Microsoft Teams For LuckyTemplates Cheat Sheet

Microsoft Teams är en kommunikations- och samarbetsprodukt som tillkännagavs för bara några år sedan. Det fortsatte sedan med att bli den snabbast växande produkten i Microsofts historia. Teams stöder nästan alla sätt av omedelbar och asynkron kommunikation. Du kan till exempel skicka meddelanden, ringa andra med ljud och video och genomföra onlinemöten – allt inom Teams. Dessutom kan du dela digitalt innehåll och samarbeta i realtid.

©Round Pebble Design/Shutterstock.com

Se Microsoft Teams som en instrumentpanel i ditt onlinearbete. Och naturligtvis integrerar Teams nära med resten av Microsoft-produkterna som SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Outlook, bara för att nämna några.

Komma igång: Hur man använder Microsoft Teams

Microsoft Teams är tillgängligt antingen som en gratis, fristående app som du kan ladda ner från Internet, eller som en del av ett programpaket, som Microsoft 365. Den kostnadsfria, förpliktande Microsoft Teams-appen erbjuder funktioner som obegränsade meddelanden och sökfunktioner, 10 GB delat lagringsutrymme i appen och ljud- och videosamtal mellan medlemmar.

Den mer robusta versionen av Teams som är tillgänglig via en prenumeration på Microsoft 365 ger alla dessa funktioner såväl som en mängd andra, inklusive 1 TB lagringsutrymme per organisation; Exchange e-postvärd; åtkomst till OneDrive, SharePoint och andra Microsoft 365-tjänster; förbättrade säkerhetsfunktioner; och 24/7 telefon- och webbsupport bland andra administrativa verktyg. Få information om skillnaderna mellan de olika Teams-versionerna .

Du kan installera Teams på följande operativsystem:

• Windows: Oddsen är goda att om du använder en Windows-dator så använder du troligen Windows 10. Men om du är i en organisation som använder en äldre version av Windows kan du fortfarande installera Teams. Sedan Teams lanserades har det stöds på alla versioner av Windows sedan Windows 7.
• Mac: Teams är tillgängligt på MacOS-datorer och fungerar precis som Microsoft Teams för Windows.
• Linux: Många mjukvaruutvecklare och teknikentusiaster använder operativsystemet Linux med öppen källkod och gratis. Microsoft Teams för Linux är den första Microsoft 365-appen som är tillgänglig på Linux-datorer.
• iOS: Om du har en iPhone eller iPad använder den iOS-operativsystemet. Du hittar Teams-appen i Apple App Store.
• Android: Huvuddelen av alla smartphones kör Android-operativsystemet. Du hittar Teams-appen i Google Play Butik.
• Webbläsare: Om du inte kan installera Teams-klienten på din enhet kan du alltid använda din webbläsare och logga in på Teams. Webbversionen av Teams erbjuder ett sätt att komma åt Teams från datorer som du kan använda på ett kafé eller hemma hos en vän. Se bara till att logga ut och använd bara betrodda datorer!

Hur man navigerar i Microsoft Teams

Teams navigeringsmeny finns till vänster på en traditionell dator- eller bärbar datorskärm och längst ner på mobila enheter. Du kan lägga till nya navigeringsobjekt till listan genom att skapa policyer eller installera appar. Som standard inkluderar huvudkomponenterna i Teams-navigering:

