Du kan se dina meddelanden på minst tio sätt, börja med uppsättningen som följer med Microsoft Outlook. Du kan ändra varje vy genom att sortera på valfri kolumn med information i valfri vy genom att klicka på rubriken för den kolumnen.
För att ändra din vy av dina meddelanden i Outlook, välj Visa–>Aktuell vy och välj sedan en av följande vyer från menyn:
- Meddelanden. Det här är en enkel bild av din inkorg — Från, Till, Ämne — bara grunderna. Meddelanden som du inte har läst ännu är listade i fetstil; de andra är listade med vanlig typ.
- Meddelanden med AutoPreview. När du inte har tid att läsa alla meddelanden du får är en förhandsgranskning till hjälp. De första raderna kan ge dig en fingervisning om vilka meddelanden du vill läsa. AutoPreview visar de här första raderna.
- Normalt ser du bara förhandsgranskningar av meddelanden som du inte har läst ännu. Du ser bara rubrikerna på meddelanden som du har läst. Faktum är att Outlook förutsätter att du har läst alla meddelanden du har öppnat. Du kan också markera ett meddelande som läst eller oläst genom att högerklicka på det och välja Markera som läst eller Markera som oläst.
- Genom uppföljningsflagga. Du kan flagga inkommande meddelanden för att hjälpa dig hålla reda på vad du måste göra som svar på varje meddelande. Flaggade vyer grupperar dina meddelanden efter om flaggor är inställda på meddelandena, och listar vilka typer av flaggor som är inställda och när de förfaller.
- Vissa experter säger att det mest effektiva sättet att hantera alla dina inkommande meddelanden är att arkivera dem enligt vad du behöver göra med dem och sedan agera på dem enligt varje meddelandes prioritet och tidpunkt. Meddelandeflaggor är ett praktiskt sätt att få grepp om vad du har att göra med de meddelanden du får. By Follow-Up Flag view organiserar automatiskt dina meddelanden efter den åtgärd som de kräver, vilket gör dig omedelbart effektiv, eller hur?
- Senaste sju dagarna. När du blir ombedd att vidta omedelbara åtgärder på ett meddelande du fick för några dagar sedan är det inte alltid lätt att hitta meddelandet som berättade vad du ska göra, särskilt om du får mycket e-post. Vyn Senaste sju dagar visar dig bara de meddelanden som du har fått under den senaste veckan. Att hitta ett föremål i en kort lista är lättare än i en lång.
- Listan över de senaste sju dagarna begränsar din vy till meddelanden som kommer in under en sjudagarsperiod. Den sorterar inte meddelanden efter vad som finns i dem eller vem som har skickat dem. Du kan sortera dina meddelanden efter namnet på avsändaren eller ämnet för meddelandet genom att klicka på rubrikerna överst i kolumnerna i vyn.
- Flaggade för de kommande sju dagarna. Om du flaggar meddelanden som är riktigt viktiga, kommer de meddelanden som du har flaggat för att få din uppmärksamhet under de närmaste dagarna troligen att kräva din uppmärksamhet först. För en snabb titt på det hetaste av de heta föremålen, använd vyn Flaggat för de kommande sju dagar.
- Liksom Flaggat vy, klipper vyn Flaggat för de kommande sju dagar till det väsentliga: vem som skickade meddelandet, vad ämnet för meddelandet är och när åtgärd krävs för meddelandet som är markerat.
- Efter konversationsämne. Du bör alltid inkludera en ämnesrad som är lätt att förstå så att personen som får ditt meddelande vid första anblicken vet ämnet för ditt meddelande och vad du ska göra åt det. Med lite tur gör andra människor samma sak för dig. Då kan du verkligen få lite körsträcka från dina meddelanden genom att sortera dem i vyn Efter konversationsämne.
- Av avsändare. När chefen ringer och frågar: "Fick du e-postmeddelandet om bonusar som jag skickade till dig för tre veckor sedan?" du vill förmodligen inte lägga mycket tid på att sortera igenom alla andras meddelanden från de senaste tre veckorna. Det snabbaste sättet att snabbt svara på chefens fråga är att byta till vyn Efter avsändare.
- Du kan direkt hitta chefens namn i vyn Efter avsändare. Dubbelklicka på meddelandet med titeln Bonusar. Sedan kan du säga till chefen: ”Det gjorde jag verkligen; det är precis här framför mig." Du kommer att kunna svara så snabbt att chefen gärna ger dig den bonusen.
- Olästa meddelanden. Du behöver inte läsa varje meddelande som kommer över din skärm, men Murphys lag säger att den viktigaste informationen kommer att finnas i ett meddelande som du inte har läst ännu. Vyn Olästa meddelanden ger dig en snabb titt på saker du inte har tagit en snabb titt på ännu.
- Lämna inte din inkorg i vyn Olästa meddelanden hela tiden eftersom meddelanden verkar försvinna när du är klar med att läsa dem. Det är lättare att använda vyn Meddelanden för det mesta och byta till vyn Olästa meddelanden då och då som en strategi för att hitta saker.
- Skickad till. Det kan tyckas dumt att ha en bild av din inkorg sorterad efter namnet på den person som varje meddelande skickas till. Det är trots allt din inkorg; allt borde skickas till dig, annars skulle det inte finnas här, eller hur?
- Du har två anledningar till att använda Skickat till-vyn. Vissa meddelanden som kommer till dig är adresserade till alla på ditt företag, till exempel, så det är bra att veta att vissa meddelanden inte ska tas personligt. Det andra skälet är att samma uppsättning vyer är tillgängliga i inkorgen och mappen Skickade objekt. Mappen Skickade objekt är där Outlook förvarar kopior av meddelanden som du har skickat till andra personer. Att veta vad du skickat till vem kan vara väldigt praktiskt.
- Skickat till visning är bara sorterad, inte grupperad, vilket innebär att meddelandena visas i ordning efter namnen på personerna som skickade dem. En grupperad vy skulle visa som rubrik för en grupp namnet på varje person som har skickat e-post till dig. Om du klickar på ämneskolumnen förlorar du fördelen av att ha listan sorterad efter avsändare. Om din Skickade till-lista verkar vara felaktigt sorterad, klicka bara på ordet Till högst upp i Till-kolumnen.
- Meddelande tidslinje. Meddelandetidslinjevyn är en av de mest intressanta vyerna i Outlook; den ritar en graf över alla dina meddelanden efter när de kom. Meddelandetidslinjevyn är utformad för att hjälpa dig hitta meddelanden när du kommer ihåg när de kom men inte varför de kom eller vem som skickade dem.
- De små ikonerna som representerar meddelandena är faktiskt genvägar till meddelandena som de representerar. Du kan öppna ett meddelande genom att dubbelklicka på ikonen för det meddelandet. Du kan också högerklicka på meddelandeikonen för att svara på ett meddelande, ta bort ett meddelande eller flytta ett meddelande till en annan mapp.
