Det tar inte lång tid att samla fler e-postmeddelanden än du kan hantera. Vissa människor tar bara bort meddelanden när de läser dem. Andra håller fast vid gamla meddelanden i referenssyfte.
Problemet är att Outlook saktar ner när du lagrar många e-postmeddelanden. Dessutom är en enorm samling meddelanden besvärlig att hantera. Dessutom, om du använder ett företags e-postsystem, kanske dina systemadministratörer inte låter dig lagra mer än en viss mängd e-post eftersom det täpper till systemet.
Arkivering är en funktion som är inbyggd direkt i Outlook för att hjälpa dig att lagra meddelanden och andra Outlook-objekt som du inte behöver titta på just nu, men du kanske ändå vill hänvisa till i framtiden. Om du använder Outlook på ett Exchange-nätverk på jobbet gör Arkivering det enkelt för dig att komma överens med dina systemadministratörer genom att minska antalet meddelanden du lagrar i e-postsystemet.
Även om du inte vill använda arkiveringsfunktionen just nu, kanske du vill förstå hur det fungerar. Outlook arkiverar ibland objekt automatiskt - vilket kan se ut som om dina Outlook-objekt försvinner.
Om AutoArchive-funktionen verkar skrämmande och komplicerad för dig, försök att inte oroa dig. Microsoft kanske inte har gjort arkivfunktionen lätt att dechiffrera. Men när du får kläm på det kan AutoArchiving bli värdefullt för dig.
Även om e-postmeddelanden är det som folk arkiverar oftast, kan alla Outlook-objekt skickas till arkivet — möten, uppgifter, allt. Folk arkiverar vanligtvis inte kontakter och anteckningar, men du kan till och med arkivera dem om du vill.
Du behöver inte göra något för att få Outlook att arkivera dina objekt; programmet är inställt på att arkivera objekt automatiskt. Om du vill se hur Outlook är konfigurerat för att arkivera dina gamla objekt, eller ändra hur Outlook gör jobbet, följ dessa steg:
1. Välj Verktyg –> Alternativ.
Dialogrutan Alternativ visas.
2. Klicka på fliken Annat.
Sidan Andra alternativ visas.
3. Klicka på knappen Autoarkivera.
Dialogrutan Autoarkivering visas.
Gå inte och pruta igenom dialogrutan AutoArchive och ändra saker med vilja - åtminstone inte förrän du tittar för att se vad som redan har ställts in. Fyra viktiga saker som dialogrutan AutoArchive normalt berättar för dig är följande:
När du först installerar Outlook arkiverar programmet automatiskt objekt var 14:e dag, och skickar objekt över 6 månader gamla till arkivfilen som listas i dialogrutan AutoArchive. För de flesta är dessa inställningar bra. Vissa människor föredrar att stänga av AutoArchive-funktionen och köra arkiveringsprocessen manuellt. Du kan stänga av autoarkiveringsprocessen genom att klicka på kryssrutan märkt "Kör autoarkivering var 14:e dag" överst i dialogrutan Autoarkivering.
Du kan arkivera meddelanden när du vill genom att välja Arkiv -> Arkivera från Outlook-menyn och följa anvisningarna. Fördelen med att köra Arkiv-processen manuellt är att du får lite bättre kontroll över processen; du kan ge Outlook ett slutdatum för arkivering, säg årets första. Du kan också tala om för Outlook vilka mappar som ska arkiveras och var de arkiverade objekten ska skickas. Du kan till och med arkivera olika Outlook-mappar till olika arkivfiler. Nackdelen med all denna kontroll är att det är möjligt att göra ett oskyldigt misstag och skicka arkiverade föremål till en plats som du inte lätt kan hitta igen. Försök att inte ändra namnet eller platsen för filerna som dina arkiverade objekt skickas till, eftersom det är förvånansvärt lätt att tappa reda på vad som gick vart,
Ibland verkar AutoArchive som magi. Äldre föremål arkiveras på mystiskt sätt utan någon åtgärd från din sida. Är inte det lätt? Visst - tills du plötsligt behöver hitta ett av de föremål som flyttade magiskt till ditt arkiv. Sedan måste du ta reda på vart det tog vägen och hur du kommer åt det igen.
När du vill ta en ny titt på objekten du har arkiverat öppnar du arkivmappen, som Outlook också refererar till som en datafil.
Följ dessa steg för att öppna en datafil som innehåller dina arkivobjekt:
1. Välj Arkiv –> Öppna –> Outlook-datafil.
Dialogrutan Öppna Outlook-datafil visas.
2. Skriv namnet på filen du vill öppna i rutan Filnamn.
Namnet du anger visas i rutan Filnamn.
3. Klicka på OK.
Namnet på datafilen du öppnade visas i mappbannern med stora bokstäver. Din mapplista visas också och visar två uppsättningar mappar: Normal och Arkiv.
Enkelt nog, eller hur? Ja, men det finns en virtuell fluga i den virtuella salvan. Du vet förmodligen inte namnet på den arkivfil du vill öppna, och den visas vanligtvis inte i listan i dialogrutan Skapa eller öppna Outlook-datafil.
För att ta reda på namnet på den öppna arkivfilen, välj Arkiv -> Arkiv och titta i rutan märkt "Arkivfil." Var noga med att inte ändra något i informationen i rutan Arkivfil. Annars kan Outlook börja skicka dina arkiverade objekt någon annanstans. Informationen i Arkivfil-rutan är vanligtvis komplex gobbledygook med kolon och snedstreck och alla möjliga saker som vanliga människor inte kan komma ihåg.
Ett sätt att fånga ett långt namn i en dialogruta är att kopiera informationen. Så här ser det ut i snabbspolning: Klicka på namnet en gång, tryck på Tabb, tryck på Skift+Tabb, tryck på Ctrl+C och klicka sedan på Avbryt. När du har kopierat filnamnet kan du följa stegen som ges tidigare i den här artikeln — klistra in namnet du vill ha i rutan Filnamn genom att trycka på Ctrl+V och glädja dig över att du inte behöver komma ihåg det långa, galna filnamnet .
Du kan hålla din arkivfil öppen i Outlook-mapplistan så länge du vill, men de flesta föredrar att stänga den efter att de hittat det de behöver. Outlook går lite snabbare när du stänger eventuella onödiga datafiler.
För att stänga en datafil, följ dessa steg:
1. Med mapplistan öppen högerklickar du på namnet på din arkivmapp.
En genvägsmeny visas.
2. Välj Stäng mapp från snabbmenyn.
Din arkivmapp försvinner från mapplistan.
Sättet som mappar namnges i Outlook är udda. Du kan hitta "Personliga mappar" visas flera gånger i din mapplista. För att få Outlook att köras så snabbt som möjligt, stäng så många av dem du kan. Din huvuduppsättning mappar – den uppsättning du använder varje dag – stängs inte, så du behöver inte oroa dig för att stänga de mappar du använder varje dag.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
