Outlook 2019 för LuckyTemplates Cheat Sheet

Att skicka e-post har aldrig varit enklare än det är i Outlook 2019. Du kommer att märka det välbekanta Ribbon-gränssnittet, och du kommer fortfarande att hitta alla Outlook-funktioner du har börjat älska – plus några nya. Använd det här praktiska fuskbladet för att upptäcka bra tips och kortkommandon som hjälper dig att få ut det mesta av Outlook.

10 tips för att använda Outlook 2019:s e-postmodul

Justera kolumner och rutor. Kolumnerna i inkorgen och andra e-postplatser är justerbara. För att bredda en kolumn, placera muspekaren mellan två kolumnrubriker och dra för att ändra bredden på den till vänster. Du kan också justera de relativa storlekarna på navigeringsrutan, e-postlistan och läsrutorna; placera bara muspekaren över en avdelare mellan rutorna och dra.

Välj vilka kolumner som ska visas. Du kan anpassa kolumnerna som visas i dina e-postmappar. På fliken Visa klickar du på Lägg till kolumner för att komma åt dialogrutan Visa kolumner och lägg till eller ta bort kolumner därifrån.

Öppna ett meddelande i ett eget fönster. Att läsa ett meddelande i läsrutan är bra ibland, men andra gånger kanske du vill se meddelandet i ett större utrymme. Dubbelklicka på ett meddelande för att öppna det i ett nytt fönster, eller välj det och klicka sedan på Öppna i nytt fönster på fliken Visa.

Stäng alla öppna föremål. Här är en genväg när du har många olika meddelanden eller andra objekt öppna samtidigt. För att stänga alla i ett svep, klicka på Stäng alla objekt på fliken Visa.

Gruppera meddelanden efter konversation. Om det har varit många fram och tillbaka meddelanden om ett ämne kan du enkelt se alla relaterade meddelanden på en gång. På fliken Visa markerar du kryssrutan Visa som konversationer och klickar på den här mappen. Använd sedan konversationsinställningar-knappens rullgardinsmeny för att finjustera hur konversationstrådarna visas.

Få tillgång till avancerade visningsinställningar. Det finns fler sätt att justera Mail-modulens vy än du förmodligen har föreställt dig. För att komma åt dem, från fliken Visa, öppna Arrangemangsgruppens galleri och välj Visa inställningar på dess meny. Dialogrutan Avancerade vyinställningar öppnas. Härifrån kan du komma åt kolumner, grupper, sorteringsfiltrering, villkorlig formatering och mer.

Välj favoritmappar. För att få en mappgenväg att visas i Favoriter-området överst i navigeringsfönstret i Mail-modulen, dra och släpp den där från den nedre delen av navigeringsfönstret. Du kan också högerklicka på en mapp och välja Visa i favoriter.

Filtrera e-post. Har du någonsin försökt att bläddra i din inkorg och leta efter meddelanden av en viss flagga eller kategori, eller som har bilagor? På fliken Hem kan du klicka på Filtrera e-post och sedan välja ett kriterium för att snabbt filtrera. Om du till exempel väljer Bilagor visas endast meddelanden som innehåller bilagor. Du kan också filtrera genom att skriva ett sökord eller en fras i rutan Sök aktuell brevlåda ovanför e-postlistan.

Svara på förfrågningar om leverans eller läskvitton. Vissa meddelanden kommer med en begäran om en bekräftelse på att du har tagit emot eller läst dem. Vissa människor tycker att detta är användbart; andra tycker att det är påträngande eller oförskämt. Du kan ställa in dina preferenser för vad som kommer att hända när du får en sådan begäran. Välj Arkiv, Alternativ, klicka på Mail och scrolla ned till avsnittet Spårning. I avsnittet För alla mottagna meddelanden som innehåller en begäran om läskvitto, välj dina önskemål: Skicka alltid ett läskvitto, skicka aldrig ett eller fråga varje gång.

