En Outlook-kontaktmapp är bara så bra och så noggrann som informationen om kontakter som du lägger in i den. För att placera någon i kontaktlistan, öppna mappen Kontakter och börja med att göra något av följande:
- Tryck på Ctrl+N (i fönstret Kontaktmapp) eller Ctrl+Skift+C.
- Välj Arkiv -> Nytt -> Kontakt.
Du ser kontaktformuläret. På det här formuläret kan du hitta platser för att skriva in nästan allt du någonsin kan behöva veta om en person (förutom hans eller hennes kärleksliv och hemliga laster). Ange all information som du vill registrera och håll dessa trafikregler i åtanke när du går:
- Fullständiga namn, adresser och så vidare: Även om du kan bli frestad att helt enkelt ange adresser, telefonnummer, namn och så vidare i textrutorna, gör det inte! Klicka på knappen Fullständigt namn på fliken Allmänt, till exempel för att ange ett namn. Klicka på knappen Företag eller Hem för att ange en adress i dialogrutan Kontrollera adress. Genom att klicka på knapparna och ange data i dialogrutor tillåter du Outlook att separera beståndsdelarna av namn, adresser och telefonnummer. Som sådan kan Outlook använda namn och adresser som en källa för massutskick och massutskick.
- När du anger information om ett företag, inte en person, lämnar du fältet Fullständigt namn tomt och anger företagets namn i fältet Företag.
- Information som är viktig för dig: Om formuläret inte verkar ha en plats för att ange en viss typ av information, försök att klicka på en triangelknapp och välja en ny informationskategori från popup-menyn. Klicka på triangelknappen bredvid knappen Företag och välj Hem, till exempel om du vill ange en hemadress istället för en företagsadress.
- Arkiv som: Öppna rullgardinsmenyn Arkiv som och välj ett alternativ för att arkivera kontakten i mappen Kontakter. Outlook kan arkivera kontakter alfabetiskt efter efternamn, förnamn, företagsnamn eller kombinationer av de tre. Välj det alternativ som bäst beskriver hur du förväntar dig att hitta kontakten i mappen Kontakter.
- Postadresser: Om du behåller mer än en adress för en kontakt, visa adressen som du vill skicka e-post till och markera kryssrutan Det här är postadressen. På så sätt, i ett massutskick, får du brev skickade till rätt adresser.
- E-postadresser: Du kan ange tre e-postadresser för varje kontakt. (Klicka på triangelknappen och välj E-post 2 eller E-post 3 för att ange en andra eller tredje adress.)
- I textrutan Visa som visar Outlook hur raden Till: med e-postmeddelanden kommer att se ut när du skickar e-post till en kontakt. Som standard visar raden Till: kontaktens namn följt av hans eller hennes e-postadress inom parentes. Du kan dock ange vad du vill i textrutan Visa som, och om du anger något annat kan hjälpa dig att skilja mellan e-postadresser, ange något annat. Ange till exempel Lydia — Personligt så att du kan se när du skickar e-post till Lydias personliga adress, i motsats till hennes företagsadress.
- Foton: För att lägga till ett digitalt foto i ett kontaktformulär, klicka på knappen Lägg till kontaktfoto och välj en bild i dialogrutan Lägg till kontaktbild och klicka på OK.
Var noga med att skriva några ord på fliken Allmänt för att beskriva hur och var du träffade kontakten. När det är dags att rensa bort kontakter i mapplistan för kontakter kan du genom att läsa beskrivningarna hjälpa dig att avgöra vem som renas bort och vem som inte gör det.
När du är klar med att ange information klickar du på knappen Spara och stäng. Om du har bråttom att ange kontaktinformation klickar du på knappen Spara och ny. Genom att klicka på den här knappen öppnas ett tomt formulär så att du kan registrera information om en annan kontakt.