MS Access-fältegenskaper för att se till att datainmatningar är korrekta

Tyvärr är inmatning av data i en Access-databastabell en av de mest tråkiga aktiviteter som mänskligheten känner till. Och eftersom aktiviteten är så tråkig, är människor benägna att göra misstag när de anger data i en Access 2019- databastabell. Ett sätt att minska antalet misstag är att dra fördel av inställningarna för fältegenskaper på fliken Allmänt i designvyfönstret.

Etablering av fältegenskaper.

Dessa egenskaper bestämmer vad som kan och inte kan anges i de olika fälten i en databastabell. Vissa av inställningarna är ovärderliga. Egenskapen Fältstorlek bestämmer till exempel hur många tecken som kan anges i ett fält. I ett tillståndsfält där förkortningar på två bokstäver ska anges, gör egenskapen Fältstorlek 2 för att vara säker på att ingen skriver in mer än två tecken. Om majoriteten av personer som du spårar i en adressdatabas bor i New York anger du NY i egenskapen Standardvärde. På så sätt slipper du datainmatningstjänstemän från att behöva gå in i NY större delen av tiden. De behöver inte gå in eftersom NY redan är där.

Fliken Uppslag i delen Fältegenskaper i designvyfönstret är till för att skapa en rullgardinslista för datainmatning. Det är också ovärderligt. Om du råkar veta att endast fyra objekt kan anges i ett fält, skapa en rullgardinslista med de fyra objekten. På så sätt kan datainmatningstjänstemän välja från en lista med fyra giltiga poster istället för att behöva ange uppgifterna själva och kanske skriva in dem felaktigt.

En titt på inställningarna för MS Access Field Properties

Speciellt om din databas är en stor databas, uppmuntras du att studera fältegenskaperna noggrant och använda dem liberalt. Inställningarna för fältegenskaper skyddar data från att matas in felaktigt. Nedan följer en beskrivning av de olika egenskaperna (listade här i den ordning de visas i designvyfönstret) och instruktioner för att använda dem på ett klokt sätt. Vilka egenskaper du kan tilldela ett fält i Access beror på vilken datatyp fältet tilldelades.

Fältstorlek

I rutan Fältstorlek för textfält anger du det maximala antalet tecken som kan anges i fältet. Anta att fältet du har att göra med är postnummer och att du vill ange femsiffriga postnummer. Genom att ange 5 i textrutan Fältstorlek kan endast fem tecken anges i fältet. En sömnig datainmatningstjänsteman kunde inte ange ett postnummer på sex tecken av misstag.

För Nummerfält, välj ett värde för fältstorleken från rullgardinsmenyn. Tabellen nedan beskriver dessa fältstorlekar.

Få tillgång till numeriska fältstorlekar

*Stöds inte av .accdb-filformatet.

Fältstorleksalternativen Enkel, Dubbel och Decimal innehåller olika nummerintervall. För nu, om du behöver lagra siffror efter decimalkomma, välj fältstorleken Dubbel så att du täcker de flesta situationer.

Formatera

Klicka på rullgardinsmenyn och välj det format som text, siffror och datum och tider ska visas i.

Decimaler

För ett fält som innehåller siffror, öppna rullgardinsmenyn Decimaler och välj hur många siffror som kan visas till höger om decimaltecknet. Den här egenskapen påverkar hur siffror och valutavärden visas, inte deras verkliga värde. Tal avrundas till närmaste decimalkomma. Alternativet Auto visar antalet decimaler som tillåts av formatet du valde i rullgardinsmenyn Format.

Ingångsmask

För text- och datumfälttyper tillhandahåller den här funktionen en mall med skiljetecken för att göra det lättare att ange data. Telefonnummer, personnummer och andra nummer som vanligtvis anges tillsammans med bindestreck och parenteser är idealiska kandidater för en inmatningsmask (en annan löjlig databasterm!). På databladet visas tomma utrymmen där siffrorna går, och skiljetecken står redo att ta emot siffror.

Inmatningsmasker gör datainmatning enklare.

I textrutan Inmatningsmask anger du en 0 där siffrorna går och anger skiljetecken där de går. Ange till exempel (000) 000-0000 eller 000/000-0000 för att ange en inmatningsmask för ett telefonnummer. Du kan också skapa inmatningsmasker genom att klicka på de tre prickarna bredvid textrutan Input Mask. Om du gör det öppnas dialogrutan Input Mask Wizard, där du kan skapa en mycket sofistikerad inmatningsmask.

