Vad är Microsoft SharePoint: En kort rundtur

SharePoint i Microsofts molnbaserade lösning för samarbete. Microsoft SharePoint är ett utmärkt exempel på hur långt vi har kommit med att använda teknik för att förbättra lagarbete och kommunikation. 1971 skickade dataingenjören Ray Tomlinson det första e-postmeddelandet mellan två datorer sida vid sida. På frågan om vad som fick honom att utveckla en sådan banbrytande teknologi var Tomlinsons svar, "mest för att det verkade vara en bra idé."

Mer än 40 år senare, och över 269 miljarder e-postmeddelanden skickade och mottagna per dag bara under 2017, är det dags för en uppgradering av den snygga idén. I dagens värld, där informationsarbetare inte längre sitter bredvid varandra utan utspridda över flera geografier och tidszoner, räcker det helt enkelt inte med e-post för att säkerställa samarbete i realtid, insamling av självbetjäning av information och robust kunskapshanteringslösning.

Även om e-post kommer att fortsätta att tillgodose behoven av en-till-en-kommunikation och kalender, fungerar SharePoint Online som plattformen för teamfokuserade och projektfokuserade samarbetsbehov . Intranätsfunktionerna i SharePoint levererar samarbetsmöjligheter på ett sätt som utnyttjar den samlade kunskapen hos människorna i organisationen för att inte bara informera och engagera anställda utan också för att förändra affärsprocesser.

Rundtur i SharePoint-landskapet

SharePoint Online kopplar samman människorna på din arbetsplats med en intelligent innehållshanteringslösning som driver produktiviteten samtidigt som du håller din data säker. Det är en molnbaserad lösning som är en av tjänsterna i Office 365. Under SharePoint-paraplyet finns även SharePoint Server, som är en lösning som liknar SharePoint Online, men det krävs att man köper och underhåller serverhårdvara, installerar programvaran, behåller mjukvara. eller operativsystem uppdaterade, och anställa personer för att hantera tekniken och felsöka problem. I SharePoint Online hanteras dessa uppgifter av Microsoft.

Lär känna SharePoints personas

Medan SharePoint tillhandahåller en plattform för alla i organisationen att dela och arbeta tillsammans, finns det fyra typer av personas som använder, interagerar med och drar nytta av SharePoint.

• Slutanvändare: Om du går in på din organisations portal eller intranät på SharePoint för att läsa meddelanden eller någon typ av kommunikation är du en slutanvändare. Detsamma gäller om ditt projektteam använder SharePoint för samarbete.
• Administratörer: När du blir bekant med funktionerna och funktionerna i SharePoint kan du bli en superslutanvändare och ta på dig administrationsansvar, som följande:
  • Webbplatssamlingsadministratör: Den här rollen är ansvarig för en hel webbplatssamling, som kan ha många SharePoint-webbplatser. En webbplatssamlingsadministratör kan kontrollera vilka funktioner som är tillgängliga för webbplatssamlingen, inklusive arbetsflöden, anpassat varumärke och sökinställningar.
  • Webbplatsägare: När du skapar en ny webbplats från sidan Webbplatser blir du automatiskt webbplatsägare. Som webbplatsägare kan du tillhandahålla underwebbplatser, hantera behörigheter för webbplatsen, ändra utseende och känsla och aktivera eller inaktivera webbplatsfunktioner enligt vad som är tillgängligt från webbplatssamlingen och mer.

• IT-proffs: SharePoint har inbyggda funktioner som tillgodoser proffs på en IT-avdelning eller IT-konsulter som tillgodoser sina kunders behov. Vanligtvis administrerar dessa IT-proffs SharePoint Online för att säkerställa att tekniken uppfyller affärsbehoven. De kan fungera som system- eller SharePoint-admin med tillgång till SharePoint Admin Center i Office 365 där de konfigurerar SharePoint-inställningar, som t.ex.
  • Aktivera/inaktivera Yammer som den sociala samarbetslösningen för företag
  • Tillåter extern delning av SharePoint-webbplatser
  • Konfigurera policyer för efterlevnad och förebyggande av dataförlust
  • Återställer raderade webbplatser

• Utvecklare: Det här är de tekniska personerna som skapar applikationer och anpassningar för att utöka SharePoint-funktionerna utöver vad Microsoft erbjuder. SharePoint har rika funktioner för de hundratusentals utvecklare som fokuserar på denna plattform. Det finns till och med en marknadsplats för dessa utvecklare att publicera och sälja sina appar och lösningar: SharePoint Store.

Landar på SharePoint Online-hemsidan

SharePoint Online låter dig dela kunskap , innehåll, appar och rika, interaktiva nyheter till en bred publik inom din organisation. I hjärtat av förmågan att informera och engagera anställda är den grundläggande tekniken som ger vackra, moderna och mobilvänliga webbplatser och sidor.

SharePoint Online-hemsidan ger dig en snabb lista över alla webbplatser du tillhör och följer i den vänstra rutan. Den mellersta rutan visar en lista i kortstil med de senaste nyheterna i din organisation hämtad från alla webbplatser du har tillgång till samt en lista över webbplatser du ofta besöker.

SharePoint Online-hemsidan.

Följ dessa steg för att komma åt SharePoint Online-hemsidan:

Logga in på Office 365 .

Klicka på appstartaren (ikonen som ser ut som en våffla i det övre vänstra hörnet).

Klicka på SharePoint från listan med brickor.

Var försiktig med vad du delar på SharePoint!

SharePoint-webbplatser och deras innehåll kan delas med användare utanför din organisation genom en funktion som kallas extern delning. Som standard är extern delning aktiverad i SharePoint Online. Detta innebär att alla webbplatser som skapats från sidan Sites kan delas med externa användare. Office 365 Global Admin kan inaktivera den här funktionen globalt för hela SharePoint Online-miljön eller aktivera/inaktivera en individuell webbplatssamling.

Extern delning är praktiskt när du vill att personer du arbetar med som inte har en Office 365-licens (kallas externa användare ) i din organisation ska samarbeta med dig. Till exempel, om du kör en marknadsföringskampanj och du arbetar med en reklambyrå, kanske du vill ge dina kontakter i reklambyrån åtkomst till din projektwebbplats i SharePoint så att du kan vara medförfattare till dokument.

Extern delning kan också utgöra en potential för dataläckage, så var försiktig med vad du delar!