SharePoint Site Governance

G overnance har fått lite av en dålig rap, delvis på grund av sin koppling till bank skandaler från tidigare år. Människor hör ordet och blir oroliga och oroliga, särskilt när någon föreslår styrning som påverkar dem. Men en välgjord SharePoint- webbplatsstyrningsplan handlar inte om att begränsa människor; i själva verket innehåller den precis tillräckligt med detaljer för att säkerställa en viss nivå av konsekvens och överblick. Webbplatsstyrning handlar om människorna, policyerna och processerna som skapar din webbplats. Din styrning hjälper dig att ta reda på hur du använder alla de bästa nya SharePoint-funktionerna.

Misslyckande är inte ett alternativ (inte heller att titta bort och vissla)

En av Microsofts nyckeldrivrutiner för SharePoint-produkter var målet att lägga mer kontroll och konfiguration i händerna på användarna; SharePoint designades för att vara The Platform of the People.

Och människor, som du säkert har märkt, tenderar att vara oförutsägbara. Så SharePoint + Human Nature = Kaos. Förr eller senare kommer en okontrollerad spridning av webbplatser och undersajter, sätt att göra saker på, sätt att tagga och tillämpa metadata och sätt att hantera dokument att ge en mycket otymplig SharePoint-installation. Att försöka identifiera och implementera styrning vid den punkten kan vara en övning i frustration.

Detta är ett långt sätt att säga att du måste ta itu med styrning förr eller senare. Ta det här rådet: Gör SharePoint-styrning till en hög prioritet och börja nu.

Få executive buy-in och support

Framgångsrika förvaltningsplaner har vanligtvis en förespråkare med hög synlighet för att stödja och kommunicera dem. Så hitta en chef att köpa in. Du kommer inte att ha alltför svårt att ta upp frågan till ledarskap; de har redan investerat i en kraftfull SharePoint-plattform, och det är förmodligen stödjande funktioner som är avgörande för din organisations framgång. Ställ upp det verkställande stödet och anlita det stödet för att driva bildandet av och deltagandet i styrelsens aktiviteter.

Bygga en effektiv ledningsgrupp

IT-teamet dominerar vanligtvis styrningskommittéer; de måste hantera serverutrymme, hantera säkerhetsgrupper och implementera ny funktionalitet. Dessa är riklig motivation för att formalisera mycket av det de gör med SharePoint. Men en styrkommitté som helt eller till största delen består av IT-resurser kommer inte att ta dig dit du behöver vara.

Förutom din verkställande sponsor bör din ledningsgrupp representera en mångsidig mix:

• Inkludera representanter från verksamheten. De informationsarbetare som använder SharePoint hela tiden har ofta de bästa förutsättningarna att ta fram realistiska styrningspolicyer och även identifiera brister i styrningen.
• Inkludera representanter från alla efterlevnadsområden. De kan förespråka styrning som främjar efterlevnad av regler som påverkar ditt företag.
• Rekrytera personer från företagskommunikation och utbildning. Dessa personer är väl lämpade att inte bara ta itu med styrning inom områden som varumärkesbyggande utan kan också hjälpa till att skapa en plan för att offentliggöra styrningsbeslut och tillhandahålla organisatorisk förändringsledning för att stödja dessa beslut.

Att hitta rätt nivå

Försök inte identifiera och ta itu med allt som någon kan göra med SharePoint; tillhandahålla skyddsräcken för att styra dina användare i lämpliga saker att göra eller undvika. Dessa saker varierar beroende på organisation; det finns ingen magisk lista över vad man ska ta upp. (Större organisationer tenderar att behöva mer styrning än mindre organisationer.)

Med tiden kommer din styrgrupp att avslöja områden som behöver styrning, och detta kommer att hjälpas åt om du redan har en tydlig process på plats för att föreslå, utvärdera och implementera styrning när och var behovet uppstår.

Ditt, mitt, vårt: att bestämma vem som äger vad

Kickstarta ett styrningsarbete genom att tänka på vem: Vem kan göra vad? Vem äger vad? Du kan till exempel börja med att identifiera vem som kan tillhandahålla webbplatser på toppnivå och vem som kan tillhandahålla underwebbplatser. Eller vem som ska avgöra var vissa typer av dokument hör hemma. Eller vem som bestämmer vad som förtjänar en ny innehållstyp (och vem som äger ändringarna av den).

Om du har global navigering, identifiera vem som bestämmer vad som ska ske där. Och så vidare. Vem kommer att föreslå hur, så du kan överväga det härnäst.

En av våra favoritstyrningsövningar är att projicera startsidan på skärmen för din styrgrupp. Fråga sedan vem som har behörighet att uppdatera sidan. Eftersom hemsidan vanligtvis länkar till så många andra sidor, leder den naturligtvis diskussionen in på andra delar av portalen som behöver ägarskap.