• Aktivitet: Aktivitetsflödet är där du hittar aviseringar om saker som händer runt Teams. Om det till exempel finns ett oläst meddelande i en kanal eller om någon skickar ett chattmeddelande till dig, kommer du att se det visas i ditt aktivitetsflöde. Se det som din one-stop-shop för allt som har hänt i Teams sedan du senast var där.
• Chatt: Chattområdet är där du hittar alla dina personliga chattar och gruppchattar. Det är en subtil skillnad mellan konversationer i chattar och konversationer i kanaler. Du kan tänka på chattar som ad hoc-meddelanden till en annan person eller några andra personer. Chattar kommer och går och är spontana, medan en kanal är ett dedikerat område som består och där människor kan kommunicera om ett specifikt ämne.
• Teams: Namnet på själva produkten, Teams-området är där du hittar de team du har skapat. Du kan bläddra igenom kanalerna för varje team och skicka meddelanden och genomföra möten. Du kan också skapa nya team och hantera befintliga team.
• Kalender: Området Kalender är fokuserat på din kalender med evenemang och möten. Om du någonsin har schemalagt ett möte i Microsoft Outlook kommer du att vara alltför bekant med att arbeta med din kalender i Teams. Obs! Kalendern är nära integrerad med Outlook, så om du inte har Outlook installerat kommer du inte att se kalenderobjektet i navigeringen.
• Samtal: Området Samtal är där du visar information om dina ljud- och videosamtal. Du kan starta ett nytt samtal, se en samtalshistorik, konfigurera snabbvalskontakter och kontrollera din röstbrevlåda.
• Filer: Området Filer är där du kan spara och dela digitala filer. Om du någonsin har använt SharePoint eller OneDrive kommer du gärna att veta att du redan ligger före i spelet. Teams använder SharePoint och OneDrive bakom kulisserna i Teams, och när som helst kan du hoppa ut ur Teams och öppna filerna i SharePoint- eller OneDrive-applikationerna.

Microsoft Teams snabbmeddelanden och samtal

Att skicka snabbmeddelanden är ett nyckelbegrepp i Teams. Du kan skicka ett meddelande till en kanal inom ett team, eller så kan du skicka ett meddelande som en chatt till en eller flera personer.

För att skicka ett meddelande till en kanal, välj Teams från den vänstra navigeringsrutan och välj sedan kanalen. Kanalen kommer att laddas och du kommer att se alla tidigare meddelanden i mittrutan. För att skicka ett meddelande till kanalen, skriv i textrutan längst ner på skärmen och välj ikonen för att skicka meddelande, som ser ut som ett pappersflygplan. Alla i kanalen kommer att kunna se ditt meddelande nästa gång de tittar på kanalen.

För att skicka ett meddelande till en eller flera personer som en chatt, välj Chatta från den vänstra navigeringsrutan och välj sedan ikonen Ny chatt högst upp i listan med chattmeddelanden. Ikonen ser ut som en penna som skriver på ett papper. Ange namnet, eller namnen, på den eller de personer du vill skicka meddelandet till och skriv sedan ditt meddelande i textrutan längst ned på skärmen. För att skicka meddelandet, välj ikonen för skicka meddelande, som ser ut som ett pappersflygplan.

Du kan också ringa en annan person med hjälp av Teams. Om den andra personen är en annan Teams-användare kan du ringa samtalet med video också. För att ringa ett ljud- eller videosamtal till en annan Teams-användare, leta bara efter den personens namn i Teams. När du håller musen över namnet ser du en videokameraikon och en telefonikon. Välj videoikonen för att starta ett videosamtal och telefonikonen för att starta ett ljudsamtal. Om du behöver ringa ett telefonnummer väljer du Samtal i den vänstra navigeringsrutan och väljer ikonen för att ringa.

Om du inte har ställt in röst i din Teams-prenumeration kommer du inte att kunna ringa ett telefonnummer. På samma sätt, om du, eller personen du ringer, inte har en videokamera inställd, kommer du inte att kunna ringa ett videosamtal.

Microsoft Teams Admin Center

Teams Admin Center är där du hanterar Teams. Du använder din webbläsare för att logga in på Teams Admin Center . När du väl är inloggad hittar du navigeringsmenyn till vänster på webbplatsen. Huvudkomponenterna i Teams Admin Center-navigering inkluderar:

