Microsoft Project 2010 för LuckyTemplates fuskblad

Project 2010, den senaste inkarnationen av Microsofts populära projekthanteringsprogram, erbjuder en enorm mängd funktionalitet. Microsoft Project 2010 är dock förmodligen inte som alla andra program du någonsin har använt, så att bemästra det kan verka en skrämmande process. Detta fuskblad ger dig tips och tricks för att göra det du gör varje dag som projektledare.

Hur man använder Microsoft Project 2010 för att lösa resurskonflikter

När en resurs är övertilldelad använder du Microsoft Project 2010 för att säkerställa att ditt projekt håller sig på rätt spår. Med Microsoft Project 2010 kan du lösa resurskonflikter genom att ändra tilldelningar, ändra schemaläggning och mer. Överväg följande taktik för att lösa resurskonflikter:

• Revidera resursens tillgänglighet för projektet. Ändra till exempel personens tillgänglighet från 50 procent till 100 procent.

• Ändra tilldelningar för att ta bort resursen från vissa uppgifter under konfliktens tidsram. Den nya Team Planner-vyn är utmärkt för detta ändamål.

• Flytta en uppgift som resursen är tilldelad till ett senare datum med hjälp av verktyget Flytta uppgift eller ändra aktivitetens beroenderelationer.

• Lägg till en andra resurs till en uppgift för vilken den övertilldelade resursen är upptagen. Ändra uppgiften till automatisk schemaläggning och ansträngningsdriven, om det behövs, för att tillåta uppgiften att slutföras tidigare och frigöra resursen tidigare.

• Ersätt resursen med en annan för vissa uppgifter. Prova Resursersättningsguiden för hjälp med detta om du använder Project Server.

• Välj en uppgift och klicka sedan på knappen Inspektera i gruppen Uppgifter på fliken Uppgift. Faktorerna som styr timingen för den valda uppgiften tillhandahålls så att du kan vidta de åtgärder som krävs för att ta itu med dem: till exempel om ett uppgiftsberoende är att köra timing och du kan ändra det beroendet, kan det lösa ditt problem.

• Gör ändringar i resursbaskalendern så att resursen kan arbeta mer tid på en vecka.

Skapa ett projektschema med Microsoft Project 2010

Att skapa ett projektschema är enkelt med Microsoft Project 2010. Nedan följer några praktiska steg som hjälper dig att bygga ett Microsoft Project-schema. När du har slutfört listan är du redo att starta projektet och spåra eventuella framsteg på det. Du kan sedan rapportera framsteg till ledningen genom att använda Microsoft Project-rapporter, genom att helt enkelt skriva ut ditt schema eller genom att dela det på webben.

• Ange projektinformation (som startdatum).

• Ställ in din arbetskalender.

• Skapa uppgifter, välj schemaläggningsmetod och uppgiftstypinställningar och ange information om varaktigheter.

• Skapa milstolpar (uppgifter med noll varaktighet) i ditt projekt.

• Organisera dina uppgifter i faser med hjälp av Projects dispositionsstruktur.

• Upprätta beroenden mellan uppgifter, lägg till begränsningar om det är lämpligt.

• Skapa resurser, tilldela kostnad/pris och resurskalenderinformation.

• Tilldela resurser till uppgifter.

• Lös resurskonflikter.

• Se över den totala varaktigheten och kostnaden för projektet, gör justeringar vid behov.

• Sätt en baslinje.

Användbara webbplatser för att förbättra expertis inom projektledning

Oavsett om du betraktar projektledning som en konst eller färdighet, hjälper Microsoft Project 2010 dig att göra det bättre. Förbättra din Microsoft Project-expertis genom att besöka webbplatser som erbjuder mallar och tredjepartstillägg för Microsoft Project och annan projektledningsinformation:

• Microsofts mallgalleri

• Översikt över Microsoft Enterprise Project Management Solution

• Project Management Institute

• ProjectManagement.com

• American Society for the Advancement of Project Management

• allPM, International Institute for Learning, Projektledarens hemsida

• International Project Management Association

Microsoft Project 2010 genvägstangenter

Microsoft Project 2010 maximerar effektiviteten när du hanterar projekt — men Project 2010-genvägar sparar dig också tid vid tangentbordet: Här är några kortkommandon som du kommer att använda hela tiden när du bygger och arbetar med en projektplan.

Projektledning Tidsbesparande tekniker

Projektledning handlar om att spara tid. Men även med hanteringsverktyg som Microsoft Project 2010 kan ditt projekt pågå längre än du förväntade dig. Försök i så fall följande metoder för att skärpa timingen:

• Öka antalet automatiskt schemalagda uppgifter i din projektplan så att Project kan schemalägga dem automatiskt.

• Ändra beroenden så att uppgifter kan starta tidigare, om möjligt.

• Skapa överlappande beroenden när det är lämpligt.

• Minska mängden slack (men bli aldrig av med allt!) på enskilda uppgifter.

• Lägg till resurser till automatiskt schemalagda ansträngningsdrivna uppgifter så att de avslutas tidigare.

• Fundera på om ditt projekt kan klara sig utan vissa uppgifter (till exempel en andra QA-testfas eller en ledningsgenomgång av en paketdesign).

• Outsourca en fas av ditt projekt när interna personalresurser inte kan slutföra det eftersom de är upptagna med andra uppgifter.