Vad IT-administratörer behöver veta för att få buy-in för Microsoft Teams

Microsoft Teams är en kärnteknik i Microsoft 365 Business. Det är navet för lagarbete för dagens arbetskraft. För att börja förstå kraften i Microsoft Teams, tänk på att det inom två år efter lanseringen har antagits av mer än 125 000 organisationer på 181 marknader på 29 språk med över 120 miljoner aktiva användare. Antalet företag som använder Microsoft Teams fortsätter att växa.

Att göra affärscase för Microsoft Teams

Varje organisation har beslutsfattare, och som IT-administratör är det upp till dig att känna till funktionerna hos programvaran du presenterar . Här är vad du behöver veta om Microsoft Teams. Microsoft Teams kan nås från en webbläsare, en stationär applikation eller en mobilapp. Du kan föra en-till-en- eller gruppljud- och videosamtal, dela skärm under webbkonferenser, schemalägga möten, spela in möten och använda upp till 1 TB lagringsutrymme per användare.

Som IT-administratör har du verktyg för att hantera tredjepartsapplikationer som kan integreras med Microsoft Teams. Rapporter är tillgängliga för att samla in användning och du kan konfigurera inställningar med policyer som är specifika för din organisation. För sinnesfrid har Microsoft Teams ett 99,9 procent ekonomiskt uppbackat servicenivåavtal från Microsoft. Med andra ord har tjänsten en chans på 0,1 procent (inte 10 procent) att gå ner; om det skulle överskrida detta måste Microsoft kompensera sina abonnenter ett visst belopp.

Så vad kan du göra med Microsoft Teams? I ett nötskal:

• Kommunicera mer effektivt och effektivt — internt och externt. Du kan chatta eller skicka ett snabbmeddelande, ringa ett telefonsamtal, vara värd för en webbkonferens eller dela filer. Teammedlemmar kan delta i privata en-mot-en-chattar eller ha gruppkonversationer som är ihållande. (I en ihållande chatt kan en ny teammedlem läsa tidigare konversationer, vilket hjälper till med introduktionen.) Microsoft Teams har plats för olika kommunikationsstilar och låter dig till och med inkludera emojis, memes och annan rolig grafik. Om du har ett litet företag som sysselsätter en yngre arbetsstyrka kan det vara en fördel att anställa ett verktyg för att uttrycka denna kommunikationsstil.
• Förenkla arbetsflödet för anställda och öka deras produktivitet. Om du är i Microsoft Teams och chattar med en kollega och inser att ni båda måste samarbeta i ett dokument, behöver du inte lämna Microsoft Teams för att gå till OneDrive eller SharePoint för att hitta filen, kör Word för att öppna dokument och börja sedan samarbeta. Office-appar som Word, PowerPoint, Excel och SharePoint är integrerade i Microsoft Teams. Från en chattkonversation kan du hoppa direkt in i samförfattande av dokument utan att lämna Microsoft Teams.

Hämta e-postadressen för en Microsoft Teams-kanal.

Microsoft Teams har inbyggd integration med Exchange Online så att användare kan vidarebefordra e-postmeddelanden från sin Outlook-postlåda till en Microsoft Teams-kanal. Den här funktionen är användbar om du har ett e-postmeddelande som kan vara värdefullt för nuvarande och framtida teammedlemmar. Varje kanal i en Microsoft Teams-hubb har sin egen e-postadress, som kan erhållas genom att klicka på ellipsen bredvid kanalnamnet.

• Ge användarna möjlighet att bli mer produktiva. Alla team arbetar inte på samma sätt, så varför inte låta dem konfigurera sin arbetsyta på ett sätt som fungerar för dem utan att involvera en IT-administratör? I Microsoft Teams kan du!

Tekniken är anpassningsbar, så att användare kan skräddarsy sin arbetsyta efter hur de arbetar. Till exempel, i ett Microsoft Teams-nav, kan användare skapa kanaler för att ha en mer fokuserad konversation om specifika ämnen. Användare kan fästa viktig fil på flikar så att andra snabbt kan komma åt filen med ett klick.

Be Who-Bot om hjälp i Microsoft Teams.

Microsoft Teams använder intelligensfunktionerna i Microsoft Graph så att du kan öka produktiviteten i din organisation. Anta till exempel att du behöver hjälp med att skapa marknadsföringsmaterial. Inom Microsoft Teams ber du Who-Bot om en lista över personer i din organisation som har expertis inom marknadsföring.

• Minimera datarisker och förbli kompatibel. Microsoft Teams drar nytta av säkerhetsfunktionerna i företagsklass i Microsoft 365. Data i Microsoft Teams är alltid krypterad, vare sig den ligger i lagring eller sänds.

Som IT-administratör kan du gå till Security and Compliance Center och ställa in en varning eller söka i granskningsloggar för alla användar- och adminaktiviteter i Microsoft Teams. Från Microsoft Teams kan du också göra innehållssökningar av all data och exportera data till för att stödja efterlevnad eller rättstvister.

Microsoft Teams användargränssnitt: En recension för IT-administratörer

Gör dig redo att utöka ditt Microsoft Teams-ordförråd med ord som kommandofält, flikar, bot, @omnämnanden och röda smällar när du rullar ut Microsoft Teams. Lägg sedan till vanliga sociala medier-tal som emoji, klistermärken och Giphys.

Microsoft Teams användargränssnitt är konsekvent oavsett om du använder webbversionen eller skrivbordsapplikationen. Nyckelelementen i användargränssnittet beskrivs i följande lista:

• I appen bar till vänster har ikoner för aktivitet, Chat, lag, möten, filer, Mer Apps (visas som en ellips), Get App (visas i webbversionen för nedladdning skrivbordet app), lagen Store, och feedback.
• Den lag avsnitt bredvid app bar listar lagen och kanaler som den inloggade användaren är en medlem.
• Den Samtal fönstret bredvid Microsoft lag avsnittet visar alla samtal i den valda kanalen. Chattar kan innehålla visuella indikatorer som @omnämnande, vilket indikerar att chatten specifikt nämner en användare, eller en röd smäll (!) för att indikera hög betydelse.
• Den kommandofältet , högst upp, används för att fråge program eller utföra en sökning i lag.
• Den konversation och Filer flikarna återfinns strax under namnet av laget och kanal. Konversationsfliken är där du hittar chatt eller snabbmeddelanden (IM). Fliken Filer visar filerna i mappen för kanalen. Med +-tecknet kan en användare lägga till genvägar till innehåll i Microsoft Teams.
• Den meddelanderutan, längst ner till höger, är där du skriver ett meddelande att starta en konversation.

  Microsoft Teams användargränssnitt.

Kolla här för att lära dig mer om för- och nackdelarna med Microsoft 365 Cloud .