(Åter) Att besöka policyer för sociala nätverk

Om du har en styrplan för sociala medier kan den ha utvecklats för att styra externa verktyg för sociala nätverk; om så är fallet måste du besöka det igen i SharePoint-sammanhang.

När sociala medier, som snabbmeddelanden, började bli genomgripande, svarade många företag genom att låsa internetåtkomst till dessa applikationer av rädsla för vad anställda skulle säga och hur mycket tid de skulle slösa med att använda dem. På samma sätt behandlades diskussionsforum och wikis på Internet med misstänksamhet, och alla typer av företagsregler och föreskrifter uppstod runt dem, vilket gjorde att många företags intranät mer liknade fängelser. Med tiden utvecklade vissa företag styrningen kring när och hur anställda använde externa sociala nätverk på företagets tid eller använde företagets namn. Målet var att hålla alla fokuserade på dokument och data och att minimera mellanmänskliga utbyten.

Så småningom insåg framåttänkande organisationer att aktivt underlättande av informella interaktioner mellan individer kunde gynna organisationen genom att göra informationsutbytet effektivare, avslöja dolda pooler av expertis och (åh, förresten) inse att människor är sociala varelser som behöver en viss grad av mänsklig kontakt för att känna sig lycklig på jobbet.

SharePoint integrerar komponenter från sociala medier som används i den verkliga världen på arbetsplatsen. Och möjligheten för anställda att inte bara få kontakt med sina kamrater utan också använda ett företagsanktionerat verktyg (SharePoint) för att följa medarbetarnas aktiviteter (via liveflöden och Twitter-liknande statusuppdateringar för mikrobloggar), utbyta åsikter med kamrater (via social taggning och betyg), och poolinformation (wikis) representerar en betydande förändring från externa sociala medier. Så om du har en specifik styrningspolicy kring sociala medier, se om den i samband med intern kommunikation. Du kommer förmodligen att upptäcka att du behöver en helt ny strategi.

Design och varumärke

Oavsett om din SharePoint är en intern portal eller en webbplats som vänder sig till allmänheten, bör gränssnittet återspegla din företagsbild, presentera en viss nivå av designintegritet och ge användarna ett konsekvent navigeringsschema som hjälper dem att hitta runt.

Din styrningsplan bör ta upp utseende och känsla och hur saker som global navigering fortsätter på din webbplats.

Innehållshantering

Metadata, innehållstyper och taxonomier (oh my!) kan hjälpa till att minska plågan av redundant-men-något annorlunda information.

För att dra nytta av innehållshanteringen i din SharePoint-installation, uppmuntra konsekvens kring metadata och hur saker taggas. Innehållstyper är ett utmärkt sätt att säkerställa att en kärnuppsättning taggar konsekvent tillämpas på liknande innehåll, vilket gör innehållet lättare att hitta, lättare att återanvända och lättare att filtrera. Så identifiera nyckelmetadata som behöver formaliseras via innehållstyper och tillämpas på SharePoint-webbplatser, och utveckla sedan styrning kring dem.

Återanvändning av webbdelar

En stor egenskap hos SharePoint är det faktum att någon kan skapa en riktigt användbar webbdel och sedan exportera och importera den för användning någon annanstans. Många webbdelar från tredje part finns tillgängliga för nedladdning på webben. Tyvärr innehåller vissa webbdelar skadlig kod som kan orsaka säkerhetsproblem eller helt enkelt inte fungerar som det annonseras. På samma sätt kan även vissa internt utvecklade webbdelar ge problem om de tillåter användare att konfigurera dem. När du är redo att använda en webbdel från tredje part, se till att du tittar på ett välrenommerat företag med massor av SharePoint-expertis.

Webbdelar måste utsättas för kontroller innan de läggs till på dina SharePoint-webbplatser. Utveckla styrning kring hur de testas och godkänns, hur förändringskontrollprocessen ser ut och hur de släpps och görs tillgängliga.

Hålla saker aktuella: hantering av webbdrift

Web Operations Management är skötseln och matningen av dina SharePoint-webbplatser. Du kanske tycker att det är lätt att tänka på SharePoint-webbplatser som projekt med definierade början, mitten och slut. Men i verkligheten är de mer ekologiska än så. Webbplatser är som levande varelser, som växer och förändras över tiden. Precis som dekorativa häckar kräver de beskärning och underhåll eller så blir de utom kontroll ganska snabbt.

Ju mer trafik din webbplats ser, desto viktigare är det att hålla koll på det underhållet. Web Operations Managers använder beskärningssaxen som formar SharePoint för att spegla företagets strategiska vision och tekniska mål samtidigt som de säkerställer att saker som att verifiera att länkar fortfarande fungerar eller att identifiera och ta bort irrelevant eller föråldrat innehåll blir gjorda. Du måste utse någon med en grön tumme för att beskära och vattna din SharePoint-webbplats.