Kontinuerlig lärande från Microsoft Project 2019-projekt

Tänk inte på Microsoft Project 2019 som bara en gigantisk elektronisk att göra-lista; snarare är det ett sofistikerat verktyg som används för att hantera projekt. Och den logiska biprodukten av den hanteringen är en fantastisk skattkammare av information som du kan använda för att bli en mer skicklig projektanvändare – och därmed en mer kompetent projektledare .

När du har skickat det sista memo som är relaterat till projektet och accepterat den sista hyllningen eller kritiken från din chef, ta en stund till att se över Microsoft Projects schemaläggning en gång till.

Granska projektet

Du kommer inte att förstå alla aspekter av projektledning under ditt första, andra eller ens tredje projekt. Men du kommer att bli mer bekväm med dina färdigheter. På samma sätt kommer du inte att förstå varje nyans av Microsoft Project-schemaläggning på ditt första projekt. Du kommer inte ens att avslöja alla funktioner i Project på ditt andra projekt. Men gradvis, allt eftersom du behärskar alla detaljer i att hantera projekt och använda Project, kommer du mer effektivt att tillämpa projektledningsförmåga och lättare absorbera informationen som Project genererar – och du kommer snabbare att förstå hur det kan hjälpa dig att undvika misstag på framtida projekt.

Granska varje projekt i slutet av varje fas och i slutet av projektet för att se vad du gjorde rätt och vad du gjorde fel. Sedan kan du använda det du upptäcker för att förbättra dina färdigheter i nästa projekt.

Det är en bra idé att göra en översyn i slutet av varje fas av livscykeln, om en större risk eller problem uppstår, eller om en oförutsedd betydande förändring äger rum.

Lär av dina misstag

Du vet vad de säger: Om du inte studerar historia är du dömd att upprepa det. Och att upprepa ett misstag är det sista du vill göra när du hanterar ett projekt.

Tänk på dessa strategier när du granskar ditt projekt:

• Jämför den ursprungliga baslinjeplanen med den slutliga faktiska aktiviteten, som visas. Även om du skapade interimsplaner eller baslinjeplaner för att justera för drastiska förändringar, titta på det bredaste gapet mellan vad du förväntade dig att hända i den ursprungliga planen och vad som hände. Denna strategi kan vara det bästa sättet att se områden där du tenderar att underskatta mest eller där förändringar i projektets omfattning orsakade dramatiska förändringar.
• Gå igenom anteckningarna du gjort om uppgifter för att påminna dig själv om ändringar eller problem som dykt upp. Infoga kolumnen med namnet Notes i Gantt Chart-arket och läs alla anteckningar på en gång.
• Notera vilka resurser som inte lyckades leverera som utlovat; om du hanterar dem, ge dem konstruktiv feedback. Om du inte hanterar resurser, föra anteckningar om deras arbetshastighet och kvalitet för att hjälpa dig i framtida uppdrag. Notera också vilka externa leverantörer som inte presterade som förväntat (och flytta dem till botten av avtalslistan).
• Bedöm din egen kommunikation i sparade e-postmeddelanden eller memon. Bestäm om du gav teamet tillräckligt med information för att prestera effektivt och om du informerade ledningen om projektfrågor i tid.
• Bedöm feedback från din chef, dina kunder och andra intressenter. Bestäm om några övergripande begränsningar, såsom projektbudgeten eller resultat, förändrades dramatiskt under projektets gång. Fråga om slutanvändarna var nöjda med den takt med vilken du slutförde projektet och levererade den slutliga produkten. Fråga om teamets prestation ur deras perspektiv och om de skulle lita på dig för att leda ett annat liknande projekt.

Baslinje och faktiska siffror.

Debriefa laget

Inget projekt är en enda persons provins. Även om ingen annan någonsin rörde projektplanen, lämnade ditt team fortfarande input för den planen via de timmar av aktivitet de rapporterade och informationen de gav till dig under projektets gång.

