Den största skillnaden mellan Office Web Apps och Microsoft Office-programvaran är att du kör en Office Web App genom ett webbläsarfönster. Så här fungerar det: Med din webbläsare går du till en webbplats, startar webbapplikationen, öppnar en fil och sätter igång. Filer du arbetar med lagras, liksom själva webbapplikationen, på Internet, inte på din dator. Alla uppgifter görs via en webbläsare.
Att ha dina filer lagrade på Internet innebär att du kan arbeta med filer var du än kan ansluta till Internet. Du behöver inte vara på kontoret eller ditt hem eller ens bära din bärbara dator med dig. Om du kan komma online kan du börja jobba. Att lagra filer på Internet erbjuder en annan stor fördel: Du kan dela och samarbeta om filer med andra.