Innan du dyker in i att skapa din anpassade SharePoint-app bör du planera lite. Att fånga information är inget nytt. Forntida civilisationer (millennier sedan) använde sten- eller lertavlor, före-datororganisationer (för årtionden sedan) använde skrivmaskiner och många organisationer använder fortfarande Excel. Ofta ligger problemet med data inte i att samla in det utan i att dela och aggregera det.
Excel gör ett bra jobb med dataaggregering men inte ett så bra jobb med att dela. SharePoint handlar om att dela (därav namnet). En SharePoint-app är en centraliserad behållare med data som är lätt att hantera och underhålla. Dessutom, på grund av själva karaktären av en centraliserad webbportal, är informationen lätt att dela och se av alla i organisationen med åtkomst.
Det är viktigt att skapa en app specifikt för dina databehov. Du måste bestämma vilka kolumner med data du ska fånga och hur data kommer att relatera till varandra. Dessutom måste du bestämma vilka uppgifter som ska vara giltiga och vilka som ska avvisas.
Att planera en anpassad lista liknar att starta ett nytt kalkylblad i Excel eller en tabell i Access. I alla fall sparar lite planering i förväg tid på lång sikt. Planera i förväg så att du vet vilken ordning du vill att kolumnerna ska vara i och vilka alternativ du vill ha i rullgardinslistor.
Kolumner kan också kallas fält (för de som används för databasterminologi). När dessa kolumner används för att beskriva filer (vanligtvis dokument i en dokumentbiblioteksapp) kallas de också för metadata eller egenskaper (för filen).
En av de snygga funktionerna med SharePoint är möjligheten att lägga till kolumner i de fördefinierade apparna. Processen för att lägga till kolumner är densamma i biblioteks- och listappar. Men i en biblioteksapp samlar dina kolumner information om en fil, till exempel dess kategori eller författare. Listappar är i allmänhet alla datakolumner och används för spårning och kommunikation.