Ta reda på hur SharePoint 2003 tillför affärsvärde

Om du vacklar fram och tillbaka om att implementera SharePoint, läs vidare för några specifika sätt som detta teamwebbplatsbyggande verktyg kan tillföra värde till ditt företag.

Att söka kan kosta dig

All den tid dina anställda spenderar på att söka efter formulär, filer och telefonnummer går ihop. För att inte tala om den tid dina anställda spenderar på att trolla runt på kontoret och leta efter den senaste versionen av en varumärkesimage eller företagets policy för (till exempel) att ringa personliga telefonsamtal på företagets mobiltelefoner. Håll dina anställda vid sina skrivbord och arbeta genom att använda SharePoint för att ge den referensinformation de behöver.

Självbetjäning sparar pengar

Din organisation kan spara pengar genom att inte reproducera och distribuera pappersdokument som broschyrer och presentationer för intern distribution. Att skicka papperskopior är dyrt och slösaktigt. Du kan skicka elektroniska kopior via e-post, men då skulle du belasta din e-postserver och belasta mottagarna med beslutet om (och var) den bifogade filen ska sparas.

Hoppa över allt det där nonsens och använd SharePoint för att lagra och distribuera elektroniska versioner av dina dokument:

• Använd dokument-, bild- och formulärbibliotek för att lagra elektroniska versioner av dina filer.

• Skicka en hyperlänk till filen i e-post.

• Skapa en lista på portalens hemsida och tillkännage eventuella efterlängtade dokument som nästa års marknadsplan.

Genom att skicka en hyperlänk till en fil som är lagrad i ett SharePoint-bibliotek behöver dina anställda inte oroa sig för var de ska spara den elektroniska eller pappersfilen. De kan lägga till hyperlänken i sina personliga listor med hyperlänkar i Min webbplats. Nästa gång de vill återkalla presentationen från förra kvartalets säljseminarium behöver den inte vara längre bort än sidan My Site.

Överbrygga dina öar

Ett företags struktur lämpar sig ofta för att skapa öar av information. Tyvärr är det ofta just denna struktur som hämmar dina anställdas produktivitet eller står i vägen för att de ska hitta nöjda kunder. Istället för att se ett företag i termer av dess funktionella avdelningar (som marknadsföring och redovisning), använd SharePoint för att koppla samman öar och bryta kedjorna i din formella rapporteringsstruktur. Så här hjälper SharePoint-funktioner att få jobbet gjort:

• Teamflexibilitet: Du kan använda teamwebbplatser för att skapa en avsedd arbetsyta för ett team oavsett var teammedlemmarna befinner sig eller vem som rapporterar till vem.

• Dokumentcentrerat samarbete: Du kan tillåta anställda att samarbeta kring ett dokument, till exempel en uppdaterad personalpolicymanual, med hjälp av en dokumentarbetsyta.

• Home Sweet Meeting Workspace: Du kan använda mötesarbetsytor för att stödja möten (enskilt eller i serier) med en central plats för alla associerade deltagare, agendor och åtgärder.

• Affärsprocessvyer: Du kan dokumentera dina affärsprocesser genom att lägga dem på en teamwebbplats så att hela företaget eller teamet kan se och använda dem.

• Formalisera det informella: Du kan gräva in i dina avdelningar och ta med avdelningskalkylblad, policyer och formulär till SharePoint.

Skickar ett enhetligt meddelande

Använd portalen för att kommunicera en gemensam vision till dina anställda om ditt företag genom följande element:

• Hemsida: Kommunicera värdet av ett meddelande, till exempel företagets vision, genom att placera det direkt på portalens hemsida så att alla kan se det.

• Navigering: Använd din portals navigeringsfunktioner för att dirigera anställda till information om produkter och kampanjer.

• Listor: Använd listorna — länkarna och meddelandena — på din portal för att rikta medarbetarnas uppmärksamhet till de interna teamsidorna och företagsnyheter som du vill att de ska lägga märke till.

• Målgrupper: Rikta in dig på grupper av anställda, som arbetsledare eller alla inom kundtjänst, med listor som förstärker ett budskap, som värdet av merförsäljning.

• Utseende och känsla: Använd färgschema och branding av portalen för att omvandla din Sharepoint portal från en opersonlig mjukvara till den källa för den interna företagsnyheter och information.

Att skapa en känsla av gemenskap

Använd SharePoint för att hålla dina anställda uppdaterade med meddelanden om nya bebisar och nyanställda. Du eller dina anställda kanske till och med vill använda SharePoint för att skapa en samåkning eller hitta en lunchkompis.

Sänka kostnaderna för informationssystem

Föreställ dig att minska antalet hemmagjorda avdelningslösningar som använder kalkylblad och Access-databaser. Genom att ersätta dessa med listor och bibliotek i SharePoint uppnår du några omedelbara förbättringar:

• Enkel administration: Dina företagsspecifika lösningar blir mer konsekventa – vilket gör dem lättare att administrera, stödja, säkerhetskopiera och återställa än dussintals engångslösningar som skapats av kalkylarksjockeys.

• Tillgänglighet, portabilitet och återanvändbarhet: Data som lagras i SharePoints listor och bibliotek sparas i en SQL Server-databas. Viktig information är inte inlåst i ett kalkylblad som bara används av en avdelning.

• Ökad säkerhet: SharePoint tillhandahåller en inbyggd modell för säkerhet och behörigheter som bygger på din befintliga investering i Active Directory. Ännu bättre, dina avdelningar kan använda den modellen för att hantera vem som har tillgång till vad – utan att ringa helpdesk.

• Förmåga att eliminera Office-klienter: Genom att använda listor och bibliotek i SharePoint behöver du kanske inte ha Office-program som Excel installerade på alla dina klientdatorer. Folk kan använda webbläsaren för att slå upp data (eller lägga till data till en lista) i SharePoint. Den listan kan till och med länkas till ett kalkylblad som uppdateras medan en annan användare lägger till data genom att använda webbläsaren.

• Förenklad planering: Genom att samla allt detta innehåll under ett tak och på radarn förenklas din kapacitetsplanering avsevärt.

• Utbildningshjälp: Eftersom SharePoint ger ett konsekvent utseende och känsla är träning lättare.