Vad är Microsoft Access och vad använder du det till?

Access 2019, den senaste versionen av Microsoft Office-databasapplikationen, har alltid varit ett kraftfullt program, och den här versionen är inte annorlunda. All den kraften gör Access till en applikation som inte är så lätt att lära sig på egen hand.

Du behöver inte använda alla funktioner och verktyg och trycka på kanterna på Access-kuvertet. Faktum är att du kan använda väldigt lite av allt som Access har att erbjuda och ändå skapa en ganska betydande lösning för dina behov för att lagra och komma åt data – allt eftersom Access verkligen kan "göra allt" – vilket gör att du snabbt kan sätta upp en databas, bygga in poster i den databasen och använd sedan dessa data på flera användbara sätt. Vem vet senare? Du kan bli en Access-guru.

Vad är Access bra för? Det är en bra fråga. Tja, listan över vad du kan göra med den är mycket längre än listan över vad du inte kan göra med den - naturligtvis, speciellt om du lämnar saker som "tvätta bilen" och "ställ undan disken" listan "kan inte göra". När det kommer till dataorganisation, lagring och hämtning är Access i spetsen för klassen.

Bygga stora databaser med Alexa

Okej, vad menar jag med stor databas? Vilken databas som helst med många poster - och med en hel del menar jag hundratals. Åtminstone. Och definitivt om du har tusentals poster behöver du ett verktyg som Access för att hantera dem. Även om du kan använda Microsoft Excel för att lagra listor med poster, begränsar det hur många du kan lagra (inte mer än antalet rader i ett enda kalkylblad). Dessutom kan du inte använda Excel för att ställa in något utöver en enkel lista som kan sorteras och filtreras. Så allt med många poster och komplexa data görs bäst i Access.

Några anledningar till att Access hanterar stora databaser väl är:

• Vanligtvis har en stor databas stora datainmatningsbehov. Access erbjuder inte bara formulär utan också funktioner som kan skapa ett snabbt formulär genom vilket någon kan ange alla dessa poster. Detta kan göra datainmatning enklare och snabbare och kan minska felmarginalen avsevärt.
• När du har många och massor av poster, har du också massor av möjligheter för fel att smyga sig in. Detta inkluderar dubbletter av poster, poster med felstavningar och poster med saknad information - och det är bara för öppnare. Så du behöver ett program som Access för att lösa dessa fel och fixa dem.
• Stora databaser innebär stora behov av korrekt och insiktsfull rapportering. Access har kraftfulla rapportverktyg som du kan använda för att skapa utskrivna rapporter och rapporter på skärmen – och de kan innehålla så få eller så många delar av din data som du behöver, hämtade från mer än en tabell om det behövs. Du kan skräddarsy dina rapporter efter din målgrupp, från det som visas på rapporternas sidor till de färger och typsnitt som används.
• Stora databaser är svåra att vada genom när man vill hitta något. Access tillhandahåller flera verktyg för att sortera, söka och skapa dina egna specialiserade verktyg (kallade queries ) för att hitta den svårfångade enstaka posten eller gruppen av poster du behöver.
• Access sparar tid genom att göra det enkelt att importera och återvinna data. Du kan ha använt vissa verktyg för att importera data från andra källor - som Excel-kalkylblad (om du började i Excel och maxade dess användbarhet som datalagringsenhet) och Word-tabeller. Access sparar dig från att ange alla dina data igen och låter dig hålla flera datakällor konsekventa.

Skapa databaser med flera tabeller

Oavsett om din databas innehåller 100 poster eller 100 000 poster (eller fler), om du behöver hålla separata tabeller och relatera dem för maximal användning av informationen, behöver du en relationsdatabas - och det är Access. Hur vet du om din data måste finnas i separata tabeller? Tänk på din data — är den mycket uppdelad? Går det av på tangenter? Betrakta följande exempel och tillämpa begreppen på din data och se om du behöver flera tabeller för din databas.

