Tio fallgropar för projektledning och hur man undviker dem

Att hantera ett projekt är svårt. Omfattning, resurser, förväntningar, scheman och budgetar förändras alltid. Även om Microsoft Project kan hjälpa dig med mekaniken för att organisera, planera och spåra ett projekt, kan det inte hjälpa dig att förhindra alla fallgropar i projektledning. Här är en titt på tio av de vanligaste fallgroparna och tips om hur du undviker dem.

Börja för litet

För att börja på rätt fot i ett nytt projekt, börja med att reflektera över helheten och arbeta dig ner till detaljerna systematiskt. Du måste förstå syftet, målen och den strategiska betydelsen av projektet innan du dyker in i de detaljerade uppgifter som är nödvändiga för att slutföra projektet.

Börja med att ställa dessa frågor: Ska projektet organiseras efter leverans? Efter fas? Efter geografi? Efter typ av teknik? Tänk igenom konsekvenserna av att organisera ditt projekt på vart och ett av dessa sätt. När du bestämmer hur du vill organisera projektet kan du börja din arbetsnedbrytningsstruktur (WBS). Om du bestämmer dig för att organisera det efter fas, återspeglas varje fas i ditt projekt i den översta nivån av WBS; om du bestämmer dig för att leveranser är ett bättre sätt att organisera projektet på, är de den högsta nivån. När din toppnivå är etablerad kan du börja dekomponera toppnivån i mer detaljerade arbetspaket och från arbetspaket till uppgifter.

Misslyckas med att täcka dina antaganden

Du skulle inte kunna planera ett projekt utan några antaganden. Att göra antaganden är inte ett problem, men att tro att andra människor vet - eller till och med delar - dina antaganden är ett problem.

När du startar ett nytt projekt, skapa en antagandelogg - antingen i ett Excel-kalkylblad eller som en Word-tabell. Dokumentera antagandet, ange deadline för att validera det och lägg till ett fält för kommentarer. Det är väldigt enkelt, men det säkerställer att alla arbetar under samma uppsättning antaganden.

Klistra in antagandet i avsnittet Anteckningar för de uppgifter som påverkas av antagandet.

Behandla ditt projekt som det enda VIP (mycket viktigt projekt)

Ditt projekt är viktigt för dig; i själva verket kan det vara den viktigaste aspekten av ditt arbete. Det kanske inte är lika viktigt för alla andra. Om du arbetar i en organisation som har många pågående projekt, är ditt troligen inte prioritet nummer 1. Närhelst resurser dras från ditt projekt för att hjälpa till med ett annat, återgå helt enkelt till schemat och revidera din plan för att slutföra arbetet. Du kan behöva revidera baslinjen eller till och med skapa en ny.

Tror att tillgänglighet är en kompetensuppsättning

När du arbetar djupt inne i projektet och försöker balansera resurstillgänglighet med det arbete som måste slutföras, är den enklaste strategin att leta efter den första oallokerade, eller underallokerade, resursen och tilldela den personen till en uppgift. Problemet är att den otilldelade resursen kanske inte har kompetensen att utföra arbetet. En anställds position på IT-avdelningen, till exempel, garanterar inte, eller antyder ens, att han kan bygga en databas eller bygga ett system. Identifiera de färdigheter som krävs för att slutföra arbetet och identifiera de färdigheter som finns tillgängliga resurser. Du kan även behöva identifiera kunskapsnivåer , såsom ingångsnivå, midlevel och expert.

Prenumerera på myten om obegränsade resurser

Om du inte beräknar ansträngningen och varaktigheten av varje uppgift, riskerar du att lägga för mycket arbete på en enskild resurs. I de flesta fall ägnas inte resurser åt projekt på heltid. Många resurser fungerar i en matrisorganisation ; de arbetar med flera projekt, eller så gör de projektarbete.

Om du inte bestämmer hur lång tid resurserna måste lägga på projektet och jämna ut arbetet därefter, möter du en obehaglig överraskning när projektet släpar efter eftersom dess resurser inte är 100 procent dedikerade eller för att du har överallokerat dem.

Lita på orealistiska uppskattningar

Som projektledare litar du på att teammedlemmar ger korrekta kostnads- och varaktighetsuppskattningar av deras arbete. När allt kommer omkring kan du inte vara en ämnesexpert inom alla områden. Men eftersom du fortfarande hålls ansvarig för schemat och budgeten du utvecklar, bör du förstå hur uppskattningarna utvecklades och sedan verifiera den lämpliga uppskattningsmetoden.

I avsnittet Noter, dokumentera grunden för uppskattningarna och de antaganden som används för att utveckla en uppskattning för att hjälpa till att hålla reda på de variabler som är associerade med uppskattningen.

Glöm att förbereda sig för Murphys lag

En projektledare har en kan-göra-attityd. Att vara i branschen för att lösa problem och leverera resultat betyder dock inte att du har råd att vara blint optimistisk om projekt. Att leverera i tid och inom budget beror delvis på att oförutsedda reserv för både tidplan och budget upprättas. Du kan skapa en reserv för enskilda uppgifter som i sig är riskabla och sätta en övergripande projektreserv. För enklare projekt räcker det med en reserv på 10 procent. För spetsteknologi kan du behöva en reserv på 50 procent eller mer.

Ge efter för att möta galenskapen

Hindret nr 1 för att slutföra uppgifter är utan tvekan The Meeting. Du kanske minns arbetsdagar där du stressade från det ena mötet till det andra, bara för att nå slutet av dagen och inse att du misslyckades med att slutföra något av ditt eget arbete. Du behövde förmodligen inte delta i alla - eller att om de åtminstone hade körts mer effektivt, kunde de ha avslutats på halva tiden.

Stoppa mötesgalenskapen! Schemalägg möten – även veckovisa statusmöten – endast när det behövs. Experimentera genom att hålla teammöten varannan vecka eller genomföra en-mot-en-möten med enskilda teammedlemmar.

Om ett specifikt ämne på dagordningen kräver input från en intressent, bjud in den personen att delta endast i den delen av mötet och ursäktas sedan för att återgå till arbetet.

Glöm att det bara är en modell

När du vet hur du skapar ett effektivt schema med Project, missa inte schemat för verklighet. Schemat är helt enkelt en modell av verkligheten, givet den information som finns tillgänglig vid tillfället. Information, antaganden, uppskattningar och resurser förändras alla, risker och problem är alltid närvarande, och naturligtvis förändras projektets omfattning. Därför, så fort du grundlägger projektet, är det förmodligen föråldrat.

Gör ditt bästa, naturligtvis, för att uppdatera modellen med den senaste informationen, men kom ihåg att bara schemaläggning av en händelse inte garanterar att den kommer att inträffa.

Att förlita sig på mirakel

Om du inte kan ta reda på hur du ska hålla en deadline med tanke på resurserna och informationen du anger i Project, är det osannolikt att du kommer att hålla den deadline. Faktum är att Project kan hjälpa dig att kommunicera problemen med ett aggressivt leveransdatum. Du kan visa intressenterna schemat och be dem hjälpa dig att avgöra hur du kan påskynda slutförandet av uppgifter. I vissa fall kan intressenter tillhandahålla relevant information som hjälper dig att avsluta tidigare; i andra fall vill de dock att projektet ska vara klart till ett visst datum, men det finns inget rimligt sätt att nå förfallodatumet.

När du står inför en orealistisk deadline, håll den så gott du kan. Om tidsfristen helt enkelt är omöjlig, erkänn den dock. Du kan använda Project för att söka efter alternativa tillvägagångssätt för att uppnå projektleveranserna – även om du inte kan använda det för att komprimera tid.