Använd brevpapper. Stationery-funktionen i Outlook är inte bra för företag, eftersom den lägger till onödig grafik till meddelandet och de flesta affärsmän anser att det är oprofessionellt. Men för personligt bruk kan den ge en rolig, nyckfull touch. Välj Arkiv, Alternativ och klicka på Mail. Klicka på Brevpapper och typsnitt och ställ sedan in dina brevpapper i dialogrutan Signaturer och brevpapper. Försök att klicka på temaknappen för att börja med ett tema. När du har ställt in ditt tema, när du skriver ett nytt meddelande, se till att HTML är valt på fliken Formatera text, eftersom brevpapper bara fungerar med HTML-formaterade meddelanden.

10 tips för att använda Outlook 2019:s kalendermodul

Ändra standard påminnelseljud. När en påminnelse dyker upp hör du ett ljud (om ditt ljud är på, förstås). Som standard är det ett ljud som heter reminder.wav som kommer med Outlook. Du kan byta till något annat ljud. Välj Arkiv, Alternativ, klicka på Avancerat och i avsnittet Påminnelser, klicka på knappen Bläddra och välj en annan ljudfil.

Spela om påminnelser. Om du av misstag stänger fönstret Påminnelser kan du öppna det igen. På fliken Visa, i gruppen Fönster, klicka på Fönstret Påminnelser.

Lägg till helgdagar i kalendern. När är det påsk nästa år? Tacksägelse? Outlook vet. Men det kommer inte att berätta för dig om du inte frågar. Outlook visar inte helgdagar i kalendrar som standard eftersom de är ortsberoende. Du kan dock lägga till dem om du vill ha dem. Välj Arkiv, Alternativ och klicka på Kalender och klicka sedan på Lägg till helgdagar i avsnittet Kalenderalternativ. Välj det land du befinner dig i och klicka på OK.

Gör en kopia av en kalender. För att kopiera en kalender, klicka på knappen Kopiera kalender på fliken Mapp. Välj sedan platsen för kopian. Du kan göra detta för att starta en ny kalender som innehåller alla objekt i din huvudkalender som utgångspunkt, och sedan lägga till eller ta bort objekt på den och dela den med andra.

Arbeta med flera tidszoner. Du kan ställa in ytterligare tidszoner och tilldela meningsfulla etiketter till dem som kan hjälpa dig med schemaläggning. Välj Arkiv, Alternativ, klicka på Kalender och i avsnittet Tidszoner anger du en etikett för din huvudsakliga tidszon och väljer zon. Du kan markera kryssrutorna Visa en andra tidszon och Visa en tredje tidszon och märka dem också.

Ändra kalenderfärgen. Varje kalender använder en annan färg för sin flik, rubriker och objekt, så att du kan skilja dem åt om du tittar på mer än en kalender samtidigt. För att ändra en kalenders färg, högerklicka på dess flik och välj sedan Färg och välj en färg. Du kan också bara visa kalendern och sedan på fliken Visa klickar du på knappen Färg.

Justera tidsskalan. I kalendervyer där du ser enskilda tider, som dag och vecka, kan du ändra tidsskalan för att komprimera eller utöka kalendern. På fliken Visa klickar du på Tidsskala och väljer sedan ett intervall som varje rad i kalendern ska representera.

Ställ in arbetstider. Som standard anser Outlook att "arbetstid" är 9:00 till 18:00 måndag till fredag, och söndag som den första dagen i veckan. Du kan ändra det för att passa olika skift och scheman. Välj Arkiv, Alternativ och klicka på Kalender och ändra sedan inställningarna i avsnittet Arbetstid.

Visa vädret eller inte. Har du märkt att Outlook visar ditt lokala väder högst upp i kalendern? Om du inte gillar det kan du stänga av det. (Du kan också ändra det mellan Fahrenheit och Celsius.) Välj Arkiv, Alternativ, klicka på Kalender och i avsnittet Väder markerar eller avmarkerar du Visa väder i kalendern och väljer temperaturskalan.

Starta Outlook i kalendern. Som standard startar Outlook i inkorgen. För att starta upp i kalendermodulen istället, välj Arkiv, Alternativ och klicka på Avancerat. I avsnittet Start och avsluta i Outlook klickar du på Bläddra och sedan på Kalender.

