Business Contact Manager (BCM) version 2.0 är ett gratis tillägg till Outlook 2003 i Office Professional och Small Business-utgåvorna. Det är ett bra verktyg om du förstår hur du använder det för din fördel och övervinner dess två stora begränsningar:
- Äldre versioner av BCM fungerar som fristående enheter och tillåter inte delning mellan flera användare. Att uppgradera din BCM till version 2.0 tillåter databasdelning mellan flera användare. Om du använder en äldre version, gå online, välj Hjälp i Outlooks verktygsfält, välj Sök efter uppdateringar och följ sedan instruktionerna för att uppgradera ditt system.
- För att använda BCM:s delningsfunktioner måste ditt Outlook-program vara installerat på en dator som kör Windows XP Professional; BCM delar inte under Windows XP Home Edition.
- Listan över produkter och tjänster har ett fast format med endast tre tillgängliga fält för att importera data från ditt försäljnings- och redovisningssystem. Du måste justera fälten från ditt affärssystem för att passa in i de tre importfälten: Artikelnamn, Beskrivning och Enhetspris, vilket begränsar sättet att citera tjänster och produkter. Att citera samma produkt som en enhet, en låda eller en behållare innebär att du måste öppna en rad per förpackning. Du kan inte importera dina nuvarande lagerkvantiteter eftersom BCM inte importerar kvantitetsfält.
- För att ha samma artikel på de olika förpackningarna på samma rad måste du definiera innebörden av din enhetskvantitet, oavsett om det är 1 schampoflaska eller en låda med 12 schampoflaskor. Att anpassa varje artikelnamn, beskrivning och enhetspris för en tjänst, ett projekt eller en produkt är utmaningen med att använda BCM i alla företag.
Säg till exempel att Daisy arbetar i ett företag för dator- och mjukvaruunderhåll och får en offertförfrågan för att installera och dela nya BCM 2.0 på fem arbetsstationer. Hon skriver ett detaljerat förslag, inklusive minimikrav som en Windows XP Professional på arbetsstationen som kommer att dela databasen, och uppskattar antalet timmar för hennes tjänst. Hon skapar ett nytt objekt för att spela in detta förslag:
Serviceoffert för installationsprogramvara
Artikelnamn: Programvaruinstallation
Beskrivning: BCM 2.0 delas i 5 arbetsstationer
Antal: 1 tjänst
Pris : 120,00
Daisy använder fältet Artikelnamn för att ange tjänsten och fältet Beskrivning för att lista vad som krävdes. Hon länkar också förslaget som en fil i Möjlighetshistoriken. Genom att anpassa hennes tjänst till listan över produkter och tjänster kan du tillämpa Daisys idé i alla typer av företag.
Säg dessutom att Mark arbetar på ett juridiskt kontor, och en ny kund begär en offert för att hantera företagets juridiska angelägenheter. Han skriver ett förslag som förklarar vad hans kontorstjänster täcker och skickar det som $250 per timme, med en uppskattning av tio timmars tjänst per månad. Han uppskattar förslaget till 120 timmar per år och lägger upp det på följande sätt:
Serviceoffert för Marks juridiska tjänster
Artikelnamn: Juridisk support
Beskrivning: Affärsrättsligt stödavtal 10h/månad
Antal: 120
Totalt: 30 000 USD
På samma sätt kan en kosmetologklinik skapa en produkt- och tjänstelista för Botox-hudvårdsapplikationer och laserhudvårdstjänster på samma sätt som ett juridiskt kontor eller en datortjänst.
Oavsett om du är i en butik eller en liten industri, kan du anpassa din produktlista för att passa BCM:s tillgängliga fält genom att använda de föregående exemplen.