Tio tips för att skapa läsbara PowerPoint 2013-bilder

Följande är en lista med några slumpmässiga tips och pekare som hjälper dig att producera läsbara bilder i PowerPoint 2013. Din främsta oro är att dina bilder är läsbara och begripliga för alla som kommer att titta på dem.

Försök att läsa bilden från baksidan av rummet

Den främsta regeln för att skapa läsbara bilder är att alla i rummet måste kunna läsa dem. Om du inte är säker finns det ett säkert sätt att ta reda på det: prova. Sätt igång projektorn, ta fram bilden, gå till baksidan av rummet och se om du kan läsa den. Om du inte kan, måste du göra en justering.

Kom ihåg att allas syn kanske inte är lika bra som din. Om du har perfekt syn, kisa lite när du kommer till baksidan av rummet för att se hur bilden kan se ut för någon vars syn inte är perfekt.

Om en projektor inte är praktisk, se till att du kan läsa dina bilder på 10 eller 15 fots avstånd från din dators bildskärm.

Undvik liten text

Om du inte kan läsa en bild från baksidan av rummet beror det förmodligen på att texten är för liten. Regeln att leva efter är att 24-punktstyp är den minsta du bör använda för text som du vill att folk ska läsa. En 12-punktstyp kan vara perfekt läsbar i ett Word-dokument, men den är alldeles för liten för PowerPoint.

Inte mer än fem kulor, tack

Har du någonsin lagt märke till hur David Letterman använder två bilder för att visa sina tio bästa listor? Daves producenter vet att tio föremål är alldeles för många för en skärm. Fem är helt rätt. Du kanske kan slinka in sex då och då, men om du är upp till sju eller åtta, försök dela upp bilden i två bilder.

Kulor har blivit klyschiga. Om möjligt, eliminera dem helt och hållet från din presentation. Ett enda, väl valt fotografi är ofta ett mycket bättre sätt att kommunicera en nyckelpunkt än en lista med punktpunkter.

Undvik överdrivet utlåning av ordspråk till alltför lång text som inte bara är överflödig utan också repetitiv och upprepande

Kanske skulle rubriken ha varit "Var kortfattad."

Använd konsekventa formuleringar

Ett tecken på en amatörpresentation är formuleringar i punktlistor som inte är grammatiskt konsekventa. Tänk på den här listan:

• Vinsten kommer att förbättras

• Expanderande marknader

• Det kommer att minska mängden utomlands konkurrens

• Produktionsökning

Varje listobjekt använder en annan grammatisk konstruktion. Samma punkter som gjorts med konsekventa formuleringar har ett mer naturligt flöde och gör ett mer övertygande fall:

• Förbättrad vinst

• Utvidgade marknader

• Minskad utlandskonkurrens

• Ökad produktion

Undvik fula färgkombinationer

De professionellt utvalda färgscheman som följer med PowerPoint är designade för att skapa bilder som är lätta att läsa. Om du vågar dig bort från dem, var försiktig med att välja färger som är svåra att läsa.

Titta på radsluten

Ibland bryter PowerPoint en rad på en besvärlig plats, vilket kan göra bilder svåra att läsa. Till exempel kan en punktpunkt vara ett ord för långt för att få plats på en enda rad. När det händer kanske du vill bryta raden någon annanstans så att den andra raden har mer än ett ord. (Tryck på Shift+Enter för att skapa en radbrytning som inte startar ett nytt stycke.)

Alternativt kanske du vill dra den högra marginalen på textplatshållaren för att öka marginalens bredd så att linjen inte behöver brytas alls.

Webbadresser (URL) är notoriskt svåra att klämma in på en enda rad. Om din presentation innehåller långa webbadresser, var särskilt uppmärksam på hur de passar.

Håll bakgrunden enkel

Stänk inte en massa distraherande clipart på bakgrunden om det inte är nödvändigt. Syftet med bakgrunden är att ge ett väldefinierat visuellt utrymme för bildens innehåll. Allt för ofta sätter presentatörer upp bilder som har text ovanpå bilder av bergen eller stadens silhuetter, vilket gör texten nästan omöjlig att läsa.

Använd bara två nivåer av kulor

Visst, det är frestande att utveckla dina underpunkter till under- och underunderpunkter, men ingen kommer att kunna följa din logik. Gör inte dina bilder mer förvirrande än de behöver vara. Om du behöver göra sub-sub-sub-subpoints behöver du förmodligen några fler bilder.

Håll diagram och diagram enkla

PowerPoint kan skapa utarbetade grafer som även de bästa statistikerna kommer att förundras över. De mest effektiva graferna är dock enkla cirkeldiagram med tre eller fyra skivor och enkla kolumndiagram med tre eller fyra kolumner. På samma sätt förlorar pyramid-, Venn- och andra typer av diagram sin effekt när du lägger till fler än fyra eller fem element.

Om du bara kommer ihåg en regel när du skapar dina presentationer, kom ihåg den här: Håll det enkelt, rent och koncist.