Så här startar du rapportguiden i Access 2016

Rapportguiden kräver några fler beslut av dig än rapportverktyget, men det är mer flexibelt än det omedelbara rapportverktyget. Här kommer det:

I ditt databasfönster klickar du på menyfliksområdet Skapa och klickar sedan på knappen Rapportguide. (Det finns där i avsnittet Rapporter på fliken.)

Dialogrutan Rapportguiden visas och listar alla fält i den aktiva tabellen. Du hittar också en rullgardinslista där du kan välja andra tabeller och frågor och två kolumner med valda och tillgängliga fält, som du använder för att avgöra vilka fält från de valda tabellen/tabellerna som kommer att användas i din rapport.

Använd rullgardinsmenyn Tabeller/Frågor för att välja den tabell du vill börja med.

Fälten från tabellen du väljer visas i rutan Tillgängliga fält.

Lägg till fält i din rapport genom att dubbelklicka på dem i rutan Tillgängliga fält.

Genom att dubbelklicka lägger du till fälten i rutan Valda fält och de blir en del av rapporten. Du kan också klicka på ett fält en gång och sedan klicka på knappen med en >-symbol på.

Upprepa steg 2 och 3 för varje tabell och/eller fråga i databasen som du vill inkludera i rapporten. Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa sida i rapportguiden; klicka sedan på Nästa igen.

Om du vid något tillfälle vill lägga till alla fält i en given tabell eller fråga klickar du bara på knappen >> för att lägga till alla tillgängliga fält i listan Valda fält.

Genom att klicka på Nästa två gånger går det förbi grupperingsfrågor, som för en enkel rapport ofta är onödiga.

Välj en sorteringsordning för din rapport - sortera vanligtvis på det fält som folk kommer att använda för att slå upp information i rapporten. Klicka på Nästa.

Om din rapport till exempel dokumenterar en lista över anställda kan Efternamn vara ett bra val. En rapport om produktförsäljning skulle vara användbar i beställning av produktnummer eller produktnamn. Du kan sortera efter mer än ett fält, välja upp till fyra fält att sortera efter och antingen Stigande eller Fallande för sorteringsordningen på varje fält.

Därefter, om du har valt fält från mer än en tabell, ombeds du att välja hur du vill visa dem.

Detta indikerar i huvudsak vilken tabell som är den dominerande eller huvudtabellen för rapporten. I fallet med demon här, välj Händelser, vilket är standard eftersom det är tabellen från vilken du valde de första rapportfälten.

Ett annat steg som visas om du har inkluderat fält från mer än en tabell visas nedan.

I det här steget väljer du hur du ska gruppera rapportens poster. EventType väljs här, så att alla insamlingsevenemang är samlade, sedan Education, sedan Fundraising, i den ordningen. För att tillämpa grupperingen klickar du på fältnamnet i rutan till vänster och klickar sedan på högerpilen. Detta placerar det valda fältet i blått, ovanför resten av fälten som ingår i rapporten.

Välj en layout och en orientering från de två uppsättningarna alternativknappar och klicka på Nästa.

Layoutalternativ (tabell eller kolumn) är enkla — du vill antingen se din rapport som en lista (tabell) eller i sektioner (kolumn), där varje post visas i ett avsnitt för sig. Justified liknar Tabular, men grupperar fälten i en sorts staplad virrvarr.

Orienteringsbeslut (stående eller liggande) är i allmänhet lättare om du föreställer dig rapporten i ditt huvud - finns det fler fält än vad som får plats på ett ark med 8,5-tums brett papper? Om så är fallet, välj Landskap för att ge dig själv 11 tum papper (eller 10 tum, för att ge minsta möjliga marginal) över vilket dina fält kommer att visas.

Klicka på Nästa.

Ett standardnamn för din rapport visas nu i nästa steg i guiden.

Ge din rapport ett namn.

Skriv ett namn i den långa rutan överst i dialogrutan. Vid det här laget måste du också bestämma dig för hur du ska avsluta - med en förhandsgranskning av rapporten, eller genom att hoppa rakt in i designvyn för att göra fler ändringar i rapportens utseende och innehåll. För nu, välj att förhandsgranska rapporten, vilket är standard.

När du klickar på Slutför visas rapporten i ett förhandsgranskningsfönster, då du kan skriva ut den eller spara den för framtida bruk. (Tryck på Ctrl+S eller klicka på knappen Spara och ge rapporten ett namn, när du uppmanas att göra det, för att ta hand om sparverksamheten.)

När du har sparat den – eller om du inte behöver spara den eller fortsätta visa den – kan du stänga den genom att högerklicka på rapportens flik och välja Stäng från popup-menyn. Om du gör ytterligare ändringar och inte har valt att spara kommer du att bli tillfrågad om du vill stänga utan att spara.

Naturligtvis kommer du antagligen att vilja göra ändringar i rapporten, som att ändra kolumnbredder där information klipps av, såsom fältnamn (se etiketterna FundsNeeded och FundsRaised) och deras data (se EventDate-etiketten och data) , enligt nedanstående. Detta görs i antingen Design- eller Layoutvy, och för att växla till någon av vyn högerklickar du på rapportens flik och väljer den vy du vill arbeta i från popup-fönstret.