Upprätthålla en glad och frisk kontaktmapp i Outlook

Inom patologi, som är studiet av sjukdomar och hur de överförs, är en kontakt en person som överför en smittsam sjukdom, men i Outlook är en kontakt någon som man har information om. Information om kontakter sparas i mappen Kontakter. Den här mappen är en superdriven adressbok. Den har platser för att lagra människors namn, adresser, telefonnummer, e-postadresser, webbsidor, personsökarnummer, födelsedagar, årsdagar, smeknamn och andra saker. När du adresserar ett e-postmeddelande kan du få adressen direkt från mappen Kontakter för att vara säker på att adressen är korrekt angiven.

En Kontaktmapp är bara så bra och så noggrann som informationen om kontakter som du lägger in i den. Dessa sidor förklarar hur du anger information om en kontakt och uppdaterar informationen om den skulle ändras.

Ange en ny kontakt i mappen Kontakter

För att placera någon i kontaktlistan, öppna mappen Kontakter och börja med att göra något av följande:

• Klicka på knappen Ny kontakt.

• Tryck på Ctrl+N (i fönstret Kontaktmapp) eller Ctrl+Skift+C.

• Välj Arkiv -> Nytt -> Kontakt.

Du ser kontaktformuläret. På det här formuläret finns platser för att skriva in nästan allt som finns att veta om en person, förutom hans eller hennes kärleksliv och hemliga laster. Ange all information du vill registrera och tänk på dessa trafikregler när du går:

• Fullständiga namn, adresser och så vidare: Även om du kan bli frestad att helt enkelt ange adresser, telefonnummer, namn och så vidare i textrutorna, gör det inte! Klicka på knappen Fullständigt namn på fliken Allmänt, till exempel för att ange ett namn. Klicka på knappen Företag eller Hem för att ange en adress i dialogrutan Kontrollera adress. Genom att klicka på knapparna och ange data i dialogrutor tillåter du Outlook att separera beståndsdelarna av namn, adresser och telefonnummer. Som sådan kan Outlook sortera namn och adresser lättare, och det kan använda namn och adresser som en källa för massutskick och massutskick med Microsoft Word.

• När du anger information om ett företag, inte en person, lämnar du fältet Fullständigt namn tomt och anger företagets namn i fältet Företag.

• Information som är viktig för dig: Om formuläret inte verkar ha en plats för att ange en viss typ av information, försök att klicka på en triangelknapp och välja en ny informationskategori från popup-menyn. Klicka på triangelknappen bredvid knappen Företag och välj Hem, till exempel om du vill ange en hemadress istället för en företagsadress.

• Arkiv som: Öppna rullgardinsmenyn Arkiv som och välj ett alternativ för att arkivera kontakten i mappen Kontakter. Kontakter arkiveras i alfabetisk ordning efter efternamn, förnamn, företagsnamn eller kombinationer av de tre. Välj det alternativ som bäst beskriver hur du förväntar dig att hitta kontakten i mappen Kontakter.

• Postadresser: Om du behåller mer än en adress för en kontakt, visa adressen som du vill skicka e-post till och markera kryssrutan Det här är postadressen.

• E-postadresser: Du kan ange upp till tre e-postadresser för varje kontakt (klicka på triangelknappen och välj E-post 2 eller E-post 3 för att ange en andra eller tredje adress). I textrutan Visa som visar Outlook hur raden Till med e-postmeddelanden kommer att se ut när du skickar e-post till en kontakt. Som standard visar raden Till kontaktens namn följt av hans eller hennes e-postadress inom parentes. Du kan dock ange vad du vill i textrutan Visa som, och om du anger något annat hjälper dig att skilja mellan e-postadresser, skriv in något annat. Ange till exempel Lydia – Personligt så att du kan se när du skickar e-post till Lydias personliga adress i motsats till hennes företagsadress.

• Foton: För att lägga till ett digitalt foto i ett kontaktformulär, klicka på knappen Lägg till kontaktfoto och, i dialogrutan Lägg till kontaktbild, välj en bild och klicka på OK-knappen.

Var noga med att skriva några ord på fliken Allmänt för att beskriva hur och var du träffade kontakten. När det är dags att rensa bort kontakter i mapplistan för kontakter kan du genom att läsa beskrivningarna hjälpa dig att avgöra vem som renas bort och vem som inte gör det.

När du är klar med att ange information klickar du på knappen Spara och stäng. Om du har bråttom att ange kontaktinformation klickar du på knappen Spara och ny. Om du gör det öppnas ett tomt formulär så att du kan registrera information om en annan kontakt.

Här är ett snabbt sätt att ange kontaktinformation för någon som har skickat ett e-postmeddelande till dig: Öppna meddelandet, högerklicka på avsändarens namn på raden Till och välj Lägg till i Outlook-kontakter på snabbmenyn. Du ser kontaktformuläret. Ange mer information om avsändaren om du kan och klicka på knappen Spara och stäng.

Importera e-post och adresser från ett annat program

Anta att du har använt Outlook Express, Eudora eller Lotus Organizer för att hantera dina e-post- och kontaktadresser, men nu har du konverterat till Outlook. Vad gör du med e-postmeddelanden och namn och adresser i det andra programmet? Du kan inte låta dem bara sitta där. Du kan importera dem till Outlook och fortsätta där du slutade.

För att importera e-post- och kontaktadresser från ett annat program, börja med att välja Arkiv –> Importera och exportera. Du ser import- och exportguiden. Vad du gör härnäst beror på var du nu gör din e-post och adressspårning:

• Outlook Express: Välj Importera Internet-e-post och adresser och klicka på Nästa. I dialogrutan Outlook Importverktyg, välj Outlook Express, markera kryssrutor för att bestämma vad som ska exporteras (e-post, adresser och/eller regler) och klicka på knappen Nästa igen. I nästa dialogruta väljer du alternativ för att bestämma vad du ska göra med dubbletter av poster; klicka sedan på knappen Slutför.

• Eudora: Välj Importera Internet-e-post och adresser och klicka på knappen Nästa. I dialogrutan Outlook Importverktyg väljer du Eudora, väljer alternativ för att bestämma vad du ska göra med dubbletter av poster och klickar på knappen Nästa igen. I dialogrutan Browser for Folder väljer du filen där Eudora-data lagras och klickar på OK-knappen.

• Lotus Organizer: Välj Importera från ett annat program eller fil, klicka på knappen Nästa, välj en Lotus Organizer-version (4.x eller 5.x) och klicka på knappen Nästa igen. När du klickar på knappen Nästa medan du går, blir du tillfrågad om hur du hanterar dubbletter av objekt, för att hitta Lotus Organizer-datafilen och att välja en Outlook-mapp att lägga data i.

Vissa import- och exportfilter installeras inte automatiskt av Outlook. Outlook kan be dig att sätta in Office-CD:n så att den kan installera ett filter.