10 tips för att använda Outlook 2019s People Module

Ange delarna av en persons namn. När du skapar en ny kontakt tolkas det namn du än anger i rutan Fullständigt namn automatiskt i separata fält för Titel, Första, Mellan, Efter och Suffix. Outlook gör inte alltid ett perfekt jobb med detta. Du kan komma åt en dialogruta för att ange var och en av dessa uppgifter genom att klicka på knappen Fullständigt namn när du skapar en ny kontakt.

Ställ in ordningen Arkiv som. Inställningen Arkiv som för en kontakt bestämmer dess ordning i det alfabetiska arrangemanget av kontakter. Som standard är det Efternamn, Förnamn, men du kan ändra det. Du kanske till exempel vill att ett företag ska visas efter företagsnamnet, inte efternamnet på din kontakt där. Ställ in inställningen Arkiv som för en enskild kontakt i dess post genom att dubbelklicka på den från appen Personer och sedan ändra dess inställning för Arkiv som i fönstret som visas.

Designa visitkortslayouten. Standardkortdesignen som visas i visitkortsvyn kan ändras. Öppna en kontakt i ett eget fönster och klicka sedan på knappen Visitkort på fliken Kontakt och arbeta sedan i dialogrutan Redigera visitkort för att ändra kortdesignen och fälten som den innehåller.

Använd fler fält. Fälten som visas som standard för en kontakt när du öppnar den i ett eget fönster är bara en delmängd av de tillgängliga fälten. För att se fler fält, öppna kontakten och klicka sedan på Detaljer på fliken Kontakt. Några av de ytterligare fälten inkluderar smeknamn, chefens namn, make/partner, födelsedag och årsdag.

Starta en ny kontakt baserat på en befintlig. Om du har flera kontakter som alla arbetar för samma företag, kommer många av fälten sannolikt att vara desamma för dem, till exempel postadress och webbadress. För att spara tid kan du starta en ny kontakt baserat på en befintlig. Öppna den befintliga kontakten i ett eget fönster och klicka sedan på den nedre delen av knappen Spara och ny på fliken Kontakt så att en meny visas. Från den menyn väljer du Kontakt från samma företag.

Lägg till icke-textinnehåll i kontaktanteckningar. Öppna en kontakt i ett eget fönster och klicka sedan i området Anteckningar. På fliken Infoga hittar du många alternativ för innehåll som du kan infoga i anteckningsområdet, inklusive bilder, former, ikoner, diagram, SmartArt, ekvationer, symboler och WordArt.

Markera en kontakt som privat. Du kanske har några kontakter på din kontaktlista som du helst inte vill dela. För att utesluta en viss kontakt från att delas, öppna kontakten i sitt eget fönster och klicka på Privat på fliken Kontakt.

Visa någon annans delade kontakter. Du kan dela dina kontakter med knappen Dela kontakter på fliken Hem. För att se någon annans delade kontakter, klicka på knappen Öppna delade kontakter (på fliken Hem) och klicka sedan på knappen Namn och välj den person vars kontakter du vill se. Om den personen har delat sin kontaktmapp kommer du att kunna bläddra i den (minus alla de har markerat som privata). Uppenbarligen fungerar detta bäst i en affärsmiljö där alla är på samma e-post- eller SharePoint-server.

Kontrollera om det finns dubbletter av kontakter. Skulle det inte vara trevligt om Outlook skulle berätta för dig om du försöker skapa en ny kontakt för någon som redan finns på din lista? Du kan få det att hända. Välj Arkiv, Alternativ och klicka på Personer. I avsnittet Namn och arkiv markerar du kryssrutan Kontrollera efter dubbletter när du sparar nya kontakter.

Skapa en ny vy. Öppna galleriet Current View på fliken Hem och välj Hantera vyer. Därifrån kan du skapa din egen anpassade vy. Börja med att välja en befintlig vy och klicka på Kopiera. Välj sedan kopian och klicka på Ändra. Din nya vy kommer att visas i det aktuella View-galleriet tillsammans med standardvyer som visitkort, telefon och lista.

5 tips för att använda Outlook 2019:s anteckningsmodul

Ändra anteckningsfärger. Klisterlappar behöver inte vara gula. För att ändra en anteckningsfärg, ändra dess kategori. Välj den och klicka sedan på Kategorisera på fliken Hem och välj en annan färg. Detta ändrar anteckningsfärgen i ikonvyn och alla andra vyer som visar den som en färgad klisterlapp.

