Planeringsfasen av en Office 365-implementering

Planeringsfasen för en Office 365-implementering beror mycket på många faktorer, inklusive om du använder den professionella och små affärsplanen eller företagsplanen. Oavsett vilken plan du använder, vill du ha koll på de resurser och roller som du behöver för implementeringen samt sådana uppgifter som:

• Mötessynkronisering

• Problemspårning

• Strategier kring e-post, såsom brevlådestorlek och e-postintegrering med SharePoint

• Kontoförsörjning och licensiering

• Övervägande av internetbandbredd

• Inventeringar av mjukvara och hårdvara

• Utbildning för administratörer och slutanvändare

• Kommunikationsplanering

Synkroniseringsmöten för implementering av Office 365

Med all Enterprise-programvaruadoption är det viktigt att upprätthålla öppna kommunikationslinjer. Om alla är på samma sida är det lättare att navigera i problem när de uppstår snarare än i slutet av projektet.

När man drar en sida från SCRUM-metodik är det en bra idé att ha dagliga stand-ups där teamen står i en cirkel och snabbt tillkännager vad de jobbar med och vilka hinder som hindrar dem från att fortsätta med sina uppgifter.

Mjukvaruutvecklingsmetoden känd som SCRUM är en process för att slutföra komplicerade programvaruutvecklingscykler. Termen kommer från den australiensiska sporten rugby där hela laget rör sig ner på planen som en enhet snarare än som individuella spelare. Om du inte är bekant med SCRUM, kolla in Scrum Alliances webbplats .

Problemspårning för implementering av Office 365

Det är viktigt att spåra problem när de uppstår, och du behöver en process på plats. SharePoint är idealiskt för att spåra problem, så du kanske vill använda en pilotimplementering av Office 365 som inkluderar SharePoint Online för att spåra dina problem för din Office 365-implementering. Är inte den taktiken en tankeställare?

E-poststrategier för implementering av Office 365

E-post spelar en mycket viktig roll i nästan alla organisationer. När du flyttar till Office 365 kommer du att flytta ditt e-postsystem. E-post kan spridas brett och integreras i många olika skrymslen och vrår av din infrastruktur.

Du vill vara säker på att du gör en noggrann granskning för att ta reda på vilka system och applikationer som använder e-post, och vilka du vill flytta till Office 365. Dessutom bör storleken på användarnas e-postlådor förstås och mängd e-post som kommer att migreras till Exchange Online (som är e-postdelen av Office 365).

Notera särskilt hur du använder SharePoint och hur SharePoint använder e-post. Om du är ny på SharePoint, då får du en upplevelse eftersom du får en förståelse för hur produkten integreras med e-post.

Kontoprovisionering och licensiering för implementering av Office 365

Den goda nyheten är att Office 365 är mycket flexibel när det gäller licensiering, användaradministration och administration. Med det sagt vill du dock planera antalet användare och de licenskrav du behöver för din organisation.

Du kan välja att använda Office 365 på en gång eller som ett stegvis tillvägagångssätt genom att flytta över en enda grupp till Office 365 som pilot. I båda fallen måste du förstå dina licenskrav så att du kan planera resurser och kostnader därefter.

Övervägande av Internetbandbredd för implementering av Office 365

Eftersom Office 365 lever i molnet och nås över Internet måste din anslutning vara förstklassig. Din nätverksadministratör eller IT-konsult kan använda ett antal olika testverktyg för nätverksbandbredd så att du har förstahandsrapporter om hur mycket bandbredd du för närvarande använder i din organisation och hur övergången till molnet kommer att påverka användarna.

Program- och hårdvaruinventeringar för implementering av Office 365

Det är viktigt att göra en granskning av din nuvarande mjukvara och hårdvara. Lyckligtvis har Microsoft ett verktyg tillgängligt för just en sådan uppgift. Det kallas Microsoft Assessment and Planning (MAP) toolkit, och det kan laddas ner genom att söka efter det i Microsoft Download Center .

Administratörs- och slutanvändarutbildning för implementering av Office 365

Som med alla nya system är utbildning ett obligatoriskt element. Office 365 har designats med intuitiva användargränssnitt för både administration och slutanvändare, men utan utbildningsplan kastar du tärningen.

Ett populärt och framgångsrikt förhållningssätt till träning när det kommer till intuitiv design kallas train the trainer. Tanken är att man investerar i formell utbildning för en power user och sedan tränar den användaren resten av företaget. Denna strategi är mycket kraftfull även för stora organisationer eftersom utbildningen skalar exponentiellt. När människor utbildas tränar de sedan andra människor.

Migreringsbehov för implementering av Office 365

En av de största aspekterna av att flytta till Office 365 kommer att vara migrering av innehåll, inklusive brevlådor och annat innehåll. Den idealiska situationen är att din organisation har levt under en sten och inte har något dokumenthanteringssystem på plats eller anpassad portalfunktion.

I det här scenariot börjar du helt enkelt använda SharePoint i all sin glans och badar i effektivitets- och produktivitetsvinsterna i en modern portalmiljö.

Chansen är dock att du redan har ett antal system på plats. Dessa system kan vara SharePoint, eller så kan de vara en specialutvecklad lösning. I vilket fall som helst måste du planera att migrera innehållet och funktionerna i dessa system till Office 365. Den goda nyheten är att Office 365 definitivt är en produkt värd att lägga ner tid, ansträngning och resurser på att använda.