Skapa ett index för ett Word 2007-dokument

Om du vill skapa ett index för ditt Word 2007-dokument är den första uppgiften att markera de ord eller fraser du vill inkludera i indexet. Det vanligaste sättet att göra det är att infoga en indexmarkör i dokumentet vid varje förekomst av varje objekt som du vill ska visas i indexet.

Markera indexposter

För att markera indexposter manuellt, följ dessa steg så länge du kan hålla dig vaken:

1. Öppna dokumentet du vill indexera.

2. Välj det ord eller den fras du vill ha i indexet med hjälp av musen eller tangentbordet.

3. Tryck på kortkommandot Alt+Skift+X.

Alt+Skift+X är en av Words mer minnesvärda kortkommandon, för att vara säker. Den öppnar dialogrutan Markera indexpost.

4. Dubbelkolla innehållet i fältet Huvudinmatning. Om det är korrekt klickar du på knappen Markera. Om inte, korrigera det och klicka sedan på Markera.

Texten behöver inte visas i indexet exakt som den visas i dokumentet. Du kan till exempel markera en förkortning som ska inkluderas i indexet, men redigera sedan fältet Huvudinmatning så att hela stavningen av ordet, snarare än förkortningen, visas i indexet.

5. För att indexera en post under ett annat ord, skriv in den alternativa posten i fältet Huvudpost och klicka på knappen Markera igen.

Till exempel kanske du vill skapa en post för "mutt, skabbig" utöver "mangy mutt."

6. Markera eventuella ytterligare indexposter genom att markera dem i dokumentet och klicka på knappen Markera.

Dialogrutan Markera indexpost fungerar ungefär som dialogrutan Stavning på det sättet att den förblir på skärmen så att du effektivt kan markera ytterligare indexposter. Så medan dialogrutan Markera indexpost förblir synlig kan du markera texten för en annan indexpost och sedan klicka på Markera för att markera den. Du kan fortsätta indexera så länge du orkar.

7. När du har markerat alla indexposter du vill ha klickar du på knappen Stäng.

Indexposterna är markerade med speciella koder formaterade som dold text så att du normalt inte kan se dem och att de inte skrivs ut. De finns dock där och väntar på att räknas när du skapar indexet.

Här är några aktuella tips för att förbereda dina indexposter:

• Det mest effektiva sättet att skapa ett index är efter att du skrivit och redigerat ditt dokument. Att skapa indexposter medan du skriver ditt dokument saktar bara ner dig och distraherar dig från din primära uppgift: att skriva.

• Om du stöter på ett ord eller en fras när du markerar indexposter som du vet förekommer någon annanstans i ditt dokument, klicka på knappen Markera alla i dialogrutan Markera indexpost. Genom att klicka på knappen Markera alla skapar du en indexpost inte bara för den markerade texten, utan även för alla andra förekomster av den markerade texten i dokumentet.

• Varje gång du markerar en indexpost aktiverar Word alternativet Visa alla formateringsmarkeringar, som inte bara visar den dolda texten som används för att markera indexposter, utan även andra tecken som normalt är dolda från visningen, såsom fältkoder, tabbtecken, valfria bindestreck, och så vidare. Detta beteende är normalt, så bli inte förvånad när det händer

• Indexposter ser ut ungefär så här: { XE “mangy mutt” }, formaterad som dold text. Du kan redigera indexpostens text (delen mellan citattecken) om du vill ändra en indexpost efter att du skapat den.

Skapar indexet

När du har markerat indexposterna är processen att generera index relativt enkel:

1. Flytta insättningspunkten till den plats där du vill att indexet ska visas.

Indexet börjar vanligtvis på en ny sida nära slutet av dokumentet.

2. Öppna fliken Referenser på menyfliksområdet och klicka sedan på knappen Infoga index som finns i indexgruppen.

Dialogrutan Index visas.

3. Välj den indexstil du vill ha i listrutan Format.

4. Spela med de andra kontrollerna på fliken Index för att finjustera indexet.

• Typ: Låter dig placera indexunderposter på separata indragna rader (Indragen) eller köra tillsammans (Run-in).

• Kolumner: Ställer in antalet kolumner du vill ha i indexet. Två är normen.

• Språk: Om du har flera språkalternativ installerade i Word kan du välja vilket språk du vill använda här.

• Högerjustera sidnummer: Markera den här kryssrutan om du vill att sidnumren ska placeras i indexets högra kant.

• Tab Leader: Ändrar eller tar bort den prickade linjen som ansluter varje indexpost till dess sidnummer. Du kan bara ta bort den prickade linjen när du väljer alternativet Högerjustera sidnummer.

• Format: Låter dig välja ett av flera förinställda format för indexet. Eller så kan du ange Från mall för att använda stilar i dokumentets mall för att bestämma formateringen för indexet.

5. Klicka på OK.

Indexet infogas i dokumentet.