Vad du behöver veta om fel för finansiell modellering i Excel

Möjligheten till fel i en finansiell modell är det främsta som håller en finansmodellerare vaken på natten. Som modellerare måste du ha en sund respekt för kalkylblad och deras känslighet för fel.

Föreställ dig att du arbetar med ett spännande nytt projekt. Du har tillhandahållit en finansiell modell som används för ett projekt eller nyckelfunktion i ditt företag. Det ser fantastiskt ut. Människor är tända; pengar spenderas. Men veckor eller månader in i projektet går siffrorna plötsligt inte ihop. Varför är projektet så långt över budget?

Vid granskning inser du plötsligt att det har varit ett fel i dina ursprungliga beräkningar. Hoppsan! Din trovärdighet och ditt förtroende för ditt arbete ifrågasätts, vilket leder till några obekväma stunder under möten (för att inte tala om oro över din framtid på företaget).

European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) håller en väletablerad årlig konferens för att presentera den senaste forskningen och rönen i ämnet. Det finns många väldokumenterade fall av högprofilerade Excel-modellmisstag. Några av dessa är dokumenterade av EuSpRiG . Med tanke på de flesta företags ovilja att prata om sina misstag, leder antalet och frekvensen av berättelserna som dokumenterats av EuSpRiG många att tro att fel i kalkylblad är en vanlig företeelse i de flesta organisationer.

Vilken form kan dessa fel ha? Generellt kan modelleringsfel grupperas i tre breda kategorier: formelfel, antaganden eller inmatningsfel och logiska fel.

Formelfel i din ekonomiska modell

Formelfel är de enklaste felen att göra och relativt lätta att upptäcka, men de är fruktansvärt pinsamma när de upptäcks. Den här typen av "mekaniska" fel är också lättast att undvika genom självkontroll och korrigering.

Ett vanligt formelfel är att helt enkelt plocka upp fel cell i formeln - till exempel att länka till cell B98, som innehåller 6, istället för cell B97, som innehåller 0,6. Det här felet kan till en början verka ganska litet, men låt oss säga att din initiala investering var 100 000 USD. Genom din modellering räknar du ut att det finns en vinstmarginal på 60 procent, men på grund av detta fel förutspår du 600 000 $ vinst istället för 60 000 $. hoppsan!

Antaganden eller inmatningsfel i din ekonomiska modell

Din modells formler kan beräknas perfekt, men antaganden i finansiella modeller är ett läroboksfall av "skräp in, skräp ut." Om de antaganden du har använt som indata är felaktiga kommer modellen också att vara felaktig.

När det gäller inmatningsfel finns det två huvudtyper att ta hänsyn till:

• Datainmatning: Datainmatningsfel kan lätt uppstå om du uppdaterar driftskostnaderna, till exempel vecka till vecka. Om dessa kostnader inte är korrekt kopplade eller uppdateras regelbundet kan du få en ofullständig eller felaktig bild av processen. Att ibland länka denna information till en separat, automatiskt genererad fil och använda några av de nya moderna Excel-verktygen som Get & Transform (tidigare kallad Power Query) kan automatisera och påskynda denna process. Se också till att bekräfta vem som är ansvarig för att uppdatera kalkylarket och se till att eventuella ändringar av processen eller uppdateringsschemat inte påverkar din modell.
• Användarinmatning: Användarinmatningsfel uppstår oftare när du är mindre bekant med produkten eller projektet du modellerar. Till exempel, när det kommer till lönekostnaderna för ett program, kan du räkna in fördelarna som en anställd kommer att få och anta att det kommer att vara 5 procent av hennes lön, vilket är ett ganska standardmässigt antagande över hela linjen. Men eftersom du är ny i organisationen kan du misslyckas med att ta hänsyn till andra faktorer som påverkar den anställdes förmåner, såsom en ökning av kostnaden för att leverera det tandvårds- och medicinska programmet som företaget är stolt över. Plötsligt driver detta upp kostnaden till 12,5 procent av lönen, vilket helt och hållet blåser ut alla personalkostnader du så noggrant har beräknat.

Om du gör antaganden måste du registrera dem, överväga dem och lägga ut dem noggrant i din modell. Det är också en bra idé att bekräfta dessa uppgifter med nyckelintressenterna.

Det gamla talesättet "För många kockar förstör buljongen" gäller verkligen för att bygga en finansiell modell. Såvida du inte har en strikt, samarbetande uppsättning standarder som säkerställer att modellen läggs ut och antaganden läggs in konsekvent, kommer du att uppnå det bästa resultatet genom att endast en modellare arbetar med att bygga modellen.

När det kommer till att använda modellen bör dock vem som helst kunna använda en välbyggd modell. Om du är orolig för att folk förstör dina beräkningar eller matar in indata felaktigt, se till att dina instruktioner och dokumentation förklarar hur du använder modellen. Tillämpa också datavalideringar eller cellskydd på modellen för att begränsa ändringar som användaren kan göra.

Logiska fel i din ekonomiska modell

Fel i modellens logik är förmodligen de svåraste att upptäcka, eftersom du kan få alla antaganden, indata och formler att fungera perfekt, men logiken och metodiken – hur modellen är byggd – kan fortfarande vara felaktig. Du måste fånga logiken och se till att byggarens tillvägagångssätt är tydligt. Annars, om du tappar nyckelpersonen som byggde modellen, kan förvirring uppstå.

Till exempel visar denna modell hur stor andel av investerarens medel som har lånats ut. Procentsatsen har beräknats genom att dividera investeringssaldot (den nuvarande investeringen plus den nya investeringen) med portföljsaldot (de nuvarande lånen plus de nya lånen minus lånen som löpt ut).

Beräkna investeringsportföljkvoter.

Vänta en sekund. Beräknar du det utifrån antalet skrivna lån eller det ackumulerade saldot? Du kan se hur sättet som förhållandet har beräknats kan orsaka förvirring för dem som inte är bekanta med denna modell. Det är viktigt att dokumentera hur du beräknar det. Du kan också lätt blanda ihop månadsbelopp med kumulativt saldo; du kan se att detta är tydligt dokumenterat i kolumn B.