Den stora organisationens databas

Föreställ dig att du arbetar för ett mycket stort företag, och företaget har data om deras kunder och deras beställningar, de produkter företaget säljer, dess leverantörer och dess anställda. För en komplex databas som den här behöver du flera tabeller, enligt följande:

• En tabell innehåller kunddata – namn, adresser, telefonnummer och e-postadresser.
• En andra tabell innehåller kundernas beställningar, inklusive namnet på kunden som gjorde beställningen, säljaren som hanterade försäljningen, fraktinformation och datum för beställningen.
• En tredje tabell innehåller information om de produkter företaget säljer, inklusive produktnummer, leverantörsnamn, priser och antal artiklar i lager.
• En fjärde tabell innehåller leverantörsdata — om de företag från vilka huvudorganisationen får sin inventering av produkter för att sälja vidare till kunder. Tabellen innehåller företagsnamn, deras kontaktperson och adress, e-post och telefonnummer för att nå dem.
• En femte tabell innehåller anställdas data - från det datum de anställdes till deras kontaktinformation till deras jobbtitel - och innehåller även anteckningar om dem, en sorts en sammanfattning av deras CV för referens.

Andra tabeller finns också - för att hålla en lista över fraktbolag och deras kontaktinformation (för frakt av kundorder), en utgiftstabell (för utgifterna för att driva verksamheten) och andra tabeller som används med de fyra huvudsakliga tabellerna.

Eftersom du inte behöver fylla i alla fält för varje post - i någon tabell i databasen - om du till exempel inte har ett telefonnummer eller inte känner till en e-postadress, är det okej att lämna dessa fält tomma tills du har fått den informationen.

Misslyckas med att planera? Planera att misslyckas

Om du tänker noga på din databas, hur du använder din data och vad du behöver veta om dina anställda, kunder, volontärer, givare, produkter eller projekt – vad du än lagrar information om – kan du planera:

• Hur många bord behöver du
• Vilken data kommer att gå in i vilken tabell
• Hur du använder tabellerna tillsammans för att få de rapporter du behöver

Naturligtvis glömmer alla något, och planer ändras efter att ett system redan har implementerats. Men oroa dig inte — Access är inte så stel att kaos kommer att uppstå om du börjar bygga dina bord och glömmer något (ett fält eller två, ett helt bord). Du kan alltid lägga till ett fält som du har glömt (eller som någon ljus gnista precis sa att du behövs) eller lägga till en ny tabell i efterhand. Men att planera framåt så noggrant som möjligt är fortfarande viktigt.

Som en del av grundlig planering, skissa din planerade databas på papper, rita ett slags flödesschema med rutor för varje tabell och listor över fält som du kommer att ha i var och en. Rita pilar för att visa hur de kan vara relaterade — det är ungefär som att rita ett enkelt släktträd — och du är på god väg till en välplanerad, användbar databas.

Här är en praktisk procedur att följa om du är ny på processen att planera en databas:

1. På papper eller i ett ordbehandlingsdokument, beroende på vad som är bekvämast, skriv följande:

• Ett preliminärt namn för din databas
• En lista över de bitar av information du planerar att få från databasen dagligen eller regelbundet

2. Nu, baserat på den informationen, skapa en ny lista över de faktiska detaljerna du kan lagra:

Lista upp all information du kan tänkas komma på om dina kunder, produkter, idéer, fall, böcker, konstverk, studenter - vad din databas än avser. Var inte rädd för att gå överbord — du kan alltid hoppa över några av objekten i listan om de inte visar sig vara saker du verkligen behöver veta (eller möjligen kan ta reda på) om varje objekt i din databas.

