Med tanke på layouten och designen av din Excel-ekonomimodell

Problemet som måste lösas och den output som krävs påverkar ofta utformningen och utformningen av den finansiella modellen. Så det är ingen dålig idé att lägga lite tid på att tänka på layouten innan du sätter igång. Modellens layout och struktur relaterar inte bara till logiken och funktionaliteten, utan de kan också påverka utseendet och känslan av modellens gränssnitt och hur användare navigerar genom modellen.

När du bygger en modell för första gången kan du ha problem med att veta var du ska börja. Nyckelelementen i en finansiell modell är

• Indata eller källdata
• Antagandedokumentation
• Beräkningar
• Utgångar

När du börjar bygga din modell, börja med att lägga ut vart och ett av dessa element i fyra separata flikar och fundera på vad som kommer att finnas i varje avsnitt. Separera vart och ett av dessa element tydligt. Även om varje modell bör innehålla dessa element, är inte varje finansiell modell uppbyggd på samma sätt. Om inte en modell är mycket liten, bör det finnas en särskild flik för varje huvudkomponent i modellen.

Strukturera din ekonomiska modell: Vad går vart

När du designar layouten för en modell följer de flesta erfarna modellerare dessa regler:

• Separat indata, beräkningar och resultat där så är möjligt. Märk tydligt vilka delar av modellen som innehåller indata, beräkningar och resultat. Du kan lägga dem på separata kalkylblad eller separata platser på ett kalkylblad, men se till att användaren vet exakt vad varje sektion är till för. Färgkodning kan hjälpa till att säkerställa att varje avsnitt är tydligt definierat.
• Använd varje kolumn för samma ändamål. Detta är särskilt viktigt när man gör modeller som involverar tidsserier. Till exempel, i en tidsseriemodell, att veta att etiketter finns i kolumn B, enhetsdata i kolumn C, konstanta värden i kolumn D och beräkningar i kolumn E, gör det mycket lättare när man redigerar en formel manuellt.
• Använd en formel per rad eller kolumn. Detta utgör grunden för principen om bästa praxis där formler hålls konsekventa med hjälp av absoluta, relativa och blandade referenser. Håll formler konsekventa när du är i ett datablock och ändra aldrig en formel halvvägs.
• Se till vänster och ovan. Modellen ska läsas logiskt, som en bok, vilket innebär att den ska läsas från vänster till höger och uppifrån och ned. Beräkningar, ingångar och utdata bör flyta logiskt för att undvika cirkulär referens. Var medveten om att det finns tillfällen då dataflödet från vänster till höger eller uppifrån till botten kan komma i konflikt med användarvänligheten och presentationen, så använd sunt förnuft när du utformar layouten. Genom att följa denna praxis kan du undvika att ha beräkningar länkade över hela arket, vilket gör det svårare att kontrollera och uppdatera. Excel kommer också att beräkna snabbare om du bygger formler på det här sättet eftersom det beräknar från vänster till höger, och uppifrån och ned, så det gör inte bara din modell lättare att följa, den kommer att beräkna mer effektivt.
• Använd flera arbetsblad. Undvik frestelsen att lägga allt på ett ark. Speciellt när block av beräkningar är desamma, använd separata ark för de som måste upprepas för att undvika behovet av att rulla över skärmen.
• Inkludera dokumentationsblad. Ett dokumentationsblad där antaganden och källdata tydligt anges är en kritisk del av alla finansiella modeller. Ett försättsblad ska inte förväxlas med ett antagandeblad. En modell kan aldrig ha för mycket dokumentation!

Definiera indata, beräkningar och utdatablock för din ekonomiska modell

Vanligtvis arbetar modellbyggare bakifrån och fram när de bygger sina modeller. Den utgång, eller den del de vill att betraktaren eller användaren att se, är på framsidan, beräkningar är i mitten, och källdata och antaganden är längst bak. Precis som sammanfattningen, en styrelsetidning eller en annan rapport, bör de första sidorna innehålla det som tillfälliga tittare behöver se med en blick. Om de behöver ytterligare information kan de gräva djupare i modellen.

Här är några riktlinjer för vad som kan finnas på varje flik i din modell:

• Försättsblad: Även om det inte alltid ingår, innehåller försättsbladet många detaljer om modellen. Naturligtvis är omslagsarket inte mycket användbart om du inte håller det uppdaterat. Om du bestämmer dig för att inkludera ett försättsblad kan du lägga till detaljer som följande:
  • En logg över ändringar och uppdateringar av modellen med datum, författare, ändringsdetaljer och deras inverkan på modellens utdata, vilket kan hjälpa till med versionskontroll
  • Syftet med modellen och hur den är tänkt att användas framöver
  • Vem som ursprungligen skrev modellen och vem man kan kontakta med frågor
  • Innehållsförteckning
  • Instruktioner om hur du använder modellen
  • Friskrivningar för modellens begränsningar, juridiskt ansvar och varningar
  • Globala eller nyckelantaganden som är integrerade i användningen av modellen

    Försättsblad och instruktionssidor används sällan. Om du bestämmer dig för att inte inkludera ett försättsblad, se till att modellen innehåller tydliga instruktioner om drift, syfte, antaganden, källdata och friskrivningar.

• Inmatningsblad: Detta är den enda platsen där hårdkodad data ska matas in. Det kan finnas ett eller flera indatablad om det finns stora mängder data, men indata bör läggas ut i logiska block.
• Utdata, sammanfattningar och scenarioblad: Dessa presenterar de slutliga resultaten. De kan också innehålla rullgardinsrutor för scenarion eller användarinmatningsfält som låter användarna av modellen skapa sina egna utdata. Det här avsnittet kan också innehålla en instrumentpanel.
• Beräknings- eller arbetsblad: Dela upp beräkningsbladen logiskt och ställ sedan in dem konsekvent inom varje ark. Om beräkningarna blir långa och förvirrande är det vettigt att dela upp dem i logiska avsnitt. De kan till exempel delas upp efter typ av tjänst, kunder, finansiella tabeller, geografisk plats eller affärssegment. Om beräkningsblad är delade, se till att layouten och formateringen är så konsekvent som möjligt för alla ark.
• Felkontrollblad: Detta ark innehåller länkar till alla felkontroller i modellen. Felkontroller bör utföras i beräkningsdelen, men en sammanfattning av alla felkontroller på ett ställe innebär att när modellen väl är i bruk kan modellerarna snabbt kontrollera om någon av felkontrollerna har utlösts.