När du är redo att ange data i ett kalkylblad i en Microsoft Excel 2007-arbetsbok finns det några enkla riktlinjer (en sorts datainmatningsetikett) som du bör tänka på:
-
Försök att organisera din information i tabeller med data som använder intilliggande (intilliggande) kolumner och rader. Starta tabellerna i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet och arbeta dig ner i arket, snarare än tvärs över arket. När det är praktiskt, separera varje tabell med högst en enda kolumn eller rad.
-
När du ställer in dessa tabeller, hoppa inte över kolumner och rader bara för att "space ut" informationen. Istället kan du lägga till blanksteg mellan information i intilliggande kolumner och rader genom att bredda kolumner, öka radhöjderna och ändra justeringen.
-
Reservera en enstaka kolumn i tabellens vänstra kant för tabellens radrubriker.
-
Reservera en enda rad överst i tabellen för tabellens kolumnrubriker.
-
Om din tabell kräver en titel, placera titeln i raden ovanför kolumnrubrikerna. Sätt rubriken i samma kolumn som radrubrikerna.
Med tanke på alla fastigheter som följer med varje Excel-kalkylblad – 16 384 kolumner och 1 048 576 rader – skulle du tro att utrymmesbesparing är en av de sista sakerna du behöver oroa dig för. Däremot är utrymmesbesparing i kalkylbladet lika med minnesbesparing. Mängden datorminne som är tillgängligt för Excel avgör den slutliga storleken på kalkylbladet du kan bygga, inte det totala antalet celler. När du får ont om minne har du faktiskt slut på utrymme – oavsett hur många kolumner och rader som fortfarande är kvar att fylla. För att maximera informationen du kan få i ett enda kalkylblad, försök därför alltid att hålla dina data nära varandra.