• Instrumentpanel: Instrumentpanelen är din primära målsida för Teams Admin Center. Här hittar du informationspaneler som innehåller information som användaraktivitet, organisationsinformation och hjälp- och utbildningslänkar.
• Teams: Använd dessa inställningar för att hantera team och teampolicyer. Du kan lägga till nya team och konfigurera befintliga team. Du kan också ställa in policyer som definierar vilka funktioner och inställningar ett team kan använda.
• Enheter: Dessa inställningar används för att ställa in och hantera enheterna i ditt nätverk. Du kan ställa in konfigurationsfiler som används för enheter som du har godkänt för din organisation.
• Platser: Använd dessa inställningar för att ställa in fysiska geografiska platser för användning av Teams. Du kan sätta etiketter så att du kan rapportera om specifika kontor och ställa in 911-platser som används av räddningstjänsten. Dessa platser kan användas för saker som användare och även för kontor och byggnader.
• Användare: I det här avsnittet kan du se information om Teams-användare och konfigurera och ställa in policyer för enskilda användare.
• Möten: Dessa inställningar används för att konfigurera möten i Teams. Här kan du ställa in och konfigurera konferensbryggor, mötespolicyer, mötesinställningar, policyer för liveevenemang och inställningar för liveevenemang.
• Meddelandepolicyer: Här kan du ställa in vilka funktioner som är tillgängliga i chatt och kanaler. En standardpolicy för hela organisationen är inställd som standard, och du kan lägga till andra.
• Teams-appar: Dessa inställningar används för att ställa in policyer och behörigheter för hur Teams-användare kan använda appar. Till exempel inkluderar Teams en standardpolicy för personer som har första kontakt med kunder som kassörer bakom kassadisken (ofta känd som första linjens arbetare). Firstline Worker-policyn säkerställer att Shifts-appen, som används för att spåra tid för skiftarbete, är fäst och tillgänglig för alla som har policyn tilldelad.
• Röst: Inställningar för röstsamtal konfigureras med dessa inställningar. Här kan du ställa in röstfunktioner som att lägga till ett telefonnummer, konfigurera enheter och alternativ för konferenssamtal.
• Policypaket: Med dessa inställningar kan du paketera en grupp fördefinierade policyer och tillämpa dem på grupper av användare. Till exempel, för pedagogiskt bruk, finns det fördefinierade policypaket för lärare och ett annat policypaket för elever.
• Analys och rapporter: Här kan du se och ladda ner rapporter om Teams användning. Du hittar användningsrapporter för Teams-appen, enheter, liveevenemang, röst- och textmeddelanden och blockerade användare.
• Inställningar för hela organisationen : Dessa inställningar påverkar hela din organisation. Du kan konfigurera inställningar för extern åtkomst och gäståtkomst samt allmänna Teams-inställningar. Du kan också konfigurera helgdagar och ställa in resurskonton som används för röstfunktioner som automatiska receptionister.
• Planering: Här hittar du verktyg som hjälper dig att planera din Teams-distribution. Du hittar ett Teams rådgivareverktyg och ett nätverksplaneringsverktyg.

Hur man utökar team med appar

Du kan utöka Teams genom att installera appar från Microsoft och andra programvaruföretag från tredje part. Det finns fem primära typer av appar som du kan installera i Teams. Dessa är:

• Personliga appar: Dessa appar är verktyg för personligt bruk, som OneNote för innehållshantering och GitHub för utvecklarverktyg.
• Botar: Botar är installerade i kanaler och de kan skicka meddelanden till kanaler för saker som du vill att personerna i kanalen ska hålla sig uppdaterade med. Du kanske till exempel vill installera SurveyMonkey-boten som skickar meddelanden om undersökningar till kanalen. Du kan också interagera med bots genom att skicka meddelanden till dem i kanalen. Till exempel kan du skicka ett meddelande till Flow-boten och få det att starta en repetitiv uppgift som du har utvecklat i Flow.
• Flikar: Flikar visas överst på en kanal i ett team. Till exempel innehåller fliken Inlägg alla meddelanden som personer har skickat till kanalen. Du kan lägga till ytterligare flikar så att personer i kanalen kan välja genom dem för att se information. Om din organisation till exempel använder FlipGrid för lärande, kan du installera FlipGrid-appen och lägga till en FlipGrid-flik för ett av dina inlärningsrutnät.
• Anslutningar: Använd anslutningar för att tillåta andra programvaruprodukter och tjänster att skicka meddelanden direkt till en Teams-kanal. Om du till exempel använder Zendesk för dina supportbiljetter kan du låta Zendesk skicka meddelanden om nya biljetter direkt till din kanal.
• Meddelanden: Vissa appar utökar och förbättrar meddelandeupplevelsen i Teams. Om du till exempel använder Zoom för att fånga och dela video, kanske du vill lägga till den som en app så att alla kan se och interagera med Zoom-videor direkt i meddelandena i en kanal.