Rubrik

Om fältet du arbetar med har ett kryptiskt eller svårt att förstå namn anger du ett mer beskrivande namn i textrutan Bildtext. Värdet i Caption-egenskapen visas som kolumnrubriken i databladsvyn, som en etikett på formulär och på rapporter i stället för fältnamnet. Personer som anger data förstår vad de ska ange efter att ha läst den beskrivande bildtexten.

Standardvärde

När du vet att de flesta poster kräver ett visst värde, nummer eller förkortning anger du det i textrutan Standardvärde. På så sätt sparar du dig själv besväret att ange värdet, siffran eller förkortningen för det mesta eftersom standardvärdet visas redan i varje post när du anger det. Du kan alltid åsidosätta standardvärdet genom att ange något annat.

Valideringsregeln

Så länge du känner till operatorer och booleska uttryck kan du skapa en regel för att mata in data i ett fält. Du kan till exempel ange ett uttryck som kräver att datum anges inom en viss tidsram. Eller så kan du kräva att valutasiffror är över eller under ett visst värde. För att upprätta en valideringsregel anger du ett uttryck i textrutan Valideringsregel. För att använda datum i ett uttryck måste datumen omges av siffertecken (#). Här är några exempel på valideringsregler:

För att få hjälp med att skapa uttryck, klicka på de tre prickarna bredvid textrutan Valideringsregel för att öppna uttrycksbyggaren och bygga ett uttryck där. Försök att klicka på knappen Hjälp i dialogrutan Expression Builder. Om du gör det öppnas Access Help-programmet, där du kan få råd om hur du bygger uttryck.

Skapa en valideringsregel.

Valideringstext

Om någon anger data som bryter mot en valideringsregel som du anger i textrutan Valideringsregel, visar Access ett standardfelmeddelande. Meddelandet lyder: "Ett eller flera värden är förbjudna enligt valideringsregeln som ställts in för [det här fältet]. Ange ett värde som uttrycket för detta fält kan acceptera." Om det här meddelandet är för kallt och opersonligt för dig kan du skapa ett eget meddelande för felmeddelandedialogrutan. Skriv ditt vänliga meddelande i textrutan Valideringstext.

Nödvändig

Som standard behöver ingen inmatning göras i ett fält, men om du väljer Ja istället för Nej i rutan Obligatoriskt och du misslyckas med att göra en inmatning i fältet, talar en meddelanderuta om att du ska vara säker på att göra en inmatning.

Tillåt noll längd

Den här egenskapen låter dig ange nolllängdssträngar i ett fält. En sträng med noll längd – två citattecken utan text eller blanksteg mellan dem (“”) – indikerar att det inte finns något värde för ett fält. För att se hur nolllängdssträngar fungerar, anta att din databastabell kräver att e-postadresser anges. Om du inte visste om en person har en e-postadress, skulle du lämna fältet E-postadress tomt. Om du däremot visste att personen inte hade en e-postadress, kunde du ange så mycket genom att ange en noll-längd sträng. Välj Ja på rullgardinsmenyn för att tillåta att strängar med noll längd anges i fältet.

Indexerad

Den här egenskapen indikerar om fältet har indexerats. Index gör att sortering av ett fält och sökning i ett fält går snabbare. Ordet Nej visas i den här textrutan om fältet inte har indexerats.

Unicode-uttryck

Välj Ja från rullgardinsmenyn Unicode Expression om du vill komprimera data som nu lagras i Unicode-format. Att lagra data på detta sätt sparar diskutrymme, och du vill förmodligen inte ändra den här egenskapen.

Smarta taggar

Om du tänker ange smarta taggar i fältet, ange vilken typ du anger genom att klicka på de tre prickarna bredvid rutan Smarta taggar och välja ett alternativ i dialogrutan Action Tags.

Textjustering

Den här egenskapen avgör hur texten justeras i en kolumn eller i ett formulär eller en rapport. Välj Allmänt för att låta Access bestämma justeringen, eller välj Vänster, Höger, Centrera eller Distribuera.

Textformat

Denna rullgardinslista är tillgänglig för långa textfält och låter dig välja att tillåta rik text i fältet. Med den här egenskapen inställd på Rich Text kan du göra olika ord fetstil, kursiv, understruken och ändra teckenstorlek och färg. Ställ in den på vanlig text för vanlig, tråkig text utan formatering.

Endast bifoga

Denna egenskap är tillgänglig i långa textfält och låter dig lägga till data endast i ett långtextfält för att samla in en historik över kommentarer.

