Tips för att förbereda en presentation av din finansiella modell

Du känner bäst till din ekonomiska modell. Ingen är mer kvalificerad än du att prata om din modell, så du kan bli ombedd att kommunicera resultatet av den finansiella modellen som en formell presentation till styrelsen eller ledningen. Du måste bestämma dig för hur du ska kommunicera dina resultat på ett tydligt och kortfattat sätt. Det är förståeligt att många detaljorienterade modellerare tycker att det är svårt att destillera sina 20MB finansiella modeller som har tagit veckor att bygga in i en tiominuterspresentation!

Om du bara kopierar och klistrar in ett diagram direkt i Word eller PowerPoint kommer länkarna till underliggande data i Excel att bibehållas. Det här är bra om du planerar att göra ändringar, men det kan göra filstorleken mycket stor och kan också leda till att du av misstag skickar konfidentiell information oavsiktligt inbäddad i ett annat dokument. För att undvika detta måste du klistra in diagrammet som en bild. Kopiera diagrammet och använd sedan Klistra in special i måldokumentet för att klistra in diagrammet som en bild eller JPG.

I den här typen av miljö där du behöver förmedla massor av information, är det till hjälp att ha sammanfattningstabellerna eller diagrammen på en PowerPoint-bild bakom dig medan du talar. Det kan också hjälpa att ta bort fokus från dig om du är lite nervös.

Din publik är förmodligen inte intresserad av att se hur modellen fungerar (och jag rekommenderar inte att du visar de inre funktionerna om de inte specifikt har begärt det), men de kanske gillar att se levande och föränderliga scenarier. Om modellen är korrekt byggd kommer du att kunna göra en enda ändring av ingångsantagandena, och publiken kommer att kunna se effekterna av dessa föränderliga scenarier i realtid.

Se till att du testar alla möjliga ingångar i förväg. Har en #REF! fel under en levande känslighetsanalys är en verklig förtroende- och trovärdighetsdödare.

Oavsett om du presenterar i Excel eller använder PowerPoint-bilder, var noga med att följa dessa grundläggande regler för att göra ekonomiska presentationer:

• Visa bara ett nyckelmeddelande åt gången. Fyll inte skärmen med för mycket detaljer eller försök att förmedla för mycket på en gång.
• Använd vitt utrymme istället för rutnät. Rutnät skapar rörigare och ju mindre som ett tråkigt Excel-kalkylblad din presentation ser ut, desto bättre. Du kanske älskar Excel, men många i publiken kommer att stänga av när de ser rutnätslinjerna, så få det att se mer ut som en presentation och mindre som Excel.
• Ge dem en mer detaljerad rapport att titta igenom efter presentationen. Visa endast en sammanfattning på hög nivå på skärmen.
• Se till att teckensnittet är tillräckligt stort och tydligt på projektorn. Testa det i förväg om du kan. Ibland ser färgerna urtvättade ut, vilket gör text svår att läsa när den projiceras.
• Om du visar själva modellen på skärmen, öka zoomen i Excel så att din publik kan se siffrorna. Testa detta i förväg och kom ihåg att du bara kommer att kunna visa en liten del av skärmen på detta sätt.
• Hoppa inte runt i Excel. Din publik är inte lika bekant med modellen som du är. De kommer att behöva lite tid för att smälta vad de ser.
• Använd diagram och grafik för att visa ditt meddelande istället för text och siffror.

Var beredd på frågor om utdata, input, antaganden eller hur modellen fungerar. Se till att du kan försvara de antaganden du har använt eller hur du har beräknat något. Modellens utdata är bara så bra som de antaganden som har lagts in i den, så du måste se till att publiken accepterar nyckelantagandena för att de ska kunna acceptera modellresultaten.