Nyheter i Office 2016: Word, Excel, PowerPoint och Outlook

Microsofts nya Office 2016-version innehåller många nya funktioner som spänner över de flesta eller alla applikationer i sviten. (För att ta reda på mer om dessa nya globala funktioner, kolla in Vad är nytt i Office 2016: Globala funktioner .) Men några av de viktigaste uppdateringarna sker i de enskilda applikationerna, som Word, Excel, PowerPoint och Outlook. I den här artikeln diskuterar vi de mest anmärkningsvärda funktionerna i var och en av dessa applikationer.

Word 2016

Microsoft Word-användare har velat ha den här funktionen för, ja, alltid: Samredigering i realtid av Word-dokument – ​​det vill säga två eller flera personer kan öppna och redigera dokumentet samtidigt, och alla som kommer åt dokumentet kan se ändringarna görs i realtid. Google Docs-användare har haft den här funktionen i flera år; slutligen, Microsoft tar denna förmåga till Word.

Nyckeln till att få detta att fungera är att lagra filen på molnlagring. Du kommer att behöva lagra dokumentet på Microsofts molnlagringslösning (OneDrive eller OneDrive for Business), så att andra kan komma åt dokumentet. Därifrån kan du tillåta andra att se och redigera dokumentet precis som på Google Drive.

Den här nya funktionen kommer att hjälpa till att lösa de många problemen med att dela dokument och hålla reda på olika versioner. Du behöver inte längre oroa dig för om du har den senaste versionen av ett dokument, och du behöver inte heller bry dig om att slå samman alla ändringar från flera dokument till ett. Med samredigering i Word 2016 kan alla göra ändringar i samma dokument.

Microsoft planerar att rulla ut detta för Word 2016 först och sedan lägga till det i Excel och PowerPoint.

Excel 2016

De stora förändringarna i Excel under 2016 är inom området business intelligence; det vill säga verktyg och processer som gör att du kan samla in data från många olika källor och omvandla den till insiktsfull information som kan hjälpa dig att fatta bättre affärsbeslut. De två viktigaste sakerna att notera här är följande:

• Excels Power Query-tillägg är nu en del av kärnfunktionaliteten i Excel. Du behöver inte längre installera den.

• Excels prognosverktyg med ett klick, Prognosblad, ger ett enkelt sätt att förutse framtiden för dina data.

Med Power Query kan du hämta data från en mängd olika externa källor. Föreställ dig att hämta data från webbplatser som Wikipedia, från webbplatser för sociala medier som Facebook eller från valfritt antal databastyper, som SQL, Azure, Oracle, Access, Sybase och så vidare. Du kan sedan slå samman all denna data till kalkylblad som hjälper dig att fatta bättre beslut.

Power Query har inte lagt till några nya funktioner från Excel 2013-versionen; bara det faktum att det nu är en del av Excels kärnfunktionalitet gör det lättare att hitta och använda.

Med Forecast Sheet kan du tillhandahålla prognoser för dina data till företagsledare. Om dina data påverkas av säsongsfaktorer kan du be Excel att även ta med dem i prognosen. Du kan till och med ställa in konfidensintervall för dina prognoser, vilket ger dig övre och nedre gränser för prognostiserade data.

PowerPoint 2016

PowerPoint i sig får inte mycket av en översyn under 2016, men Microsoft har gett användarna en ny presentationsapplikation som heter Sway. Vad är skillnaden? Kul att du frågade.

PowerPoint är designat för att skapa linjära presentationer – det vill säga att du börjar på den första bilden och fortsätter genom ditt bildspel till slutet. Och även om du kan förstärka din presentation med olika effekter och övergångar, är det fortfarande i huvudsak ett bildspel. PowerPoint-presentationer är också kända för att ta mycket tid att sätta ihop.

Sway, å andra sidan, är utformad för att göra det möjligt för dig att skapa mer friformspresentationer som har mycket mer utstrålning. I Sway kan du inkludera foton, YouTube-videor, Facebook- och Twitter-objekt, you name it. Men den verkliga fördelen med Sway är hur dess "smarta motor" paketerar ditt innehåll och formaterar det åt dig, vilket gör att du kan lägga mindre tid på att skapa presentationen och mer tid på att planera vad du vill kommunicera.

Outlook 2016

Outlook har förmodligen genomgått den mest betydande översynen i Office 2016, särskilt när det gäller samarbetsfunktioner. Med framgångarna med Googles Gmail, Drive, Docs och andra integrerade molnbaserade applikationer har Microsoft insett att samarbete och molnbaserade lösningar är mycket viktiga för professionell produktivitet. Det är därför Outlook nu har möjlighet att tillhandahålla länkar till filer på OneDrive eller OneDrive for Business; du behöver inte längre bifoga filen.

Microsoft har också vidtagit åtgärder för att hjälpa dig att prioritera e-postmeddelandet som kommer in i din inkorg. Med den nya Clutter-funktionen flyttar Outlook objekt med lägre prioritet ut ur din inkorg och till en separat mapp som du kan titta på senare. Clutter tittar på dina e-postläsvanor över tid och lär sig att fatta dessa prioriteringsbeslut utifrån ditt eget beteende. Så, till exempel, om du prenumererar på nyhetsbrev via e-post som du inte läser så ofta eller bara läser om ämnesraden fångar ditt öga, kommer Clutter att märka detta och flytta dessa nyhetsbrev till en separat mapp, vilket ger plats i din inkorg för e-post som verkligen behöver din uppmärksamhet.

Förväxla inte Clutter för ett spamfilter; bara för att Outlook flyttar e-post med lägre prioritet till en annan mapp betyder det inte att du inte ska titta på den!

Om du inte gillar att låta Outlook fatta dessa e-postprioriteringsbeslut åt dig kan du inaktivera Clutter.