3. Ta listan med fält — det är vad all information är — och börja dela upp dem i logiska grupper.

Hur? Tänk på fälten och hur de fungerar tillsammans:

• Till exempel, om databasen håller reda på ett bibliotek med böcker, kanske titeln, publiceringsdatum, utgivare, ISBN ( I nternationellt S tandard B ook N umbra, vilket är unikt för varje bok), pris och sidantalet kan lagras i en grupp, medan författarinformation, recensioner och listor över andra titlar av samma författare eller böcker om samma ämne kan lagras i en annan grupp. Dessa grupper blir individuella tabeller och skapar din relationsdatabas med böcker.
• Ta reda på vad som är unikt med varje skiva. Som nämnts i föregående punkt behöver du ett fält som är unikt för varje post. Även om Access kan skapa ett unikt värde för dig om det inte finns några unika data för varje post i din databas, är det ofta bäst att ha ett sådant fält redan på plats, eller att skapa ett sådant fält själv. Kundnummer, studentnummer, personnummer, bok-ISBN, katalognummer, serienummer – allt som inte är detsamma för två olika poster fungerar.

Med en stor lista med fält och några preliminära grupperingar av dessa fält redo, och med en uppfattning om vilket fält som är unikt för varje post, kan du börja ta reda på hur du använder data.

4. Gör en lista över hur du kan använda data, inklusive:

• Rapporter du vill skapa, inklusive en lista över vilka fält som ska inkluderas för varje rapport
• Andra sätt du kan använda informationen på — etiketter för utskick, produktetiketter, katalogdata, prislistor, kontaktlistor och så vidare

5. Lista alla platser som din data för närvarande finns. Det kan vara på papperslappar i fickan, på kort i en kartong, i ett annat program (som Excel), eller kanske genom ett företag som säljer data i marknadsföringssyfte.

När denna planering är klar är du redo att börja bygga din databas.

Få tillgång till databaser med användarformulär

När du planerar din databas, tänk på hur informationen ska matas in:

• Om du ska göra datainmatningen själv kanske du är bekväm med att arbeta i en kalkylarksliknande miljö (känd i Access som databladsvy ), där tabellen är ett stort rutnät. Du fyller i den rad för rad, och varje rad är ett rekord.

Figuren visar en tabell över volontärer på gång i databladsvy. Du bestämmer: Är det lätt att använda, eller kan du tänka dig att glömma att flytta ner en rad och skriva in fel saker i fel kolumner när du skriver in varje post? Som du kan se finns det fler fält än vad som visas i fönstret, så du skulle behöva rulla mycket åt vänster och höger för att använda den här vyn.

Databladsvy kan vara en enkel miljö för datainmatning. Eller inte.

• Du kanske vill använda ett formulär (visas i följande figur) istället. Ett formulär är ett specialiserat gränssnitt för datainmatning, redigering och visning av din databas en post i taget, om:
• Någon annan kommer att hantera datainmatning
• Att skriva rad efter rad med data i ett stort rutnät verkar bedövande

Här är ett enkelt formulär för att ange nya poster eller granska befintliga.

Den bedövande effekten (och inneboende ökad marginal för fel) är särskilt sannolikt när du har många fält i en databas och användaren, om han arbetar i databladsvy, måste röra sig horisontellt genom fälten. Ett formulär som det som visas ger fälten ett mer tilltalande format, vilket gör det enklare att lägga in data i fälten och att se alla fält samtidigt (eller bara de du vill ha data in i).

Om din databas är tillräckligt stor för att du behöver hjälp med datainmatningen, eller om den kommer att växa med tiden, vilket gör en pågående datainmatningsprocess sannolikt, är Access verktyget för dig. Det faktum att det erbjuder enkla former av datainmatning/redigering är skäl nog att göra det till din databasapplikation.

Databaser som kräver särskild rapportering

Ytterligare en anledning att använda Access är möjligheten att skapa anpassade rapporter snabbt och enkelt. Vissa databasprogram, särskilt de som är designade för entabellsdatabaser (kända som plattfilsdatabaser ), har några standardrapporter inbyggda, och det är allt du kan göra - välj bara en rapport från listan och kör samma rapport som varannan användare av den programvaran körs.

