Redigering i Word 2007: Spåra ändringar och granska

Att skriva är en ensam konst. . . det vill säga tills redaktörer dyker upp. De kommer att göra ändringar genom att lägga till ditt noggrant skrivna arbete, flytta runt saker och ta bort text (usch!). Det finns inget sätt att identifiera din ursprungliga text från den modifierade texten - om du inte använder Word 2007:s verktyg för spåra ändringar.

Spåra ändringar när du gör dem

För att notera ändringar på skärmen när de görs, aktivera helt enkelt Words versionsspårningsfunktion: Klicka på fliken Granska och klicka sedan på knappen Spåra ändringar. Kortkommandot är Ctrl+Skift+E.

Med revisionsspårning aktiverad börjar du helt enkelt redigera dokumentet. All ny text du lägger till visas med röd understrykning. Text du tar bort färgas röd med genomstruken. (Detta är egentligen inte textattribut, utan snarare är Word som visar dig vilken text som har bråkats med.

För att stänga av revisionsspårning, klicka på knappen Spåra ändringar igen.

• Den enda ledtråden till att du har aktiverat revisionsspårning korrekt är att knappen Spåra ändringar visas markerad.

• Det är vanligt att Word-användare som inte är bekanta med revisionsspårning blir frustrerade över oväntad röd understruken text. Detta är helt enkelt revisionsspårning, som någon har aktiverat. För att inaktivera det, klicka på knappen Spåra ändringar i Spårningsgruppen på fliken Granska.

Granska ändringarna

Det är underförstått att du vill granska varje ändring som görs i ditt dokument. Word gör uppgiften enkel, tack vare kommandon i gruppen Ändringar som finns på fliken Granska. Så här går det till:

1. Tryck på Ctrl+Hem för att börja överst i dokumentet.

Se till att du tittar på det jämförda dokumentet, inte den ursprungliga eller redigerade versionen (se föregående avsnitt).

2. Klicka på knappen Nästa för att hitta nästa ändring i ditt dokument.

• För att acceptera ändringen, klicka på knappen Acceptera. Ändringen godkänns och du kommer till nästa bit av ändrad text. Eller:

• För att avvisa ändringen, klicka på knappen Avvisa. Ändringen tas bort från ditt dokument och du förs till nästa plats där texten har ändrats.

3. Spara det slutliga dokumentet.

När du har hittat den senaste ändringen och fixat den (eller inte), förklarar en dialogruta att ditt uppdrag är över. Dokumentet har granskats. Du bör nu spara det på disk genom att ge det ett nytt namn så att du vet att det är resultatet av kombinerade ansträngningar.

Att gå igenom denna process tar bort alla revisionsmärken från ditt dokument. Här är några fler tips att tänka på:

• Använd X-knapparna för att stänga olika uppgiftsrutor som är öppna för granskningsprocessen.

• När du verkligen har bråttom kan du använda rullgardinsmenyerna under antingen Acceptera eller Avvisa kommandoknappen för att välja antingen Acceptera alla ändringar i dokument eller Avvisa alla ändringar i dokument, respektive.

• När du busar kan du välja Redigera –> Ångra, precis som du kan ångra alla andra boo-boo.

• Du kan högerklicka på valfri revisionsmarkering för att acceptera eller avvisa den.