Vad du ska titta efter när du kontrollerar eller granskar en finansiell modell

Om du har använt Excel ett tag föredrar du förmodligen att bygga dina egna kalkylblad eller finansiella modeller från grunden. I en företagsmiljö får människor dock sällan denna möjlighet. Istället förväntas de ta över en befintlig modell som någon annan har byggt.

Kanske kliver du in i en roll som du tar över från någon annan och det finns en befintlig finansiell rapporteringsmodell som du behöver uppdatera varje månad. Eller så har du blivit tillsagd att beräkna försäljningsprovisioner varje kvartal baserat på ett monstruöst kalkylblad med 50 flikar som du inte riktigt gillar utseendet på. Du ärver inte bara andras modeller tillsammans med de indata, antaganden och beräkningar som den ursprungliga modelleraren har lagt in, utan du ärver också modellerarens misstag.

Om du ska ta ansvar för någon annans modell måste du vara beredd att ta över den och göra den till din egen. Du måste vara ansvarig för hur denna modell fungerar och vara säker på att den fungerar korrekt. Här är en checklista över saker du bör kontrollera när du först ärver någon annans ekonomiska modell:

• Bekanta dig med dess utseende och känsla. Titta igenom varje blad för att se vilka färgscheman som har använts. Läs igenom all dokumentation. Finns det en nyckel för att se vilka celler som är vilka? Har modelleraren gjort skillnad på formler och hårdkodade antaganden?
• Ta en ordentlig titt på formlerna. Är de konsekventa? Innehåller de några hårdkodade värden som inte uppdateras automatiskt och därför orsakar fel?
• Kör en felkontroll. Tryck på knappen Felkontroll i avsnittet Formelrevision på fliken Formler i menyfliksområdet för att se om det finns några Excel-fel på arket som kan orsaka problem.
• Sök efter länkar till externa filer. Externa länkar kan vara en giltig del av den fungerande operativa processen, men du måste veta om den här filen får några indata från externa arbetsböcker för att säkerställa att ingen oavsiktligt ändrar ark eller filnamn, vilket orsakar fel i din modell. Hitta externa länkar genom att trycka på knappen Redigera länkar i avsnittet Anslutningar på fliken Data i menyfliksområdet.
• Granska de namngivna intervallen. Namngivna intervall kan vara användbara i en finansiell modell, men de innehåller ibland fel på grund av överflödiga namn, såväl som externa länkar. Granska de namngivna intervallen i Namnhanteraren, som finns i avsnittet Definierade namn på fliken Formler på menyfliksområdet. Ta bort alla namngivna intervall som innehåller fel eller som inte används, och om de innehåller länkar till externa filer, notera och se till att de behövs.
• Kontrollera automatiska beräkningar. Formler bör beräknas automatiskt, men ibland när en fil är mycket stor, eller en modellerare gillar att styra ändringarna manuellt, har beräkningen ställts in på manuell istället för automatisk. Om du ser ordet Beräkna i det nedre vänstra statusfältet betyder det att beräkningen har ställts in på manuell, så du kommer förmodligen att få en komplicerad undersökning! Tryck på knappen Beräkningsalternativ i avsnittet Beräkning på fliken Formler på menyfliksområdet för att växla mellan manuell och automatisk beräkning av arbetsboken.

Utöver dessa steg finns här några praktiska revisionsverktyg i Excel som du kan använda för att kontrollera, granska, validera och vid behov korrigera en ärvd modell så att du kan lita på resultaten av din ekonomiska modell:

• Inspektera arbetsboken. Lär känna de dolda funktionerna i din modell och identifiera potentiellt problematiska funktioner som annars kan vara mycket svåra att hitta med detta föga kända verktyg. För att använda den, öppna arbetsboken, klicka på Arkiv-knappen på menyfliksområdet; på fliken Info klickar du på knappen Sök efter problem.
• F2: Om en formels källceller finns på samma sida, sätter genvägen F2 cellen i redigeringsläge, så den här genvägen är ett bra sätt att visuellt se varifrån källdata kommer.
• Spåra prejudikat/beroende: Excel-granskningsverktyg spårar relationerna visuellt med spårningslinjepilar. Du kan komma åt dessa verktyg i avsnittet Formelrevision på fliken Formler på menyfliksområdet.
• Utvärdera formel: Ta isär långa och komplexa formler med hjälp av verktyget Utvärdera formel i avsnittet Formelrevision på fliken Formler på menyfliksområdet.
• Felkontrollverktyg: Om du gör ett misstag - eller vad Excel tror är ett misstag - kommer en grön triangel att visas i det övre vänstra hörnet av cellen. Detta kommer att hända om du utelämnar intilliggande celler, eller om du anger en inmatning som text, som ser ut att vara en siffra.
• Watch Window: Om du har utdataceller som du vill hålla ett öga på, kommer detta verktyg att visa resultatet av specificerade celler i ett separat fönster. Du hittar det här verktyget i avsnittet Formelrevision på fliken Formler på menyfliksområdet. Det är användbart för att testa formler för att se effekten av en förändring i antaganden på en eller flera separata celler.
• Visa formler: För att se alla formler på ett ögonblick istället för de resulterande värdena, tryck på knappen Visa formler i avsnittet Formelrevision på fliken Formler på menyfliksområdet (eller använd genvägen Ctrl+`). Show Formulas är också ett mycket snabbt och enkelt sätt att se om några hårdkodade värden finns.