Stjärndatum 2002: Den , gör kaptenen på rymdskeppet Enterprise troget dagliga poster i stjärnloggen. Kaptenen registrerar information om planeter som besättningen har utforskat, de utomjordingar som de har kämpat mot och de bisarra fenomen som de har observerat ute i rymden, dit ingen man (eller kvinna) har gått innan!
Nu är det din tur. Precis som kaptenen på Enterprise kan du spela in dina dagliga interaktioner med konstiga varelser i bisarra miljöer under stressiga omständigheter, även om de konstiga varelserna alla är på ditt eget kontor. Outlook Journal är din stjärnlogg.
Utan tvekan använder galaxens höga trollkarlar kaptenens logg för fruktansvärt viktiga saker, men din journal tjänar dig mer direkt. Ibland, när du behöver hitta ett dokument eller en post från en konversation, kommer du inte ihåg vad du kallade dokumentet eller var du lagrade det, men du kommer ihåg när du skapade eller tog emot objektet. I det här fallet kan du gå till Journalen och kontrollera datumet när du kommer ihåg att ha hanterat föremålet och hitta det du behöver veta.
För att få bra användning av tidskriften måste du dock använda den. Du kan ställa in Outlook för att göra journalanteckningar för nästan allt du gör, eller så kan du stänga av journalen helt och hållet och inte göra några poster i den. Om du inte skriver något i journalen får du inget ut.
Vad är det enklaste sättet att skriva in i journalen? Göra ingenting. Journalen registrerar automatiskt alla dokument som du skapar, redigerar eller skriver ut i ett Office XP-program. Journalen spårar också automatiskt e-postmeddelanden, mötesförfrågningar och svar, och uppgiftsförfrågningar och svar. Ett fåtal andra program än Microsoft Office-applikationerna har också förmågan att göra poster i journalen, men den funktionen används oftast med Office XP-program.
Det finns en hake: Du måste tala om för Outlook att du vill att automatisk journalinspelning ska aktiveras. (Okej, så du måste göra lite.) Lyckligtvis, om du inte har aktiverat journalens automatiska inspelningsfunktion, frågar Outlook 2002 dig om du vill aktivera funktionen varje gång du klickar på journalikonen.
För att aktivera journalens automatiska inspelningsfunktion, följ dessa steg:
1. Välj Verktyg–>Alternativ.
Dialogrutan Alternativ visas.
2. Klicka på knappen Journalalternativ.
Dialogrutan Journalalternativ visas, som visas i figur 1, med kryssrutor för alla typer av aktiviteter som du kan registrera automatiskt och namnen på alla personer för vilka du automatiskt kan registrera transaktioner, till exempel e-post.
 |
Figur 1: Dialogrutan Journalalternativ.
3. Klicka för att markera kryssrutan för de objekt och filer som du vill registrera automatiskt och för de kontakter som du vill ha informationen registrerad om.
Listan över personer i rutan För dessa kontakter är densamma som listan över personer i din kontaktlista. Du kan skapa journalanteckningar manuellt för personer som inte finns i din kontaktlista; se följande avsnitt "Spela in ett Outlook-objekt i journalen manuellt."
När du lägger till namn i din kontaktlista i modulen Kontakter är dessa namn inte inställda för automatisk inspelning i journalen. Du måste antingen kontrollera namnet i dialogrutan Journalalternativ eller öppna kontaktposten, klicka på fliken Journal och markera Registrera journalposter automatiskt för dessa kontakter.
4. Klicka på OK.
Journalen registrerar automatiskt de objekt och filer du valde för kontakterna du namngav.
Registrera ett Outlook-objekt i journalen manuellt
Om du inte vill störa din journal genom att spela in allt automatiskt, kan du ange markerade objekt manuellt — dra dem bara till journalikonen. Till exempel kanske du inte vill registrera varje transaktion med en potentiell kund förrän du är säker på att du gör affärer med den kunden. Du kan dra relevanta e-postmeddelanden till journalen och behålla ett register över seriösa förfrågningar. När du faktiskt börjar göra affärer med en ny kund kan du ställa in automatisk inspelning.
Följ dessa steg för att manuellt registrera objekt i journalen:
1. Dra objektet som du vill spela in (t.ex. ett e-postmeddelande) till journalikonen.
Journalanteckningsformuläret visas (se figur 2). Längst ner i formuläret finns en ikon som representerar objektet som du spelar in, tillsammans med objektets namn.
 |
Figur 2: En journalanteckning med en genväg till ett e-postmeddelande bifogat i textrutan.
2. Fyll i den information du vill registrera.
Du behöver dock inte spela in någonting. Textrutan längst ner på skärmen ger dig utrymme för att göra en anteckning till dig själv, om du vill använda den.
3. Klicka på Spara och stäng.
Posten som du registrerat läggs in i journalen.
Anteckna ett dokument i journalen
Om ditt favoritprogram, t.ex. ett rit- eller desktop-publiceringsprogram, inte visas i listan över program som kan göra automatiska poster i journalen är allt inte förlorat – du kan dra dokument från Outlooks mapp Min dator till Journalmapp för att skapa journalposter för dessa programs filer också. Eftersom journalen kan hålla reda på många typer av information om ett dokument förutom datum och tid (som klient, ämne och vissa anteckningar), kan du använda journalen för att hålla reda på filer du skapar i program som inte ingår av Microsoft Office. Om du valde att låta Outlook skapa journalposter automatiskt för dina Office XP-program, behöver du inte göra poster för Office XP-dokument.
Följ dessa steg för att spela in ett dokument i journalen:
1. Klicka på separationsfältet Andra genvägar i Outlook-fältet.
Ikonerna i gruppen Andra genvägar visas, inklusive ikonen Den här datorn.
2. Klicka på ikonen Den här datorn i Outlook-fältet.
Din lista över enheter visas (se figur 3).
 |
Figur 3: En lista över enheter i Den här datorn.
3. Hitta dokumentet som du vill spela in.
Dubbelklicka på enheten som innehåller dokumentet du vill spela in. Dubbelklicka sedan på mappen där du sparar dina dokument för att hitta dokumentet som du vill spela in. Markera det.
4. Klicka på avgränsningsfältet för Outlook-genvägar i Outlook-fältet.
Ikonerna i gruppen Outlook-genvägar visas, inklusive journalikonen.
5. Dra dokumentet till journalikonen.
Journalanteckningsformuläret visas, med en ikon i textrutan som representerar filen som du spelar in.
6. Klicka på Spara och stäng.
Ditt dokument registreras i Journalen.
Den stora fördelen med att registrera dokument i journalen är det faktum att journalanteckningar verkligen är genvägar till själva dokumenten. När du skriver in ett dokument i journalen har du snabb tillgång till information du har sparat om dokumentet och du är bara ett klick från själva dokumentet. Så om du använder ett icke-Office XP-program som skapar filer som inte håller reda på mycket information om sig själva, är Journalen en utmärkt central plats för att hålla reda på dokumentinformation. Om du till exempel sparar bilder från ett ritprogram på din dator, kanske du vill spara mer information om varje bild än bara filnamnet. Om du skapar journalposter för varje fil kan du föra anteckningar om varje bild i journalen. När du hittar journalposten för bilden du vill ha, dubbelklicka bara på ikonen för bilden. Programmet du använder för att se bilden öppnas.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
