Skicka din Access 2003-data till webben

Nu när Access 2003 innehåller all din coolaste information, varför inte dela dina saker med andra i ditt företag – eller till och med publicera det för världen? Oavsett om du bygger en kommersiell sajt inriktad på berömmelse och onlineförmögenhet, eller ett intranät över flera avdelningar för att förstärka ditt företag, innehåller Access 2003 alla verktyg du behöver för att piska din data till webbklar form på nolltid.

Access 2003 hjälper dig att publicera data på två sätt: statisk och dynamisk. Metoden för ditt projekt beror på den utrustning, mål och expertis som finns tillgänglig i din närmaste omgivning. Här är en snabb jämförelse av alternativen:

• Statisk: Det här alternativet är en direkt konvertering från Access 2003 till HTML. Dess namn återspeglar det faktum att de saker du konverterar inte förändras över tiden - det är ungefär som att ta en bild av din data. Om du lägger till fler poster i din tabell och vill inkludera dem i dina webbaserade saker, måste du återskapa webbsidorna.

• Statisk konvertering är ett utmärkt alternativ för adresslistor och kataloger som inte ändras särskilt ofta. Det är också ett bra ställe att börja när du utforskar webbens möjligheter. Du kan konvertera nästan alla Access 2003-objekt – inklusive tabeller, frågor, formulär och rapporter – till en statisk webbsida med alternativet Arkiv–>Exportera.

• Dynamisk: Istället för att skapa en enkel HTML-sida som innehåller all din data, skapar alternativet Dynamisk en speciell godbit som Access 2003 kallar en dataåtkomstsida. Det här är en HTML-sida som ger människor tillgång till dina data, så att de kan se (och till och med ändra) din information via företagets nätverk eller webben. Dataåtkomstsidor fungerar bara med Access-tabeller och frågor.

Tack vare Data Access Page Wizard är det inte svårt att bygga en dataåtkomstsida. Men eftersom all denna tekniska magi kräver ett seriöst samarbete mellan webbservern, Access 2003 och din databas, är det inte nödvändigtvis en uppgift för nybörjare att implementera den färdiga dataåtkomstsidan. Om din sida ska ses av fler än ett fåtal personer utanför ditt företag behöver du förmodligen ta hjälp av ett webbproffs.

Även om detaljerna för att få en dataåtkomstsida att fungera kan kräva lite hjälp från en utbildad datorproffs, kan bokstavligen vem som helst skapa en dataåtkomstsida med hjälp av guiden. Här är detaljerna steg för steg:

1. Öppna databasen som innehåller data avsedda för ditt intranät eller webben.

Databasfönstret hoppar till skärmen.

2. Klicka på knappen Sidor till vänster i fönstret.

Databasfönstret ändras och visar tre alternativ för dataåtkomstsidor.

3. Dubbelklicka på sidan Skapa dataåtkomst genom att använda alternativet Wizard.

Efter en onödig mängd hårddiskaktivitet kommer guiden för dataåtkomstsida fram (som visas i figur 1).

Figur 1: Guiden för dataåtkomstsidan ser mycket ut som rapportguiden.

4. I rutan Tabeller/Frågor klickar du på nedåtpilen och klickar sedan på den tabell eller fråga du vill ha på dataåtkomstsidan.

Fönstret Tillgängliga fält listar alla fält i den valda tabellen eller frågan.

5. För varje fält du vill ha på dataåtkomstsidan, klicka på fältnamnet och klicka sedan på knappen > (större än symbolen).

Det markerade fältet hoppar in i listan Valda fält.

För att kopiera alla möjliga fält till listan Valda fält, klicka på knappen >> (dubbelt större än symbolen). För att ta bort ett fält, klicka på dess post i listan Valda fält och klicka sedan på < (less="" than="" symbol)=""-knappen.="" to="" clear="" out="" ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (double="" less="" than="" symbol)= "">

6. Upprepa steg 4 och 5 för varje tabell eller fråga du vill inkludera. När alla fält är klara klickar du på Nästa.

Dataåtkomstsidor förstår hur relaterade tabeller fungerar tillsammans så att du kan inkludera fält från flera tabeller på en dataåtkomstsida.

7. För att visa dina data i grupper på din nya dataåtkomstsida, klicka på fälten du vill använda för att summera dina poster och klicka på knappen > (större än symbolen) för att lägga till de nya grupperna. När du är klar klickar du på Nästa.

När grupperingen är klar, går Access vidare till sorterings- och sammanfattningsinformation.

Grupper på en dataåtkomstsida fungerar precis som grupper i en rapport.

8. För att sortera detaljposterna ytterligare, välj ett fält på sidan Sorteringsordning och sammanfattningsinformation. Klicka på Nästa när du är klar.

För det mesta behöver du inte ännu ett lager av organisation för din data. Vid det här laget är informationen skivad och tärnad ett par gånger, tack vare grupperingsalternativen. Men om du behöver behöver flera lager, gärna lägga till upp till fyra nivåer av sortering och sammanfatta.

9. Skriv in den sidtitel du vill ha och klicka sedan på Slutför.

Trollkarlen klunkar, shimmar och går i allmänhet runt en stund. Efter att ha fått dig att vänta precis tillräckligt länge för att bevisa att hela processen är bedrövligt komplex, levererar guiden din färdiga dataåtkomstsida, som visas i figur 2.

Figur 2: Den färdiga sidan för dataåtkomst — ser bra ut!

10. Testa din nya sida genom att köra din webbläsare och ladda sidan för en snabb titt (som visas i figur 3).

Figur 3: Dataåtkomstsidan som visas i Internet Explorer.

Du kanske inte kan distribuera din dataåtkomstsida på en stor kommersiell webbplats. Precis som ActiveX-teknik gör det enkelt att skapa sidan, begränsar den också var den kan visas. När detta skrivs kan endast Internet Explorer (version 5.0 och högre) visa dataåtkomstsidor.