Outlook 2007 har en separat mapp för att ta emot RSS-flöden, så att du kan organisera informationen på ett sätt som du tycker är användbart. I allmänhet behöver du inte veta hur RSS fungerar, men det är bra att veta att det är tillgängligt när det är användbart för dig.
RSS står för Really Simple Syndication eller Rich Site Summary. RSS-teknik låter dig prenumerera på onlineinformation som ändras ofta så att den automatiskt uppdaterar sig själv. Till exempel erbjuder de flesta nyhetsorganisationer, som Wall Street Journal och MSNBC, RSS-flöden med sina nyhetsartiklar. När du vill se de senaste rubrikerna behöver du inte öppna en webbplats. Kolla bara RSS-flödet för att leta efter rubriker som intresserar dig. Varje gång en ny berättelse läggs upp på respektive webbplats, dyker berättelsen upp på RSS-flödet också.
Ett flöde är bara en mekanism för att uppdatera information när den ändras. Bloggar och poddar erbjuder vanligtvis RSS-flöden som låter dig hålla reda på nya inlägg eller avsnitt. De flesta nyhetstjänster erbjuder även RSS-flöden så att du kan läsa de senaste nyheterna när de blir tillgängliga.
Microsoft erbjuder en samling RSS-flöden som du kan lägga till i Outlook ganska enkelt genom att bara klicka på RSS-mappen under mappen Inkorg och sedan klicka på en av de orangea knapparna på webbsidan som visas. Men den sidan innehåller bara några dussin av de miljontals tillgängliga flöden. Du behöver ett annat tillvägagångssätt om du vill prenumerera på flöden som inte är listade av Microsoft.
Följ dessa steg för att ställa in ett RSS-flöde via Outlook:
1. Välj Verktyg –> Kontoinställningar.
Dialogrutan Kontoinställningar visas.
2. Klicka på fliken RSS-flöden.
RSS-registreringssidan visar listan över flöden som du prenumererar på.
3. Klicka på Ny.
Dialogrutan Nytt RSS-flöde visas.
4. Ange URL-adressen till det RSS-flöde du vill ha.
Denna URL är vanligtvis ganska lång. Om du anger adressen felaktigt fungerar det inte. Det bästa är att följa dessa steg:
1. Gå till webbplatsen som är värd för flödet du vill ha.
2. Högerklicka på XML-, RSS- eller Feed-knappen.
Olika sajter använder olika namn för samma sak, men det är ofta en orange knapp.
3. Välj Kopiera genväg.
När du har kopierat genvägen kan du följa de föregående stegen och klistra in adressen i dialogrutan Nytt RSS-flöde.
5. Klicka på Lägg till.
Dialogrutan RSS-flödesalternativ visar en mängd olika ändringar du kan göra i din prenumeration:
• Flödesnamn: Du kan ändra namnet som Outlook visar. Vissa flöden har långa, klumpiga namn.
• Leveransplats: Vissa flöden genererar enorma mängder information varje dag, så du kanske vill skicka den informationen till en speciell mapp eller till och med till en helt separat datafil. Om du är på ett stort företagsnätverk som begränsar mängden e-postmeddelanden du får lagra, kanske du vill skicka dina RSS-prenumerationer till en separat Outlook-datafil för att undvika att få ont om utrymme.
• Nedladdningar: Outlook hämtar automatiskt bara en kort sammanfattning av varje objekt, vilket sparar diskutrymme men kräver att du manuellt laddar ner hela texten för varje objekt en efter en. Om du vill att Outlook helt enkelt ska ladda ner hela meddelandet klickar du på rutan Ladda ner hela artikeln som en .html-bilaga till varje objekt. Många blogginlägg innehåller även bilagor som foton och ljud. Klicka på rutan märkt Ladda ned bilagor automatiskt för detta flöde för att göra just det.
• Uppdateringsgräns: Vissa utgivare av RSS-flöden låter dig inte uppdatera din information för ofta. Om du försöker uppdatera för ofta säger de upp din prenumeration. Om det finns en gräns för flödet du har valt, markeras den här rutan automatiskt.
6. Klicka på OK.
7. Klicka på Stäng.
Ditt nya RSS-flöde är redo att ge dig det senaste om vad det än täcker, oavsett om det är företagsrubriker eller fotbollsresultat.