Vad är SharePoint?

SharePoint är Microsofts främsta samarbetsservermiljö, som tillhandahåller verktyg för att dela dokument och data mellan olika organisationer inom ett företags nätverk. SharePoint, som vanligtvis används på ett företags nätverk som en serie intranätsajter, låter olika avdelningar kontrollera sin egen säkerhet, arbetsgrupper, dokument och data.

Som med alla andra webbplatser är en SharePoint-webbplats - eller en enskild sida på webbplatsen - tillgänglig via en URL som användaren kan komma åt med en vanlig webbläsare.

SharePoint används oftast för lagring av versionskontrollerade dokument, såsom Word-dokument och Excel-kalkylblad. I många miljöer används e-post för att skicka dokument fram och tillbaka mellan användare. Potentialen för att blanda ihop olika versioner av samma dokument är betydande. Att lagra flera kopior av samma dokument tar också upp mycket diskutrymme. Eftersom SharePoint tillhandahåller en enda källa för lagring, visning och uppdatering av dokument elimineras många av dessa problem.

Och eftersom SharePoint enkelt hanterar praktiskt taget alla typer av dokument, används det ofta för att konsolidera och lagra olika typer av dokumentation (projektritningar, videor, scheman, fotografier och arbetsböcker, till exempel) som krävs för stora projekt där flera team måste samarbeta .

Microsoft valde SharePoint som plattformen för Excel-publicering på grund av de betydande funktioner som är inbyggda i SharePoint, inklusive dessa:

• Säkerhet: SharePoint stöder användare och grupper av användare. Användare och grupper kan beviljas eller nekas åtkomst till olika delar av en SharePoint-webbplats, och utsedda användare kan ges tillstånd att lägga till, ta bort eller ändra webbplatsen.
• Versionering: SharePoint underhåller automatiskt en versionshistorik för objekt och data. Ändringar kan rullas tillbaka till ett tidigare tillstånd praktiskt taget när som helst. Möjligheten att återställa ändringar kan beviljas enskilda användare, och DBA-stöd krävs inte.
• Papperskorgen: Raderade data och objekt förvaras i en "papperskorg" så att de kan återställas vid behov. SharePoint stöder en Ångra-funktion för sina data.
• Varningar: Användare och grupper kan varnas via e-postmeddelande när ett specifikt dokument i SharePoint läggs till, tas bort eller ändras. När de får rätt behörigheter kan användare hantera sina egna varningar.
• Slutanvändarunderhåll: SharePoint-webbplatser är avsedda att underhållas av deras användare, utan inblandning av IT-avdelningar. Även om SharePoint-sidor inte är lika flexibla som vanliga webbsidor, kan en SharePoint-utvecklare lägga till eller ta bort funktioner från sidor; ändra teckensnitt, rubriker, färger och andra attribut på sidor; skapa undersidor och listor; och utföra många andra underhålls- och förbättringsuppgifter.
• Andra funktioner: Varje SharePoint-webbplats innehåller ett antal funktioner, såsom en kalender, en uppgiftslista och meddelanden som användare kan stänga av eller ta bort.

De flesta IT-organisationer har redan implementerat en SharePoint-miljö, så din organisation har troligen redan SharePoint igång på sitt nätverk. Ingen ensam användare kan bara starta en SharePoint-webbplats. Om du är intresserad av att använda SharePoint, kontakta din IT-avdelning för att fråga om att få tillgång till en SharePoint-webbplats.