Om du är en Excel-användare är dina rapporteringsmöjligheter långt ifrån lätta eller enkla, och de är inte designade för användning med stora databaser – de är avsedda för kalkylblad och små listor med en tabell. Dessutom måste du gräva mycket djupare i Excels verktyg för att komma till dessa rapporter. Access, å andra sidan, är en databasapplikation, så rapportering är en viktig funktion i förväg.

Ett exempel? I Excel, för att få en rapport som grupperar dina data efter ett eller flera av fälten i din lista, måste du först sortera raderna i kalkylbladet, använda fälten/fälten för att sortera data, och sedan kan du skapa vad som är känd som en delsummarapport . För att skapa det använder du en dialogruta som frågar dig om beräkningar du vill utföra, var du ska placera resultaten och om du baserar en sortering och/eller en delsumma på mer än ett fält. Den resulterande rapporten är inte designad för utskrift, och du måste mixtra med din kalkylbladspaginering (genom en specialiserad vy av kalkylarket) för att kontrollera hur rapporten skrivs ut.

I Access? Starta bara rapportguiden så kan du sortera dina data, välja hur du vill gruppera dem, bestämma vilka data som ska inkluderas i rapporten och välja en visuell layout och färgschema, allt i en enkel, strömlinjeformad process. Utan att du gör något är rapporten klar för utskrift. Access är byggt för rapportering – trots allt är det en databasapplikation – och rapporter är ett av de viktigaste (om inte det viktigaste) sätten du kommer att använda och dela din data.

Eftersom rapporter är en så viktig del av Access kan du inte bara skapa dem med minimalt krångel utan också anpassa dem för att skapa kraftfull dokumentation av dina viktigaste data:

• Bygg en snabb, enkel rapport som bara spottar ut det som finns i din tabell i ett snyggt och lättläst format.

Ah, enkelhet. En snabb rapport är bara ett klick bort.

• Skapa en skräddarsydd rapport som du designar steg-för-steg med hjälp av rapportguiden. Rapporten som visas i figuren har volontärerna sorterade efter deras efternamn. Dessa alternativ sattes enkelt igång med bara några få klick.

Rapportguiden skapar mer utarbetade (men enkla) rapporter, som den här.

• Du kan verkligen kavla upp ärmarna och designa en ny rapport, eller spela med en befintlig och lägga till alla möjliga klockor och visselpipor. Följande bild visar att detta händer i designvyn. Observera att rapportens titel (Volunteers List by Status) är vald: Den har en ruta runt sig och små handtag i rutans hörn och sidor, vilket innebär att du kan formatera om titeln, ändra teckensnitt, storlek eller färg på rutan. text, eller till och med redigera orden om en ny titel behövs.

Designvy kan se lite skrämmande ut, men för att verkligen anpassa saker behöver du det - och du kanske till och med gillar det!

Så du kan skapa vilken typ av anpassad rapport som helst i Access, med hjälp av någon eller alla dina databastabeller och något av fälten från dessa tabeller, och du kan gruppera fält och placera dem i vilken ordning du vill:

• Med rapportguiden kan du välja mellan flera förinställda layouter för din rapport, och du kan anpassa allt rad för rad, kolumn för kolumn.
• Du kan enkelt lägga till och ta bort fält efter att du har skapat rapporten om du skulle ändra dig om vad som ingår i rapporten. Om du vill sätta din personliga prägel på varje aspekt av din rapport kan du använda designvyn för att göra följande:
• Lägg till titlar, instruktions- eller beskrivande textrutor och grafik.
• Ställ in anpassade sidhuvuden och sidfötter för att inkludera all information som du vill ska visas på rapportens alla sidor.

Om allt detta låter spännande, eller åtminstone intressant, så är du verkligen på rätt väg med Access. Behovet av att skapa anpassade rapporter är en viktig anledning till att använda Access.