Microsoft Office 365 funktioner och fördelar

Att flytta till Office 365-molnet kommer med några viktiga funktioner och fördelar. Din organisation får nämligen fortsätta använda den programvara du har använt i flera år, men du får nu lägga över bördan på Microsoft. Förutom att flytta bördan till Microsoft, finns det några andra viktiga fördelar.

Generera högre produktivitet med Office 365

Produktivitet är ett bra ord som ledningskonsulttyper älskar att använda. Men i den verkliga världen kan produktiviteten sammanfattas i en enkel fråga: Kan du göra mitt jobb lättare eller inte? Microsoft har investerat stort och lagt ner oerhört mycket tid på att försöka göra användar- och administratörsupplevelser av Office 365 så lätta och enkla som möjligt.

Tanken är att ökad enkelhet ger högre produktivitet. Oavsett om det är en administratör som konfigurerar en ny anställd eller en affärsanalytiker som skriver policy- och procedurdokument i Word. När tekniken kommer ur vägen och du kan fokusera på ditt jobb blir du mer produktiv. Försök att använda en skrivmaskin istället för en ordbehandlare. Vem som trodde att kopiera och klistra skulle vara en sådan game changer?

Åtkomst var som helst med Office 365

Att komma åt din företagsprogramvara över Internet har några stora fördelar. För det första behöver du bara din dator – stationär, bärbar, surfplatta eller telefon – och en internetanslutning eller telefontäckning. Eftersom programvaran körs i ett Microsoft-datacenter ansluter du helt enkelt till Internet för att komma åt programvaran.

En annan fördel med att komma åt centralt placerad data är att du alltid har en enda källa till sanningen. Om du gör en ändring i ett dokument från din surfplatta hemma och sedan din kollega tittar på filen från sin telefon, kommer hon att se det mest uppdaterade dokumentet. Dagarna för att skicka Excel-dokument med e-post mellan maskiner med långa filnamn är förbi.

Med SharePoint Online (en del av Office 365-paketet) lever en enda fil, säg Forecast_Q1_2011.xlsx, i molnet (vilket innebär i Microsofts globalt distribuerade datacenter för miljarder dollar). Eftersom dokumentet finns i molnet kan säkerhetsbehörigheterna ställas in så att alla i organisationen, oavsett geografisk plats, kan se dokumentet.

Säkerheten kan vara så strikt eller så mild som önskas. Du kanske till exempel vill att alla i organisationen ska kunna se ett företagspolicydokument men att bara en utvald grupp individer ska redigera dokumentet. Dessutom tar SharePoint hand om all versionshantering och låter dig till och med kolla in ett dokument att redigera så att ingen annan kan redigera det samtidigt.

Behöver du samarbeta om dokumentet i realtid? Inga problem. Du kan göra det genom att inte använda något mer än din webbläsare.

Arbeta med det du kan med Office 365

Microsoft kommer inte alltid ut med den bästa mjukvaran. Kommer du ihåg Windows Vista? Rysning! Istället för att springa långt bort och aldrig se tillbaka på Windows igen, höll användarna helt enkelt andan tills Windows 7. Och tack för att du skyndade på Microsoft!

En sak som Microsoft gjorde otroligt rätt är att inse att användare inte vill ge upp de saker som gör dem bekväma. Office 365 har inte ändrat dina favoriter ett dugg. Den enda skillnaden är att de nu är sömlöst anslutna till företagsmjukvaran som lever ute i molnet. Med andra ord, dina favoritapplikationer är molniga.

En av de coolaste funktionerna med SharePoint 2010 och Office 2010 är att du kan arbeta med SharePoint utan att behöva lämna Office-applikationerna. Du kan till exempel starta Word, kolla in ett dokument som är lagrat i SharePoint, göra några ändringar, checka in det igen, granska versioner och till och med lämna några anteckningar till dina kollegor.

Allt utan att ens behöva veta att SharePoint hanterar innehållshanteringsfunktionen bakom kulisserna.

Robust säkerhet och tillförlitlighet kommer med Office 365

När Microsoft tar på sig allt ansvar för säkerhet och tillförlitlighet kan ditt IT-team vila på sina lagrar. Att låta Microsoft göra det tunga lyftet frigör IT-teamet att göra viktigare saker som att hjälpa användare att få ut det mesta av företagets programvara.

Microsoft förstår om du inte är helt bekväm med att låta dem göra det tunga arbetet. För att lösa några av frågorna har Microsoft dock omfattande servicenivåavtal som hjälper dig att lugna dig.

Office 365 ger IT-kontroll och effektivitet

IT-personal vill veta exakt vad alla gör med sina system hela tiden. Om något går fel beror det förmodligen på användarfel. Dina system gör vad de ska göra. Microsoft har gjort sitt bästa för att skapa en oöverträffad kontrollnivå för administratörer. Men det är inte allt. Inte bara har administratörer kontroll över miljön, utan den är faktiskt också designad för att vara enkel och intuitiv.