skramlat din bur.) Din prognos indikerar att nedgången sannolikt kommer att fortsätta. Försvinner marknaden för produkten? Det beror på. Du måste ställa och svara på några andra frågor först.

• Är produkten en vara? Vissa affärsanalytiker hånar råvaror – de är trots allt inte särskilt glamorösa – men råvaror kan vara mycket lönsamma produkter om du dominerar marknaden. Om du inte dominerar marknaden, kanske du inte borde vara på marknaden för den varan. Så, har dina konkurrenter minskat din marknadsandel, eller minskar den totala storleken på marknaden? Om problemet är konkurrensen, kanske du vill göra något för att ta tillbaka din del, även om det kräver att du lägger mer resurser på produktsortimentet - som att göra om tillverkningen, lägga mer pengar på kampanjer eller sänka priset. Men om den totala marknaden i sig krymper kan det bara vara dags att rädda sig.
• Hur gammal är produkten? Produkter har livscykler. När produkterna är ljusa och glänsande kan försäljningsintäkterna växa kraftigt under en ganska kort tidsram. När produkter når mognad planar försäljningen oftast ut. Och sedan, när nyare, bättre, snyggare produkter kommer, börjar försäljningen minska. Tänk streaming video kontra DVD. Få Marknadsföring och Produktledning att bedöma om produkten blir lång i tanden. Om det är det kan det vara dags att gå ut. Eller så kan det vara smart att piffa upp produkten och skilja den från konkurrenternas versioner, för att pressa ut lite mer lönsamma intäkter innan du ger upp den. Prognoser kan informera den typen av beslut, även om det inte kan göra det åt dig.
• Hur kommer försäljningen att stödja produkten? Om ditt företag bestämmer sig för att det ännu inte är dags att överge produkten, måste försäljningsledningen fatta några beslut om hur de ska fördela sina resurser - det vill säga sina säljare. Ett sätt att göra det är förstås att ta ut produkten ur vissa representanters väskor och ersätta den med en annan, mer robust produkt. (Tänk på att vissa representanter föredrar äldre produkter eftersom de kan använda välbekanta försäljningsstrategier.)
• Är det möjligt att försäljningsnedgången mer beror på storskaliga ekonomiska förhållanden än på problem med själva produkten? Om så är fallet kan du välja att hänga kvar och vänta på att ekonomin, konsumenternas förtroende eller indexet för ledande ekonomiska indikatorer förbättras, istället för att ta ett drastiskt beslut att lägga ner en produktlinje.

Det finns åtminstone en bra aspekt av en produkt som går in i slutskedet av sin livscykel: Du har mycket troligt massor av historiska data om dess försäljningssiffror. Och generellt sett, ju mer historisk data du har att basera en prognos på, desto mer förtroende kan du ha för den prognosen.

Till storlek inventarier

Till exempel, när du hanterar lager för återförsäljning av utrustning, kan du minska storleken på den utrustning som är avsedd för försäljning till kunder, utan att behöva tillgripa nedskrivningar. Gör detta genom att prognos försäljningen med produktlinje, vilket bidrar till att berätta vilka produkter kan förväntas ha höga varv kvoter (den hastighet med vilken produktlinjen skulle sälja) och köpa dem i mängder som ökade rabatter från leverantörerna.

Att bara minska storleken på lagret är dock inte slutet på historien. Försäljningsprognoser hjälper dig att planera just-in-time (JIT) lagerhantering, så att du kan tajma dina inköp så att de motsvarar när försäljningen måste uppfyllas. Ju mindre tid lagret spenderar på lagret, desto mindre pengar betalar du för att låta det bara sitta där och vänta på att bli sålt.