Följ dessa förslag för att förfina kommunikationsprocessen:

• Fråga teammedlemmarna om framgången med faktisk aktivitetsrapportering. Skickade du e-post, schemalagda anteckningar eller använde du Project Web App-verktyg, såsom TimeSheet, för att samla in resursinformation? Funderade du på att dra nytta av alla fördelar med onlinesamarbete? Ska du göra det i nästa projekt?
• Bestäm om ditt team bedömer din kommunikation som frekvent och noggrann. Delade du med resurser för lite information om projektet, eller översvämmade du dem med för mycket? Skickade du enkla rapporter om specifika aspekter av projektet eller skickade du hela (krångliga) projektfiler? Ansåg ledningsgruppen att din rapportering om projektet var tillräcklig för deras behov? Ska du lära dig att dra bättre nytta av annan programvara, som Excel och Visio, som nås via Visual Reports?

Jämför versioner av ett projekt

Projektledare föredrar ibland att spara nya versioner av projektplaner snarare än att arbeta med interimsplaner. Detta tillvägagångssätt kan fungera, men det gör det inte möjligt att fånga projekthistoriken i en enda projektfil. Oavsett – Projects funktion Jämför versioner låter dig se skillnaderna mellan två projektplansfiler. Dessa filer kan vara antingen två olika versioner av planen för ett enda projekt eller filer för två separata projekt som råkar likna varandra.

Du kan använda den här metoden för att antingen granska händelser från ett avslutat projekt eller jämföra liknande nya projekt när du bygger dem. Den färdiga jämförelserapporten visar projektskillnaderna grafiskt och ger en förklaring för att identifiera rapportfunktioner.

För att jämföra två filer i Project, följ dessa steg:

Öppna filen som du vill jämföra.
Den aktiva filen anses vara det aktuella projektet.

På fliken Rapport klickar du på knappen Jämför projekt i projektgruppen.
Dialogrutan Jämför projektversioner visas, som visas.

Jämföra projektversioner.

Om filen som ska jämföras inte visas i rullgardinsmenyn märkt Jämför det aktuella projektet (filnamn) med denna tidigare version, klicka på knappen Bläddra för att söka efter och välja lämplig fil.
Filen du väljer anses vara det föregående projektet.

För att jämföra andra tabeller än standardtabellerna som visas, välj lämpliga tabeller i listrutan Uppgiftstabell och Resurstabell.

Klicka på OK-knappen.

Om du ser ett meddelande som anger att du har för många kolumner att jämföra, klicka på OK för att fortsätta.
Project kör jämförelsen och visar jämförelserapporten, som visas. Jämförelserapporten visas i den övre rutan och de enskilda projektfilerna visas i de två nedre rutorna. Förklaringen till vänster beskriver symbolerna i kolumnen Indikatorer i rapporten.

Jämföra projekt.

Klicka på Resursjämförelse i gruppen Visa på fliken Jämför projekt.
Panelen Jämförelserapport ändras för att visa resursinformation.

Klicka på knappen Stäng jämförelse (X) i rutan Förklaring för jämförelserapport för att stänga rutan.
Klicka på knappen Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst och namnge filen så att nästa gång du vill se denna jämförelserapport kommer projekten och fälten redan att vara inställda.

Bygg på Microsoft Project Framgång

Även om den mänskliga naturen ofta får människor att fokusera i onödan på de brister som ett projekt uppstår, är faktum att du förmodligen har gjort många saker bra. Innan du börjar planera ett annat projekt vill du lagra de positiva aspekterna någonstans som du lätt kan hitta senare.

Skapa en mall

Ett alternativ för att spara information från ditt nuvarande projekt är att skapa en mall, som helt enkelt är en fil du sparar som innehåller de inställningar du vill replikera. När du öppnar en mall kan du spara den som ett projektdokument med ett nytt namn och alla de inställningar som redan är inbyggda.

Project innehåller egna mallar för vanliga typer av projekt, men du kan spara vilket projekt som helst som en mall. Om du ofta upprepar samma uppsättning uppgifter i ett projekt - som människor i många branscher gör - spara dig själv tid att återskapa alla dessa uppgifter.

