Ordna dina Outlook 2007-meddelanden

Ingen får lite e-post längre. Om du får ett meddelande får du massor av dem. Lyckligtvis erbjuder Outlook 2007 dig en hel massa olika sätt att ordna den där röran av meddelanden så att du har en chans att ta reda på vad som är viktigt och vad som kan vänta.

När Outlook är inställt för att visa läsrutan på höger sida av skärmen (välj Visa –> Läsrutan –> Höger), ser du två knappar högst upp i listan med meddelanden:

• Arrangerad efter-knapp: Den här knappen längst till vänster beskriver systemet som Outlook använder för att organisera dina meddelanden.

• Detaljknapp: Till höger om Arranged By-knappen sitter en annan knapp med en etikett som ger lite detaljer om arrangemanget som Outlook för närvarande använder. (Till exempel, om dina meddelanden för närvarande är ordnade efter datum, står det antingen Nyast på toppen eller Äldst på toppen på knappen till höger.)

Om du vill ändra hur Outlook ordnar dina meddelanden klickar du helt enkelt på knappen Ordnat efter för att visa en genvägsmeny med alla arrangemang du kan använda.

Det här är arrangemangen som Outlook erbjuder:

• Datum: Det vanligaste sättet att organisera meddelanden är efter datum. När du först konfigurerar Outlook är det så här dina meddelanden kommer att ordnas. Klicka på knappen till höger för att växla mellan de senaste meddelandena överst och äldsta meddelanden överst.

• Konversation: Detta arrangemang grupperar meddelanden om samma ämne. Om du har utbytt en rad meddelanden med någon om ett specifikt projekt eller idé kan du välja konversationsarrangemanget för att följa konversationens tråd.

• Från: Som du kanske kan gissa organiserar detta arrangemang din meddelandesamling efter den person som meddelandet skickades från.

• Till: De flesta meddelanden du får är adresserade till dig, men inte alltid. Ibland får du meddelanden adresserade till en lista med personer, så ditt namn visas inte på raden Till i meddelandet. Detta arrangemang separerar dina meddelanden beroende på om ditt namn står på raden Till i varje meddelande.

• Mapp: När du visar meddelanden i en sökmapp, kan meddelandena du visar faktiskt finnas i en mängd olika mappar. Om du vill veta exakt vilken mapp som innehåller varje meddelande, använd mapparrangemanget.

• När du tittar på din inkorg är mapparrangemanget inte tillgängligt; det är bara för sökmappar.

• Storlek: Vissa e-postmeddelanden innehåller fotografier, musik och alla möjliga tungviktsfiler som verkligen kan täppa till ditt företags e-postservrar. Så när din systemadministratör ber dig att tunna ut din inkorg, använd den här funktionen för att identifiera och ta bort de meddelanden som är mest överviktiga.

• Ämne: Detta arrangemang klumpar ihop meddelanden som har samma ämne.

• Typ: Inte varje objekt som kommer till din inkorg är ett enkelt meddelande; du kan också få mötesinbjudningar, uppdragsförfrågningar och alla möjliga andra föremål. När du vill skilja meddelandena från mötesförfrågningarna byter du till Typarrangemanget.

• Bilaga: När du går till din inkorg kanske du inte letar efter ett meddelande, du kanske letar efter en bilaga. Genom att ordna dina meddelanden efter bilagor kan du först undersöka de mest troliga misstänkta.

• E-postkonton: Ibland vill du veta vilket meddelande som kom från vilken adress eller vilka meddelanden du skickade till en viss adress. Med detta arrangemang visar Outlook dig bara meddelanden från konton som intresserar dig.

• Om du bara vill se meddelanden som skickats till en enda adress, välj e-postkonton och klicka sedan på minustecknet (–) bredvid namnen på konton du inte vill se.

• Viktigt: När du behöver se meddelanden som är markerade med hög vikt först, använd detta arrangemang.

• Kategorier: Du kan tilldela kategorier till alla meddelanden du skickar, och ibland kan andra tilldela kategorier till meddelanden de skickar till dig. För att se vilket meddelande som faller inom vilken kategori, använd kategorierna.

• Tillgänglighet: Inställningen Tillgänglighet är för personer som använder en bärbar dator i ett företagsnätverk med Microsoft Exchange. Du kan ställa in Exchange för att bara skicka ämne, datum och avsändarnamn för varje e-postmeddelande, inte huvuddelen av meddelandet. Tills du verkligen klickar på meddelandet för att läsa det, finns resten av meddelandet kvar på huvuddatorn på hemmakontoret. De meddelanden du kan komma åt i sin helhet anses vara tillgängliga.