Vidarebefordra en anteckning. För att skicka en anteckning till någon annan via e-post, välj anteckningen och klicka på Vidarebefordra på fliken Hem. Adressera och skicka sedan e-postmeddelandet som du brukar. Om mottagaren har Outlook kan han eller hon öppna och visa anteckningen.

Sortera och filtrera den aktuella Notes-vyn. För att ändra hur anteckningar visas kan du ändra vyn, på samma sätt som i andra moduler. På fliken Hem öppnar du galleriet för den aktuella vygruppen och väljer Hantera vyer. Välj Current View Settings och klicka sedan på Ändra. Klicka på Sortera för att ändra sorteringsordningen, eller Filter för att filtrera listan. Klicka på Återställ aktuell vy om du ändrar dig angående ändringarna.

Gör anteckningarna större eller mindre. När du visar anteckningarna i ikonvyn, på fliken Visa, klicka på Stora ikoner eller Små ikoner för att växla mellan de två alternativen. (Men var varning: Du kommer inte att gilla vyn för små ikoner. Det är rörigt och du tappar ikonfärgerna.) Listvyn, som också är tillgänglig från fliken Visa, visar anteckningarna som en lista med en kolumn.

Ändra storlek på en öppen anteckning. När du dubbelklickar på en anteckning öppnas den i ett eget separat klisterlappsfönster. Du kan dra i hörnet av det här fönstret för att ändra dess storlek så att du kan se mer av anteckningen utan att rulla (om det är en lång anteckning).

3 tips för att hantera dina Outlook 2019-datafiler

Arkivera gammal information. Datafiler kan snabbt växa till gigabyte i storlek. Med tiden kan en stor datafil bli svårhanterlig, vilket gör att Outlook går långsammare att starta och stänga av. Du kanske vill arkivera gamla meddelanden och objekt i en separat fil som du kan komma åt efter behov. För att arkivera filer, klicka på Arkiv och klicka sedan på knappen Verktyg. Klicka på Rensa gamla föremål. Välj vilken eller vilka mappar som ska arkiveras och ställ sedan in ett datumtröskel i rutan Arkivera objekt äldre än. Välj en plats för arkivfilen eller acceptera standarden (som är samma plats som din huvudsakliga Outlook-datafil, men som heter Arkiv).

Rensa din brevlåda. Mailbox Cleanup är mer avancerad och involverad än en enkel arkivering. Med Mailbox Cleanup kan du hitta föremål som är äldre än ett visst antal dagar eller större än ett visst antal kilobyte. Du kan använda AutoArchive för att automatisera arkiveringsprocessen och du kan tömma mappen Deleted Items. För att komma igång, klicka på Arkiv, klicka på Verktyg och klicka på Rensa postlåde.

Dela Outlook med andra användare.När du delar en dator och varje person har sin egen Windows-inloggning behöver du inte oroa dig för Outlook-korsning; när var och en av er kör Outlook får ni er egen privata brevlåda och datafil. Men om två eller flera personer delar samma inloggning, behöver de inte nödvändigtvis dela en enda Outlook-datauppsättning. Nyckeln till integritet i det här fallet är att skapa ytterligare profiler i Outlook. Klicka på Arkiv, klicka på Kontoinställningar och klicka på Hantera profiler. Skapa en ny profil i dialogrutan Mail genom att klicka på Lägg till och fyll i den begärda informationen. Sedan kan du i dialogrutan Mail välja Fråga efter att en profil ska användas om du vill att Outlook ska fråga vilken användare som ska laddas varje gång den öppnas. Alternativt kan du välja Använd alltid den här profilen och sedan välja den du vill använda. För att byta profil om du inte har bett Outlook att fråga dig vid start väljer du Arkiv, Kontoinställningar, Ändra profil. Outlook startar om och frågar vilken profil som ska laddas.

Kortkommandon för Outlook 2019

Du kan utföra vissa uppgifter mycket snabbare genom att använda kortkommandon. Följande tabeller erbjuder några praktiska genvägar som hjälper dig att bli mer effektiv.