Upprätta kriterieområdet i en Excel-databasfunktion

Kriterierna för en databasfunktion är inte en del av databasfunktionsargumenten utan finns någonstans i kalkylbladet och refereras sedan av funktionen. Kriterieområdet kan innehålla ett enda kriterium, eller det kan innehålla två eller flera kriterier. Varje enskilt kriterium är strukturerat enligt följande:

• I en cell anger du fältnamnet (rubrik) för den databaskolumn som kriteriet kommer att gälla för.

• I cellen nedan anger du värdet som fältdata måste uppfylla.

Bilden visar elevdatabasen med ett kriterieområde till höger om databasen. Det finns platser att sätta kriterier för klass, lärare och slutbetyg. I exemplet har ett kriterium satts för fältet Klass. Detta kriterium tvingar databasfunktionen att endast behandla poster (rader) där klassen är Accounting 101. Observera dock att ett kriterium kan ställas in för mer än ett fält. I det här exemplet har kriterierna för lärare och slutbetyg lämnats tomma så att de inte påverkar resultaten.

Välja kriterier som ska användas med en databasfunktion.

FUNKTIONEN GENOMGÅNG har matats in i cell F8 och använder detta kriterieintervall. De tre argumenten är på sin plats. Namnet Studenter talar om för funktionen var databasen finns, fältet Slutbetyg (kolumnen) är där funktionen hittar värden för att beräkna medelvärdet, och kriterierna är inställda på kalkylbladsintervallet som har kriterier som talar om för funktionen att endast använda poster där klassen är Redovisning 101 — med andra ord F2:H3. Posten i cell F8 ser ut så här:

=MEDEL(Elever,"Slutbetyg",F2:H3)

Varför hänvisar den här funktionen till F2:H3 som kriterieintervallet när det enda definierade kriteriet finns i intervallet F2:F3? Det är en fråga om bekvämlighet. Eftersom cellerna G3 och H3 i kriterieintervallet är tomma, ignoreras fälten Lärare och Slutbetyg av en databasfunktion som använder detta kriterieintervall. Men om du vill ange ett kriterium för ett av dessa fält, skriv bara in det i lämplig cell; det finns inget behov av att redigera databasfunktionsargumenten. Vad sägs om att tilldela ett namn till kriterieområdet och sedan använda namnet som det tredje argumentet till databasfunktionen? Det fungerar alldeles utmärkt också.

Oavsett om du använder ett namngivet område för dina kriterier eller helt enkelt skriver intervalladressen, måste du vara noga med att ange ett område som inkluderar alla kriterier men som inte inkluderar några tomma rader eller kolumner. Om du gör det blir databasfunktionens resultat felaktiga.

Så här anger du någon av databasfunktionerna. Det här exemplet använder DSUM-funktionen, men instruktionerna är desamma för alla databasfunktioner; använd bara den som utför önskad beräkning. Följ dessa steg:

Importera eller skapa en databas med information i ett kalkylblad.

Informationen ska finnas i sammanhängande rader och kolumner. Se till att använda fältrubriker.

Alternativt kan du använda dialogrutan Nytt namn för att ge databasen ett namn.

Välj en del av kalkylbladet som kriterieområde och lägg sedan till rubriker i detta område som matchar databasrubrikerna.

Du måste endast tillhandahålla kriterierubriker för databasfält som kriterierna tillämpas på. Till exempel kan ditt databasområde ha tio fält, men du måste definiera kriterier för tre fält. Därför kan kriterieområdet vara tre kolumner brett.

Placera markören i cellen där du vill att resultaten ska visas.

Denna cell får inte finnas i databasområdet eller kriterieområdet.

Skriv =DSUM( för att börja funktionsinmatningen.

Ange databasintervallet eller ett namn, om ett sådant är inställt.

Skriv ett kommatecken (,).

Ange något av följande:

• Rubriknamnet, inom citattecken, för databasfältet som funktionen ska bearbeta

• Kolumnnumret

Skriv ett kommatecken (,).

Ange intervallet för kriterieområdet.

Skriv a) och tryck på Enter.