Ordna din e-post i Outlook 2003

Ingen får lite e-post längre. Om du får ett meddelande får du massor av dem. Lyckligtvis erbjuder Outlook dig en hel massa olika sätt att ordna den där röran av meddelanden så att du har en chans att ta reda på vad som är viktigt och vad som kan vänta.

När Outlook är inställt för att visa läsrutan på höger sida av skärmen, ser du två knappar högst upp i listan med meddelanden. Knappen längst till vänster har en etikett som säger något i stil med "Arrangerad av: Datum." Knappen Ordnat efter beskriver systemet som Outlook använder för att organisera dina meddelanden. Till höger om Arranged By-knappen sitter en annan knapp med en etikett som ger lite detaljer om arrangemanget som Outlook för närvarande använder. (Till exempel, om dina meddelanden för närvarande är ordnade efter datum, kommer knappen till höger att säga antingen "Nyast på toppen" eller "Äldst på toppen.")

För att ändra hur Outlook ordnar dina meddelanden klickar du helt enkelt på Arranged By-knappen för att visa en genvägsmeny med alla arrangemang du kan använda. Det här är arrangemangen som Outlook erbjuder:

• Datum: Det vanligaste sättet att organisera meddelanden är efter datum. När du först konfigurerar Outlook är det så här dina meddelanden kommer att ordnas. Klicka på knappen till höger för att växla mellan de senaste meddelandena överst och äldsta meddelanden överst.

• Konversation: Detta arrangemang grupperar meddelanden om samma ämne. Om du har utbytt en rad meddelanden med någon om ett specifikt projekt eller idé kan du välja konversationsarrangemanget för att följa konversationens tråd.

• Från: Som du kanske kan gissa organiserar detta arrangemang din meddelandesamling efter den person som meddelandet skickades från. Att välja Från-arrangemanget är lite snabbare än att skapa en sökmapp, men ibland är en sökmapp fortfarande det bästa sättet att spåra meddelanden från specifika viktiga personer.

• Till: De flesta meddelanden du får är adresserade till dig, men inte alltid. Ibland får du meddelanden adresserade till en lista med personer, så ditt namn visas inte på raden Till i meddelandet. Detta arrangemang separerar dina meddelanden beroende på om ditt namn står på raden Till i varje meddelande.

• Mapp: När du visar meddelanden i en sökmapp, kan meddelandena du visar faktiskt finnas i en mängd olika mappar. Om du vill veta exakt vilken mapp som innehåller varje meddelande, använd mapparrangemanget. När du tittar på din inkorg är mapparrangemanget inte tillgängligt; det är bara för sökmappar.

• Storlek: Alla vet att storleken inte spelar någon roll; det är känslan som räknas. Okej, inte alltid. Storleken är viktig för vissa systemadministratörer – och det är inte alltid ett personligt problem. Vissa e-postmeddelanden innehåller fotografier, musik och alla möjliga tungviktsfiler som verkligen kan täppa till ditt företags e-postservrar. Så när din systemadministratör ber dig att tunna ut din inkorg, använd den här funktionen lite: Identifiera och ta bort de meddelanden som är mest överviktiga.

• Ämne: Det här arrangemanget liknar konversationsarrangemanget, förutom att det inte följer tråden i en konversation, det bara klumpar ihop meddelanden som har samma ämne.

• Typ: Inte varje objekt som kommer till din inkorg är ett enkelt meddelande; du kan också få mötesinbjudningar, uppdragsförfrågningar och alla möjliga andra föremål. När du vill separera meddelanden från mötesförfrågningar, byt till typarrangemanget så att de mest intressanta meddelandena hamnar högst upp på listan.

• Flagga: När du flaggar ett meddelande planerar du förmodligen att gå tillbaka till det. Detta arrangemang placerar flaggade meddelanden överst på listan och oflaggade meddelanden längst ned. Om du använder flera olika flaggfärger så sorterar detta arrangemang även efter flaggfärg.

• Bilaga: När du går till din inkorg kanske du inte letar efter ett meddelande, du kanske letar efter en bilaga. Genom att ordna dina meddelanden efter bilagor kan du först undersöka de troliga misstänkta.

• E-postkonton: Du kan ställa in Outlook för att samla in e-post från flera olika e-postadresser. Ibland vill du veta vilket meddelande som kom från vilken av dessa adresser, eller bara titta på meddelandena som skickats till en av dessa adresser. Om du bara vill se meddelanden som skickats till en enda adress, välj e-postkonton och klicka sedan på minus (–) bredvid namnen på konton du inte vill se. Med detta arrangemang visar Outlook dig bara meddelanden från konton som intresserar dig.

• Viktighet: Först till kvarn — du vet ordspråket. När du behöver se meddelanden som är markerade med hög betydelse först, är detta arrangemanget du vill använda.

• Kategorier: Du kan tilldela kategorier till alla meddelanden du skickar, och ibland kan andra personer tilldela kategorier till meddelanden de skickar dig. För att se vilket meddelande som faller inom vilken kategori, använd kategorierna.

Ordna efter-knappen visas högst upp i meddelandelistan endast när läsrutan är inställd på att visas på höger sida av skärmen. Du kan aktivera läsrutan genom att välja Visa –> Läsrutan –> Höger. Om du vill ordna dina meddelanden när läsrutan är avstängd, välj Visa –> Ordna efter för att se listan med arrangemang och välj sedan den du vill ha.