Visa datumväljare

Den här egenskapen är tillgänglig i fälten Datum/tid. Välj För datum för att placera en knapp bredvid kolumnen som datainmatningstjänstemän kan klicka på för att öppna en kalender och välja ett datum istället för att skriva siffror.

IME-läge/IME-satsläge

Dessa alternativ är för att konvertera tecken och meningar från östasiatiska versioner av Access.

Skapa en uppslagsdatainmatningslista i MS Access

Det kanske bästa sättet att se till att data skrivs in korrekt är att skapa en rullgardinsmeny för datainmatning. På så sätt kan alla som anger data i din databastabell göra det genom att välja ett objekt från listan, inte genom att skriva in det. Denna metod sparar tid och förhindrar att ogiltiga data matas in. Access erbjuder två sätt att skapa rullgardinsmenyn:

• Skapa listan genom att ange objekten själv: Gå den här vägen när du har att göra med en ändlig lista över objekt som aldrig ändras.
• Hämta objekt från en annan databastabell: Gå den här vägen för att hämta objekt från en kolumn i en annan databastabell. På så sätt kan du välja från en ständigt växande lista med objekt. När antalet objekt i den andra databastabellen ändras, ändras också antalet objekt i rullgardinsmenyn eftersom objekten kommer från den andra databastabellen. Det här är ett utmärkt sätt att hämta objekt från ett primärnyckelfält i en annan tabell.

En så kallad uppslagslista.

Skapa en rullgardinslista på egen hand

Följ dessa steg för att skapa en rullgardinsmeny eller uppslagslista med poster du skriver:

I designvyn klickar du på fältet som behöver en rullgardinslista.

Öppna rullgardinsmenyn Datatyp och välj Lookup Wizard, det sista alternativet i listan.
Dialogrutan Lookup Wizard visas.

Välj det andra alternativet, Jag kommer att skriva in de värden jag vill ha och klicka på Nästa.

Under Kol1 i nästa dialogruta anger du varje objekt som du vill ska visas i rullgardinsmenyn; klicka sedan på knappen Nästa.
Du kan skapa en lista med flera kolumner genom att ange ett nummer i textrutan Antal kolumner och sedan ange objekt för listan.

Ange ett namn för fältet, om det behövs, och klicka på knappen Slutför.

Växla till databladsvy och öppna rullgardinsmenyn i fältet för att se till att den visas korrekt.

För att ta bort en uppslagslista från ett fält, välj fältet, gå till fliken Uppslag i designvyfönstret, öppna rullgardinsmenyn Visningskontroll och välj Textruta.

För att se vad som finns på en rullgardinslista, välj fältet som du skapade listan för, växla till designvy och välj fliken Uppslag i rutan Fältegenskaper. Du kan redigera listan genom att redigera eller ta bort objekt i textrutan Radkälla. Se till att ett semikolon (;) visas mellan varje objekt.

Uppslagsfältegenskaper.

Hämta listobjekt från en databastabell

Innan du kan hämta listobjekt från en annan databastabell kanske du vill definiera en relation mellan tabellerna; det är inte nödvändigt, men det rekommenderas. Följ dessa steg för att hämta objekt i en rullgardinslista från en annan databastabell:

I designvyn klickar du på fältet som behöver en lista, öppnar listrutan Datatyp och väljer Lookup Wizard.
Dialogrutan Lookup Wizard visas.

Välj det första alternativet, Jag vill att uppslagsfältet ska hämta värdena från en annan tabell eller fråga och klicka på Nästa.
Du ser en lista med tabeller i din databas.

Välj tabellen med de data du behöver och klicka på knappen Nästa.
Dialogrutan visar en lista över tillgängliga fält i tabellen.

Välj fältet där data för din lista lagras.

Klicka på knappen >.
Namnet på listan visas till höger i dialogrutan, under Valda fält.

Klicka på knappen Nästa.

Normalt visas listor i stigande ordning, men du kan välja ett fält och klicka på knappen Stigande för att vända ordningen på listan. (Observera att knappen förvandlas till den fallande knappen.)

Klicka på knappen Slutför.
Om du är så benägen kan du ändra bredden på listan innan du klickar på Slutför, men du kan alltid göra det på databladet.

Anta att du hämtar objekten från fel fält eller fel databastabell. För att åtgärda problemet, välj fältet som du skapade listan för och i designvyn, välj fliken Uppslag. Välj textruta istället för kombinationsruta på rullgardinsmenyn Display Control och börja om från början.