Mallar kan innehålla, förutom alla uppgifter i projektet, någon eller alla dessa typer av information för dessa uppgifter:

• All information för varje baslinje
• Faktiska värden
• Priser för alla resurser
• Fasta kostnader

Du kan spara all denna information eller endast valda objekt. Till exempel, om du skapar många fasta kostnader (som utrustning) och resurser med tillhörande priser (och du använder dem i de flesta projekt), kan du spara en mall med endast fasta kostnader och resurstaxor.

För att spara en fil som en mall, följ dessa steg:

Öppna filen du vill spara och välj sedan Arkiv → Spara som.

I rutan Spara och synkronisera väljer du var du vill spara mallen.
Du kan spara den i SharePoint, på din dator, i molnet eller på en annan plats som du lägger till.

Navigera till där du vill spara mallen.
Dialogrutan Spara som visas, som visas.

Spara en fil som en mall.

I listrutan Spara som typ väljer du Projektmall (*.mpt).
Tänk på att det här filtillägget inte visas om du inte har ställt in Windows på att visa filtillägg.

Klicka på knappen Spara.
Du kommer att bli ombedd att välja vilken typ av data du vill ta bort från mallen, till exempel värden för alla baslinjer, faktiska värden och så vidare. Markera rutorna du vill spara i mallen och klicka på Spara.
Microsoft sparar mallar i den centrala mappen som heter Mallar.

Bemästra Microsoft Project Organizer

Projects fantastiskt flexibla karaktär låter dig anpassa många inställningar som tabeller, filter, vyer och rapporter. Du kan till exempel skapa separata tabeller med data som ska visas i vyer som innehåller arkpaneler. Du kan också skapa separata filter, rapporter och kalendrar. Om du har något slags liv kanske du inte vill ägna kvällarna åt att återskapa alla dessa element i nästa projekt. Använd istället Organizer för att kopiera dem till andra projektfiler.

Du kan använda Organizer för att kopiera information från en fil till en annan. Det finns nio flikar som hjälper dig att organisera informationen du kan kopiera:

• Visningar
• Rapporter
• Moduler
• Tabeller
• Filter
• Kalendrar
• Kartor
• Fält
• Grupper

Om du vill göra ett anpassat objekt som du har skapat i den aktuella filen tillgängligt för användning i alla projektplansfiler, använd Organizer för att kopiera objektet till den globala mallen Global.mpt. Även om vissa objekt kopieras till arrangören som standard, skadar det aldrig att se till att viktiga objekt sparas där.

Följ dessa steg för att använda Organizer:

Öppna projektet som du vill kopiera objekt från och projektet att kopiera objekt till.

I filen du vill kopiera till väljer du Arkiv → Info.
Backstage-vyn öppnas och visar de övergripande filvalen.

Klicka på knappen Organisera global mall.
Dialogrutan Organiserare visas, som visas.

Dialogrutan Organiserare.

Klicka på fliken för den typ av information du vill kopiera.

I den vänstra kolumnen klickar du på raden som du vill kopiera från.
Som standard väljer Project Global.mpt-mallen för listan till vänster och filen från vilken du öppnar Organizer för listan till höger. Om du istället vill kopiera objekt från en annan öppen fil, välj den genom att klicka på rullgardinsmenyn under fillistan till höger. (Beroende på vilken flik du visar kan den nedrullningsbara listan heta Views Available In, Groups Available In, Reports Available in, och så vidare.)

Klicka på knappen Kopiera.
Objektet visas i listan till höger.

(Valfritt) För att byta namn på ett anpassat objekt som du har skapat,
(a) Klicka på det i listan till höger och klicka sedan på knappen Byt namn.
(b) Ange ett nytt namn i dialogrutan Byt namn som visas och klicka sedan på knappen OK.

För att kopiera ytterligare objekt på samma flik, upprepa steg 5 och 6.

För att kopiera ett objekt på en annan flik, upprepa steg 4–8.

När du är klar med att kopiera objekt från en fil till en annan klickar du på knappen Stäng (X).

Byt inte namn på standardobjekt i Organizer. Att byta namn på dem kan orsaka fel och funktionsfel, till exempel oförmågan att visa en viss vy.