Secrets of Access 2013 Databas Design

Här är de fem budorden för databasdesign, oavsett om du använder Access 2013 eller något annat databasprogram. En väldesignad databas gör det enklare att underhålla dina data.

• Lagra information där den hör hemma, inte där den visas. Var du lagrar information har ingenting att göra med var den visas. I ett kalkylblad skriver du information där du vill att den ska visas när du skriver ut kalkylarket, men databaser fungerar annorlunda. I en databas lagrar man information i tabeller utifrån informationens struktur. En bit information kan förekomma i många rapporter, men du lagrar den i endast ett fält i en tabell.

• Lagra information som den verkligen finns, inte som du vill att den ska visas i en specifik rapport. Denna regel är en följd av den första regeln. Om du vill att boktitlar ska visas med alla stora bokstäver (versaler) i dina inköpsorder, kan Access använda stora bokstäver åt dig. Förvara boktitlarna med rätt versaler så att du inte fastnar med att ha dem med stora bokstäver i varje rapport. Access har massor av inbyggda funktioner som kan justera hur text, siffror och datum formateras.

• Undvik skräp in, skräp ut (GIGO). Om du inte bryr dig om att skapa en bra, förnuftig design för din databas – och om du inte är noga med att ange korrekta, rena data – kommer din databas att hamna full av skräp. En väldesignad databas är lättare att underhålla än en dåligt utformad eftersom varje informationsbit endast lagras en gång, i ett tydligt namngivet fält i en tydligt namngiven tabell, med de rätta valideringsreglerna på plats. Ja, det låter som mycket jobb, men att rensa upp en databas med 10 000 felaktiga poster är (ursäkta underdriften) ännu mer jobb.

• Separera dina data från dina program. Om du skapar en databas som ska delas med eller distribueras till andra personer, lagra alla tabeller i en databas (backend) och alla andra objekt i en annan databas (gränssnittet). Sedan kan du länka dessa två databaser för att få allt att fungera. Att separera tabellerna från allt annat effektiviserar hela rigmarolen med att uppdatera frågor, formulär, rapporter och andra saker senare utan att störa data i tabellerna.

• Backa upp tidigt och ofta. Okej, det här tipset handlar inte om design, men det är för viktigt för att utelämna: Gör en säkerhetskopia av din databas varje dag. Med tur har ditt kontor redan ett system med regelbundna (förmodligen nattliga) säkerhetskopior som inkluderar din databas. Om inte, gör en säkerhetskopia av din databas med jämna mellanrum, och gör säkerligen en säkerhetskopia innan du gör några större ändringar. Spara flera säkerhetskopior, inte bara den senaste, om det skulle ta ett tag att upptäcka ett problem.