Du kan använda fönstret Uppgifter i Outlook för att se vad du behöver göra, när du behöver göra det och om du borde ha gjort det för ett tag sedan. På listan med uppgifter i fönstret Uppgifter visar förfallodatum tydligt hur smart piskan knäcks och hur nära du är att nå eller missa deadlines. En grå linje visas över uppgifter som du slutför. Uppgifter som är försenade visas i rött.
Ange en uppgift i fönstret Uppgifter
Outlook erbjuder två sätt att ange en uppgift i fönstret Uppgifter:
Det snabba sättet: Följ dessa steg för att snabbt ange en uppgift:
1. Klicka längst upp i fönstret där det står "Klicka här för att lägga till en ny uppgift."
2. Skriv några ord för att beskriva uppgiften.
3. Ange förfallodatumet i rutan Förfallodatum.
För att ange datumet, skriv det själv eller öppna rullgardinsmenyn och välj ett datum där.
Det långsammare men grundliga sättet: Om du vill få din uppgift inställd på rätt sätt, följ dessa steg:
1. Klicka på knappen Ny, tryck på Ctrl+N eller välj Åtgärd –> Ny uppgift.
Du ser uppgiftsformuläret. Detta formulär har platser där du kan ange all slags information om din uppgift.
2. Beskriv uppgiften i uppgiftsformuläret.
3. Ange start- och förfallodatum.
4. Beskriv uppgiftens status.
5. Prioritera uppgiften.
6. Skriv ner anteckningar om uppgiften.
7. Klicka på knappen Spara och stäng när du är klar med att beskriva uppgiften.
Genom att klicka på knappen Upprepning i uppgiftsformuläret kan du ange en uppgift som upprepas om och om igen. Beskriv hur ofta uppgiften upprepas i dialogrutan Återkommande uppgift. Outlook markerar återkommande uppgifter i uppgiftsfönstret med en ovanlig ikon. Det ser ut ungefär som ett urklipp med en bit toalettpapper påklistrad.
Använd fliken Detaljer i Uppgiftsformuläret för att spåra timmarna som du arbetar med ett projekt, företagen du arbetar för och hur många miles du loggar tillbaka i ditt arbete.
Hantera och hantera uppgifter
När det är dags att hantera uppgifterna i fönstret Uppgifter bör du vara en sträng uppgiftsledare. Här är några tips för att hantera och hantera uppgifter:
- Markera en uppgift som slutförd: Klicka på kryssrutan bredvid uppgiftens namn i uppgiftsfönstret. Outlook drar en linje genom slutförda uppgifter.
- Ta bort en uppgift: Välj uppgiften och klicka på knappen Ta bort eller tryck på Ctrl+D.
- Redigera en uppgift: Dubbelklicka på en uppgift i uppgiftsfönstret för att öppna uppgiftsformuläret och ändra uppgifterna där.
Outlook erbjuder ett antal tekniker för att lokalisera uppgifter i ett fullsatt uppgiftsfönster:
- Ändra vyer i uppgiftsfönstret: Öppna rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj den vy som med största sannolikhet kan visa den uppgift du letar efter.
- Kategorisera uppgifter: Tilldela uppgifter till kategorier och välj Efter kategori i rullgardinsmenyn Aktuell vy för att ordna uppgifter efter kategori.
- Använd kommandot Sök: Om det blir värre kan du alltid ta till kommandot Sök för att hitta en herrelös uppgift.