Outlook Web Access är en del av ett program som heter Microsoft Exchange, som många stora och inte så stora organisationer kör för att driva avancerade Outlook-funktioner som offentliga mappar, delade kalendrar och tilldelade uppgifter.
Inte alla företag som använder Microsoft Exchange erbjuder Outlook Web Access, men om ditt gör det kan du logga in på Outlook från nästan var som helst: från en dator på ditt lokala offentliga bibliotek, ett internetcafé eller vilken gammal kopiator som helst.
Det är inget svårt med Outlook Web Access; det är egentligen inget annat än en speciell webbsida som ser ut och fungerar ganska mycket som den version av Outlook du har på skrivbordet. Om ditt företag använder en äldre version av Microsoft Exchange kommer Outlook Web Access att se annorlunda ut, men de väsentliga funktionerna bör vara desamma.
När Outlook Web Access är praktiskt
Desktopversionen av Outlook är mycket kraftfullare än Outlook Web Access, men du kan tycka att det är enormt bekvämt att få tillgång till dina Outlook-data när du befinner dig i vissa situationer, som t.ex.
-
När du inte vill släpa med en bärbar dator på en mycket kort affärsresa bara för att kolla din e-post.
-
När du verkligen behöver ha arbeta hemifrån då och då, och du inte vill krångla med att få din hemdator ansluten till kontorets nätverk.
-
När du vill göra lite enkel planering och samarbeta med dina kontorskollegor från någon annans dator.
-
När du får ett e-postmeddelande på en mobil enhet (som en iPhone, Android eller annan smart enhet) och vill skriva ett mer detaljerat svar än du skulle försöka med det lilla tumtangentbordet som är inbyggt i dessa enheter.
-
När du behöver tillgång till din e-post och annan Outlook-data från en annan typ av dator som inte kan köra Outlook. Om du äger en av dessa små netbooks eller en iPad kan du behöva använda Outlook Web Access eftersom vissa netbooks inte kör Microsoft Windows (och inte iPad heller), så de kan inte köra den vanliga versionen av Outlook.
Med Outlook Web Access kan du snabbt svara på ett e-postmeddelande eller lägga upp en uppgift på din att göra-lista nästan var du än befinner dig. På så sätt slipper du inte detaljer när du inte sitter vid din vanliga dator.
Dessutom erbjuder vissa organisationer bara Outlook Web Access till vissa mobila anställda som delar en dator. På så sätt kan företaget hålla dessa personer anslutna till företagets e-postsystem utan att ge en separat dator till varje enskild anställd.
Hur man loggar in och ut av Outlook Web Access
Logga in på Outlook Web Access på samma sätt som du loggar in på någon annan webbplats: Gå till Internet, ange adressen till sidan som din organisation har konfigurerat för att logga in på Outlook Web Access och ange ditt användarnamn och lösenord. De exakta stegen i processen kommer att skilja sig åt mellan organisationer, så fråga dina systemadministratörer om detaljerna.
Om du kan surfa på webben kan du använda Outlook Web Access. Ingen speciell utrustning krävs. Så länge du kommer ihåg ditt inloggningsnamn, lösenord och adressen till din Outlook Web Access-sida är du redo att rocka. Det är precis som att handla online, men det kostar mindre.
När du är klar med din Outlook Web Access-session loggar du ut genom att klicka på ikonen Logga ut till höger på skärmen. Om du använder en dator på en offentlig plats, till exempel ett internetcafé, vill du inte att nästa person som använder den datorn ska se din privata information.