Outlook 2007 E-postformat: HTML, vanlig text och rik text

Microsoft Outlook 2007 erbjuder tre format för att skicka e-postmeddelanden: HTML, vanlig text och rik text. Här är en titt på för- och nackdelarna med de olika Outlook-e-postformaten och några enkla sätt att ändra dem.

Microsoft Outlook 2007 e-postformat finns i tre varianter:

• HTML-format: Nuförtiden skickas nästan all e-post i HTML-format, samma format som webbsidor skapas med. Om HTML är standardformatet du använder för att skapa meddelanden i Outlook – och det är det, såvida du inte har mixtrat med standardinställningarna – är e-postmeddelandena du skickar i själva verket små webbsidor. HTML ger dig de flesta möjligheter att formatera text och grafik. I HTML-format kan du placera bilder i brödtexten i ett e-postmeddelande, använda ett bakgrundstema och göra valfritt antal sofistikerade formateringstrick.

• HTML-formatet har dock sin andel av negativa. För det första är meddelandena större eftersom de innehåller sofistikerade formateringsinstruktioner, och eftersom de är större tar de längre tid att överföra över Internet. Vissa e-postkonton tilldelar en fast mängd diskutrymme för inkommande e-postmeddelanden och avvisar meddelanden när tilldelningen av diskutrymme är fylld. Eftersom de är större än andra e-postmeddelanden fyller HTML-meddelanden diskutrymmet snabbare. Slutligen kan vissa e-postprogram inte hantera HTML-meddelanden. I den här programvaran konverteras meddelandena till vanligt textformat.

• Oformaterad text: I oformaterad text sänds endast bokstäver och siffror. Formatet tillåter dig inte att formatera text eller justera stycken på något sätt, men du kan vara säker på att personen som tar emot meddelandet kan läsa det exakt som du skrev det.

• Rich text-format: Rich text-formatet tillhör Microsofts e-postprogram. Observera att endast personer som använder Outlook och Outlook Express kan se RTF-format. Om formatering av text i e-postmeddelanden är viktigt för dig, välj HTML-format eftersom fler kan läsa dina meddelanden.

När någon skickar ett e-postmeddelande till dig kan du se vilket format det överfördes i genom att titta på namnlisten, där HTML, vanlig text eller rik text visas inom parentes efter ämnet för meddelandet. Outlook är smart nog att överföra meddelanden i HTML, vanlig text eller RTF-format när du svarar på ett meddelande som skickades till dig i det formatet.

Följ dessa instruktioner om du behöver ändra formatet som dina e-postmeddelanden skickas i:

• Ändra standardformatet: Välj Verktyg –> Alternativ och välj fliken E-postformat i dialogrutan Alternativ. I listrutan Skriv i detta meddelandeformat väljer du HTML, vanlig text eller rik text.

• Ändra formatet för ett enstaka e-postmeddelande: Klicka på fliken Alternativ i meddelandefönstret. Klicka sedan på knappen Plain Text, HTML eller Rich Text.

• Använd alltid vanlig text eller rich text-format med en kontakt: För att undvika överföring i HTML med en kontakt, börja i mappen Kontakter, dubbelklicka på kontaktens namn och i kontaktformuläret, dubbelklicka på kontaktens e-postadress . Du ser dialogrutan E-postegenskaper. I listrutan Internetformat väljer du Skicka endast vanlig text eller Skicka med Outlook Rich Text Format.